Verwaltungsmodernisierung per elektronischer Akte

Tablet statt Aktenberg

| Autor / Redakteur: Mona Schley & Dr. Michael Pauly* / Susanne Ehneß

Effiziente Vorgangsbearbeitung

Verwaltungsmitarbeiter müssen in der Lage sein, schnell und einfach auf die digitalen Akten zuzugreifen, sie nachvollziehbar zu bearbeiten und revisionssicher zu speichern. Durch passende Schnittstellen und Austauschformate können elek­tronische Akten nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert werden.

Bei der Eingangsbearbeitung ordnen Behörden zum Beispiel die elektronisch eingehende Kommunikation sowie gescannte Schriftstücke der entsprechenden eAkte zu. In Fachanwendungen erstellte und bearbeitete Dokumente ge­langen über Schnittstellen in die eAkte.

Lösungen mit vorstrukturierten, dynamisch veränderbaren Arbeitsprozessen (sogenannte Ad-hoc-Workflows) machen es den Nutzern einfach, Verfahren mit mehreren Beteiligten zu initiieren, arbeitsteilig zu bearbeiten, zu zeichnen und abzuschließen. Und das sowohl verwaltungsintern als auch organisationsübergreifend.

Neue Formen der Zusammenarbeit

Ein großes Plus der elektronischen Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung sind die zahlreichen Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit. Sind Akten digital gespeichert, können Mitarbeiter unterschiedlicher Verwaltungsbereiche, bei gegebener Systemarchitektur, gleichzeitig an einem Dokument, etwa einer Entscheidungsvorlage, arbeiten.

Dabei greift ein detailliertes Berechtigungskonzept, sodass die Mitarbeiter nur jene Dokumente sehen und bearbeiten können, die ihren Rollen und Rechten entsprechend. Ergänzungen oder Änderungen werden vollständig historisiert.

Bei Rückfragen erspart das dem jeweiligen Sachbearbeiter, wie ­bisher, intern nachzufragen. Stattdessen kann er die Fragen direkt im Dialog klären.

Bekanntes nutzen

Besonders Erfolg versprechend ist die Implementierung elektronischer Akten, wenn die neue Lösung auf bewährter Technologie aufbaut. Zum einen sichert dies die bereits getätigten Investitionen, zum anderen greifen die technischen Prozesse nahtlos ineinander. Letztlich sind aber auch die Mitarbeiter mit der Nutzeroberfläche vertraut, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz führt und den Schulungsaufwand reduziert.

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Wird etwa die häufig genutzte SharePoint-Plattform von Microsoft als technologische Basis verwendet, können die Institutionen nicht nur auf eine leistungsfähige Kollaborationsplattform zugreifen, auch der Integrationsaufwand und die Pflege halten sich in Grenzen.

Die Mitarbeiter bewegen sich außerdem in der ohnehin bereits ­bestens vertrauten Microsoft-­Office-Welt. Anwender erstellen, bearbeiten und sichern die Akten mit der gewohnten Nutzeroberfläche. Außerdem sind so Synergien zwischen verschiedenen Programmen möglich, so kann etwa ein Sachbearbeiter direkt aus Outlook ­heraus Dokumente aufrufen oder verakten.

Sicherheit zuerst

Mona Schley
Mona Schley (Bild: T-Systems)

Bei der Einführung von Cloud-Lösungen sind komplexe Anforderungen zu erfüllen – vor allem bei der Sicherheit. Dabei existiert am Markt ein wahrer Dschungel aus unterschiedlichen Standards und Zertifizierungen.

Einen guten Überblick bietet der Anforderungskatalog „Cloud Computing“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Auf dieser Basis kann ein vertrauenswürdiger Dienstleister gewählt werden.

Entscheidet man sich für ein Unternehmen, welches nicht nur Software anbietet, sondern zudem über weiteres Know-how und Möglichkeiten wie zertifizierte Rechenzentren und Archivierungslösungen verfügt, vereinfacht das die tägliche Arbeit. Denn im Vergleich zum Betrieb im eigenen Serverpark bietet die Cloud-Lösung in einem hochsicheren Rechenzentrum mit Standort in Deutschland Vorteile: Beim Betrieb in einer sicheren Cloud entfallen die Investitionskosten in eine IT-Infrastruktur, in entsprechende Sicherheitsstrukturen wie Firewalls und redundante Datenspeicherung sowie die Betriebs- und Wartungsaufgaben.

Dr. Michael Pauly
Dr. Michael Pauly (Bild: T-Systems)

* Mona Schley ist bei T-Systems Expertin im Bereich eGovernment.

* Dr. Michael Pauly ist Experte für Cloud-Services im Public Sector, T-Systems.

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