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Automatisierung in der Verwaltung Tippen Sie noch oder beraten Sie schon?

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Der Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung wird sich in den nächsten Jahren zuspitzen. Automatisierte Beschaffungs- und Rechnungsprozesse entlasten Mitarbeiter:innen von Routine­aufgaben und steigern zugleich die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeberin.

(© MACH AG )

Die derzeit bestehende Personalknappheit in öffentlichen Einrichtungen wird mit dem Renteneintritt der sogenannten Baby­boomer in den nächsten Jahren stark zunehmen. Das stellt die Verwaltungen vor Herausforderungen: Die Aufgaben im öffentlichen Dienst müssen künftig von weniger Beschäftigten erledigt werden. Zudem werden Verwaltungsauf­gaben komplexer und neue Aufgaben, wie IT-Sicherheit und Datenschutz, kommen hinzu. Um bei der Anwerbung von Arbeitskräften gegenüber der Privatwirtschaft konkurrenzfähig zu ­bleiben, muss der öffentliche Bereich zusätzlich seine Attraktivität steigern.

Mit der Automatisierung von Routineprozessen können öffentliche Einrichtungen nicht nur ihre Effizienz erhöhen, sondern sich auch als attraktive Arbeitgeberinnen ­positionieren.

Durch Automatisierung Kapazität für höherwertige­ Aufgaben schaffen

Erste Verwaltungen haben das Potenzial der Auto­matisierung für sich erkannt. Sie beginnen, einzelne Vorgänge zu automatisieren, beispielsweise im Umfeld von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Dabei geht es auch darum, die Fehlerquoten von Prozessen zu minimieren und sie sicherer zu machen. Wenn beispielsweise eine Rechnung als ­Irrläufer in der falschen Abteilung landet, kommt es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung des Vorgangs. Mit moderner Software können­ z. B. eingehende E-Rechnungen auf Basis eines software­gestützten Regelwerks einer ­Rechnungsempfangsstelle automatisiert zugeordnet werden. Mitarbeiter:innen in Verwaltungen können so manuellen Zuordnungsaufwand reduzieren.

Intelligente Software unterstützt Angestellte also bei Routinearbeiten wie Datenerfassung und Verarbeitung. Während diese Tätigkeiten regelbasiert automatisch ablaufen, entsteht mehr Zeit für spannendere­ und höherwertigere Aufgaben, wie konzeptionelle Arbeit oder Service- und Beratungsleistungen am Kunden.

Fünf Praxistipps für Ihr erfolgreiches Automatisierungs-Projekt

1. Geeignete Prozesse finden: Machen Sie die Prozesse ausfindig, die weitgehend nach gleichen Mustern ablaufen und bei denen relevante Daten in strukturierter Form vorliegen.

2. Geeignetes Projektteam zusammenstellen: Stellen Sie ein motiviertes und interdisziplinäres Team zusammen. Dazu gehören IT-Expert:innen ebenso wie Fachexpert:innen und zukünftige Anwender:innen.

3. Geeignete Software wählen: Wählen Sie eine Software, die nicht zu kompliziert und durch Verwaltungsangestellte ohne spezielles IT-Wissen bedienbar ist. Idealerweise kann die Lösung mit zunehmendem Umfang der automatisierten Aufgabe mitwachsen.

4. Betroffene frühzeitig einbeziehen: Schaffen Sie frühzeitig Akzeptanz für Ihr Automatisierungsprojekt, indem Sie die Verwaltungsmitarbeiter:innen einbeziehen, die davon betroffen sind. Bieten Sie Weiterbildungen an, die die Angestellten befähigen, die automatisierten Verfahren in ihren veränderten Berufsalltag einzubinden.

5. Meilensteine setzen: Setzen Sie bei der Projektplanung regelmäßig Meilensteine, um das Erreichte deutlich zu machen und einen Motivationsschub in Ihrem Projektteam zu bewirken.

Die MACH AG zeigt, wie Automatisierung Ihren Verwaltungsalltag leichter machen kann:

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