Verwaltungsmodernisierung per elektronischer Akte

Tablet statt Aktenberg

| Autor / Redakteur: Mona Schley & Dr. Michael Pauly* / Susanne Ehneß

(Bild: T-Systems)

Deutsche Behörden – für viele ein Synonym für Ordnung und Gründlichkeit. Die Grundlage jeglicher Verwaltungsarbeit benötigt dabei eines: Akten. Um diese sicher, effizient, medienbruchfrei sowie bürgernah zu bearbeiten, empfehlen sich intelligente Lösungen. ­Besonders effizient: Wenn Mitarbeiter auch mobil Zugriff auf die digitalen Daten haben.

Ab dem 1. Januar 2020 stehen alle Bundesbehörden in der Pflicht, ihre Akten elektronisch zu führen. Dies schreibt das 2013 beschlossene eGovernment-Gesetz des Bundes vor.

Eine gewaltige Aufgabe: Denn einerseits muss eine ebenso rechtskonforme wie sichere Lösung gefunden werden, andererseits muss diese einfach und effizient zu handhaben sein. Ziel des neuen Gesetzes ist es, die Bearbeitung von Vorgängen zu vereinfachen und zu ­beschleunigen. Außerdem sollen deutsche Behörden servicefreundlicher und fit für die Zukunft gemacht werden.

An Lösungen zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten führt also kein Weg vorbei. Stehen die Dokumente und Akten auch mobil zur Verfügung, können Verwaltungsmitarbeiter jederzeit und von überall auf sie zugreifen und noch besser mit Kollegen und anderen Behörden zusammenarbeiten.

„Wir stehen damit klar zu einer nutzerfreundlicheren, einfacheren Verwaltung, die orts- und zeitunabhängig für alle Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen erreichbar ist – unter Wahrung der Datensicherheit“, sagt Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière.

Mobil, schneller – näher am Bürger

Die Digitalisierung beeinflusst unsere Gesellschaft und damit auch die Art und Weise, wie Menschen leben, arbeiten, kommunizieren und konsumieren. Zwei Drittel der Deutschen nutzen privat bereits ein Smartphone (Bitkom, 2015), sind damit jederzeit online und erledigen so vieles von unterwegs. Von ihrem Arbeitsplatz erwarten Behördenmitarbeiter die gleiche Flexibilität und Mobilität.

Gleichzeitig stehen die Verwaltungen vor der Herausforderung, immer komplexer werdende Aufgabenstellungen mit dem vorhandenen Personalbestand zu bewältigen. Ein mobiler Zugriff auf die elek­tronischen Akten kann hier Abhilfe verschaffen.

Voraussetzung ist, dass die Datenübertragung, die Datenspeicherung auf dem Endgerät sowie die Verbindung zwischen Anwendung und Behördennetzwerk gut gesichert ist – beispielsweise mittels eines virtuellen privaten Netzwerkes (VPN) oder per App-Tunnel. Es ist egal, ob ein Behördenmitarbeiter sich gerade im Büro, auf einem Außentermin im Gericht, oder bei einer Sitzung im Rathaus befindet.

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Sind die Akten, Vorgänge oder ­Dokumente in einer mobil verfügbaren Datenbank gespeichert, kann er direkt vor Ort die relevanten ­Informationen abrufen und diese bearbeiten. Lästige Nachbearbeitungszeiten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie ­Übertragungsfehler durch die nachträgliche Ergänzung von Notizen.

Für die Verwaltung bringt das vor allem verkürzte Rüstzeiten, da alle Vorgänge sofort verfügbar sind, zufriedenere Mitarbeiter sowie ­eine Einsparung von Ressourcen, da viel weniger Kopien von Akten und Dokumenten angefertigt werden müssen. Auf diese Weise kann die Verwaltung nicht nur schneller agieren, sondern ist auch näher am Bürger.

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