Das westfälische Hagen vereinheitlicht Webauftritt und Bürgerportal „Tor zum Sauerland“ mit einheitlichem Portal

Redakteur: Gerald Viola

Mit mehr als einer Million Zugriffen pro Jahr ist das Stadtportal www.hagen.de eine gefragte Adresse. Informationen für Bürger, Auskünfte für registrierte Nutzer wie Polizei, Finanzamt oder Notare sowie ein Intranet für die städtischen Angestellten – genauso verschieden wie die Benutzergruppen war auch der Webauftritt der 192.000-Einwohner-Stadt: zig verschiedene Internetangebote und ein separates Intranet. Doch damit ist jetzt Schluss.

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Rathaus-Portal im Internet
Rathaus-Portal im Internet
( Archiv: Vogel Business Media )

ie Stadt Hagen hat ihre gesamte Webpräsenz überarbeitet und ein einheitliches Bürgerportal realisiert. Technisch basiert der neue Auftritt auf dem Content Management System (CMS) FirstSpirit der Dortmunder e-Spirit AG und SAP NetWeaver. Damit hat die Stadt sowohl ihr Erscheinungsbild im Netz als auch sämtliche Prozesse im Hintergrund vereinheitlicht.

Wer in der Vergangenheit Hagen im Internet besuchte, hatte es mit über 60 verschiedenen Webauftritten zu tun. Jedes Fachamt verantwortete und verwaltete seine Internetseiten sowohl inhaltlich als auch bezüglich des Layouts eigenständig – ein aufwendiges und fehleranfälliges System. Zudem hatte die Stadt das virtuelle Rathaus mit einem separaten eGovernment-Portal eingeführt, über das die Bürger die Dienstleistungen der Kommune online abrufen konnten. Und auch das Intranet für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung lief getrennt von den übrigen Auftritten.

Interaktives Dienstleistungsportal

Die Entscheidung, das virtuelle Rathaus mit SAP umzusetzen und das bis dato genutzte, handgestrickte CMS abzulösen, ging einher mit dem Beschluss, die Webpräsenz effizienter zu gestalten und einen einheitlichen Auftritt für die ganze Stadt mit allen Ämtern und Einrichtungen zu realisieren. Die Ansprüche an die IT waren hoch: Zum einen wollte die Stadt allgemeine Inhalte und aktuelle Informationen einheitlich und ansprechend darstellen, zum anderen aber auch eine Vielzahl von Dienstleistungen für die drei Nutzergruppen – Bürger, registrierte Nutzer und städtische Mitarbeiter – bereitstellen. So zum Beispiel einen Down- und Upload-Bereich für die wichtigsten Online-Formulare wie Meldeschein oder Bauantrag, die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Sachbearbeiter, übergreifende Suchmöglichkeiten und einen direkten Zugriff auf Fachverfahren.

Nahtlose Integration für Technik und Personal

Um diese Anforderungen zu realisieren, suchten die Verantwortlichen nach einer zukunftsorientierten Lösung, die die Verschmelzung des zuvor eingeführten SAP NetWeaver-Portals und des Content Management Systems im öffentlichen Webauftritt zu einer Einheit ermöglichte. So sollte es für den Besucher nicht zu Leistungseinschränkungen oder Prozessbrüchen kommen, ganz egal ob er sich auf einer der allgemeinen Webseiten der Stadt oder dem in SAP angelegten virtuellen Rathaus bewegt. Maximale Performanz stand aber auch für die mit der redaktionellen Pflege betrauten Mitarbeiter der Fachämter im Vordergrund. Für sie sollte das System leicht und intuitiv zu bedienen sein. Jörg Stöckmann, Bereichsleiter eGovernment und Multimedia der Stadt Hagen, fasst die vier zentralen Anforderungen an das Content Management System zusammen: „Es sollte sich nahtlos in das bestehende SAP-Portal integrieren, eine umfangreiche Rollen- und Berechtigungsstruktur beherrschen, detaillierte Suchfunktionen enthalten und eine einfache Navigation ermöglichen.“ So fiel die Entscheidung letztendlich leicht. „Es gab keine Alternative zu FirstSpirit, die alle unsere Anforderungen erfüllen konnte“, berichtet Stöckmann vom Auswahlprozess.

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Agil zwischen Portal und Web

Nach einer sehr kurzen Einführungsphase von nur fünf Monaten ging zunächst das auf FirstSpirit umgestellte Intranet mit rund 100 Seiten online, danach folgten die rund 2.400 Internetseiten des Bürgerportals. Eine Besonderheit ist jetzt die Erzeugung des öffentlichen Webauftritts aus FirstSpirit, das als Integrationsplattform die Portalinhalte und CMS-Inhalte in einer einheitlichen Optik zusammenführt.

Mehr oder weniger „statische“ Informationen wie zum Beispiel Lage oder Öffnungszeiten der Ämter werden auf HTML-Seiten im CMS ausgelagert und haben so keinen Einfluss auf die Leistung des Portals. Der Bürger gelangt erst beim Zugriff auf Online-Formulare ins SAP-Portal, bemerkt davon allerdings nichts. Das Seitenlayout bleibt gleich.

„Vor der Auslagerung war die Navigation durch Webauftritt und Portal stellenweise schwerfällig. Dieses Problem konnten wir mit FirstSpirit sehr elegant lösen und bieten dem Besucher nun ein Höchstmaß an Anwenderfreundlichkeit“, erklärt Bereichsleiter Stöckmann.

Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung arbeiten hingegen ausschließlich im SAP-Portal.

Ihnen und der Gruppe der registrierten externen Nutzer, stehen die Inhalte je nach Berechtigung zur Verfügung. So können beispielsweise Feuerwehr, Polizei, Vermessungsingenieure, Notare und Ratsmitglieder jederzeit auf für sie relevante Informationen zugreifen, sei es aus dem Melderegister oder dem Liegenschaftskataster. Die Berechtigungen lassen sich dabei für jede Benutzergruppe individuell vergeben. So sind die Inhaltsseiten im Portal durch die Verwendung von Portalrollen vor unbefugtem Zugriff gesichert.

Kein Portal-Know-how erforderlich

Ob Portal oder Web, das spielt für die Pflege der redaktionellen Inhalte dank der nahtlosen Integration des Content Management Systems keine Rolle. Die städtischen Mitarbeiter benötigen kein Portal-Know-how, weil sie mit der intuitiv bedienbaren Oberfläche von FirstSpirit arbeiten. Im Hintergrund unterstützt das CMS die Rollenverwaltung und die Benutzerrechte von NetWeaver, eine doppelte Datenhaltung oder ein zusätzliches Rechtemanagement entfällt. FirstSpirit unterstützt dazu ein Single Sign-on vom SAP-Portal. Innerhalb des Portals wird auf jeder Seite geprüft, ob der angemeldete Benutzer Schreibberechtigungen auf dem Objekt besitzt. Das heißt, die Redakteure melden sich nur einmal im Portal an und gelangen über die Editierfunktion direkt ins Redaktionssystem, ohne sich noch einmal authentifizieren zu müssen. Redakteure können sich ganz auf die Erstellung und Pflege der Inhalte konzentrieren. So erfolgt beispielsweise das Setzen eines Links auf eine andere Seite bequem und komfortabel über einen Baumauswahldialog, auch wenn im Hintergrund technisch komplizierte Portal-Verweise daraus erzeugt werden. Das System garantiert die Link-Konsistenz selbst dann, wenn das referenzierte Element verschoben wird. Auch das Layout erstellt FirstSpirit komplett Portal-konform, ohne dass sich der Redakteur damit befassen muss.

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Einfache Bedienung, gesicherte Compliance

Diese Vorteile, die einheitliche Navigationsstruktur in FirstSpirit und NetWeaver sowie die voll integrierte Inhaltssuche haben die Redaktionsprozesse entscheidend optimiert. „Das CMS ist eine große Erleichterung für unsere Mitarbeiter“, so Stöckmann weiter. Das System ist intuitiv zu bedienen, sodass eine etwa einstündige Einführung genügt, um effizient damit arbeiten zu können. Mehr als 150 Mitarbeiter der einzelnen Fachämter übernehmen nun als Redakteure die inhaltliche Arbeit mit FirstSpirit, während sich zwei Experten der IT-Abteilung um die technische Betreuung des Portals und des Content Management Systems kümmern. Sie stellen über FirstSpirit und die Rollenvergaben auch die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sicher. Damit ist Hagen nun, auch was die Compliance betrifft, auf der sicheren Seite. Ganz abgesehen vom Zugewinn für das Image der Stadt durch den neuen Auftritt. Vorher waren die Webauftritte zum Teil veraltet, in unterschiedlicher Optik und die Inhalte oft nicht auf dem neuesten Stand.

Newsletter nach Wunsch

Nach der erfolgreichen Umstellung des Webauftritts hat die Stadt ganz aktuell auch ein Modul implementiert, mit dem sämtliche Fachämter bei Bedarf Newsletter direkt aus FirstSpirit erstellen und versenden können. Je nach Interesse liefert das Tool den Bürgern individualisierte Informationen: Ob Neuigkeiten des Kulturbüros, der Museumslandschaft mit dem im August 2009 eröffneten Emil-Schumacher-Museum, der Pressestelle oder der Hagen Touristik – die Nutzer können nun gezielt nach ihren Interessensgebieten auswählen.

In Absprache mit den jeweiligen Bereichen erstellt die IT-Abteilung das Layout, die Inhalte des Newsletters bestimmen dann die Redakteure selbst und können dabei bereits auf bestehenden Content zurückgreifen. Hier zeigt sich eine weitere Stärke des Content Management Systems. Mit FirstSpirit lassen sich vorhandene Inhalte einfach und effizient über verschiedene Ausgabekanäle und Formate zur Verfügung stellen.

Motivierte Mitarbeiter und entlastete Bürger

„Der Einsatz von FirstSpirit hat unsere Arbeit in vielerlei Hinsicht optimiert“, fasst Jörg Stöckmann zusammen. „Dies gilt sowohl für den technischen Background als auch für die Pflege der Inhalte, die wirklich intuitiv möglich ist. Ein Schulungsaufwand fällt auch bei neuen Projekten nicht an. Das steigert die Motivation unserer Mitarbeiter zur Mitarbeit an ihrem Stadtportal.“

Und auch die Bürger profitieren von der Umstellung. Ihre Stadt präsentiert sich modern und bietet ihnen ein zeitgemäßes Bürgerportal, das ihnen aktuelle Informationen liefert und den einen oder anderen mühsamen Gang zu einem Amt ersparen kann.

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