Verwaltungsmodernisierung per elektronischer Akte Tablet statt Aktenberg

Autor / Redakteur: Mona Schley & Dr. Michael Pauly* / Susanne Ehneß

Deutsche Behörden – für viele ein Synonym für Ordnung und Gründlichkeit. Die Grundlage jeglicher Verwaltungsarbeit benötigt dabei eines: Akten. Um diese sicher, effizient, medienbruchfrei sowie bürgernah zu bearbeiten, empfehlen sich intelligente Lösungen. ­Besonders effizient: Wenn Mitarbeiter auch mobil Zugriff auf die digitalen Daten haben.

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(Bild: T-Systems)

Ab dem 1. Januar 2020 stehen alle Bundesbehörden in der Pflicht, ihre Akten elektronisch zu führen. Dies schreibt das 2013 beschlossene eGovernment-Gesetz des Bundes vor.

Eine gewaltige Aufgabe: Denn einerseits muss eine ebenso rechtskonforme wie sichere Lösung gefunden werden, andererseits muss diese einfach und effizient zu handhaben sein. Ziel des neuen Gesetzes ist es, die Bearbeitung von Vorgängen zu vereinfachen und zu ­beschleunigen. Außerdem sollen deutsche Behörden servicefreundlicher und fit für die Zukunft gemacht werden.

An Lösungen zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten führt also kein Weg vorbei. Stehen die Dokumente und Akten auch mobil zur Verfügung, können Verwaltungsmitarbeiter jederzeit und von überall auf sie zugreifen und noch besser mit Kollegen und anderen Behörden zusammenarbeiten.

„Wir stehen damit klar zu einer nutzerfreundlicheren, einfacheren Verwaltung, die orts- und zeitunabhängig für alle Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen erreichbar ist – unter Wahrung der Datensicherheit“, sagt Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière.

Mobil, schneller – näher am Bürger

Die Digitalisierung beeinflusst unsere Gesellschaft und damit auch die Art und Weise, wie Menschen leben, arbeiten, kommunizieren und konsumieren. Zwei Drittel der Deutschen nutzen privat bereits ein Smartphone (Bitkom, 2015), sind damit jederzeit online und erledigen so vieles von unterwegs. Von ihrem Arbeitsplatz erwarten Behördenmitarbeiter die gleiche Flexibilität und Mobilität.

Gleichzeitig stehen die Verwaltungen vor der Herausforderung, immer komplexer werdende Aufgabenstellungen mit dem vorhandenen Personalbestand zu bewältigen. Ein mobiler Zugriff auf die elek­tronischen Akten kann hier Abhilfe verschaffen.

Voraussetzung ist, dass die Datenübertragung, die Datenspeicherung auf dem Endgerät sowie die Verbindung zwischen Anwendung und Behördennetzwerk gut gesichert ist – beispielsweise mittels eines virtuellen privaten Netzwerkes (VPN) oder per App-Tunnel. Es ist egal, ob ein Behördenmitarbeiter sich gerade im Büro, auf einem Außentermin im Gericht, oder bei einer Sitzung im Rathaus befindet.

Sind die Akten, Vorgänge oder ­Dokumente in einer mobil verfügbaren Datenbank gespeichert, kann er direkt vor Ort die relevanten ­Informationen abrufen und diese bearbeiten. Lästige Nachbearbeitungszeiten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie ­Übertragungsfehler durch die nachträgliche Ergänzung von Notizen.

Für die Verwaltung bringt das vor allem verkürzte Rüstzeiten, da alle Vorgänge sofort verfügbar sind, zufriedenere Mitarbeiter sowie ­eine Einsparung von Ressourcen, da viel weniger Kopien von Akten und Dokumenten angefertigt werden müssen. Auf diese Weise kann die Verwaltung nicht nur schneller agieren, sondern ist auch näher am Bürger.

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Effiziente Vorgangsbearbeitung

Verwaltungsmitarbeiter müssen in der Lage sein, schnell und einfach auf die digitalen Akten zuzugreifen, sie nachvollziehbar zu bearbeiten und revisionssicher zu speichern. Durch passende Schnittstellen und Austauschformate können elek­tronische Akten nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert werden.

Bei der Eingangsbearbeitung ordnen Behörden zum Beispiel die elektronisch eingehende Kommunikation sowie gescannte Schriftstücke der entsprechenden eAkte zu. In Fachanwendungen erstellte und bearbeitete Dokumente ge­langen über Schnittstellen in die eAkte.

Lösungen mit vorstrukturierten, dynamisch veränderbaren Arbeitsprozessen (sogenannte Ad-hoc-Workflows) machen es den Nutzern einfach, Verfahren mit mehreren Beteiligten zu initiieren, arbeitsteilig zu bearbeiten, zu zeichnen und abzuschließen. Und das sowohl verwaltungsintern als auch organisationsübergreifend.

Neue Formen der Zusammenarbeit

Ein großes Plus der elektronischen Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung sind die zahlreichen Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit. Sind Akten digital gespeichert, können Mitarbeiter unterschiedlicher Verwaltungsbereiche, bei gegebener Systemarchitektur, gleichzeitig an einem Dokument, etwa einer Entscheidungsvorlage, arbeiten.

Dabei greift ein detailliertes Berechtigungskonzept, sodass die Mitarbeiter nur jene Dokumente sehen und bearbeiten können, die ihren Rollen und Rechten entsprechend. Ergänzungen oder Änderungen werden vollständig historisiert.

Bei Rückfragen erspart das dem jeweiligen Sachbearbeiter, wie ­bisher, intern nachzufragen. Stattdessen kann er die Fragen direkt im Dialog klären.

Bekanntes nutzen

Besonders Erfolg versprechend ist die Implementierung elektronischer Akten, wenn die neue Lösung auf bewährter Technologie aufbaut. Zum einen sichert dies die bereits getätigten Investitionen, zum anderen greifen die technischen Prozesse nahtlos ineinander. Letztlich sind aber auch die Mitarbeiter mit der Nutzeroberfläche vertraut, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz führt und den Schulungsaufwand reduziert.

Wird etwa die häufig genutzte SharePoint-Plattform von Microsoft als technologische Basis verwendet, können die Institutionen nicht nur auf eine leistungsfähige Kollaborationsplattform zugreifen, auch der Integrationsaufwand und die Pflege halten sich in Grenzen.

Die Mitarbeiter bewegen sich außerdem in der ohnehin bereits ­bestens vertrauten Microsoft-­Office-Welt. Anwender erstellen, bearbeiten und sichern die Akten mit der gewohnten Nutzeroberfläche. Außerdem sind so Synergien zwischen verschiedenen Programmen möglich, so kann etwa ein Sachbearbeiter direkt aus Outlook ­heraus Dokumente aufrufen oder verakten.

Sicherheit zuerst

Mona Schley
Mona Schley
(Bild: T-Systems)

Bei der Einführung von Cloud-Lösungen sind komplexe Anforderungen zu erfüllen – vor allem bei der Sicherheit. Dabei existiert am Markt ein wahrer Dschungel aus unterschiedlichen Standards und Zertifizierungen.

Einen guten Überblick bietet der Anforderungskatalog „Cloud Computing“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Auf dieser Basis kann ein vertrauenswürdiger Dienstleister gewählt werden.

Entscheidet man sich für ein Unternehmen, welches nicht nur Software anbietet, sondern zudem über weiteres Know-how und Möglichkeiten wie zertifizierte Rechenzentren und Archivierungslösungen verfügt, vereinfacht das die tägliche Arbeit. Denn im Vergleich zum Betrieb im eigenen Serverpark bietet die Cloud-Lösung in einem hochsicheren Rechenzentrum mit Standort in Deutschland Vorteile: Beim Betrieb in einer sicheren Cloud entfallen die Investitionskosten in eine IT-Infrastruktur, in entsprechende Sicherheitsstrukturen wie Firewalls und redundante Datenspeicherung sowie die Betriebs- und Wartungsaufgaben.

Dr. Michael Pauly
Dr. Michael Pauly
(Bild: T-Systems)

* Mona Schley ist bei T-Systems Expertin im Bereich eGovernment.

* Dr. Michael Pauly ist Experte für Cloud-Services im Public Sector, T-Systems.

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