Qualitätscheck für Jobcenter

Systematik hilft bei Selbsterkenntnis

| Autor / Redakteur: Reno Richter & Ronald de Jonge* / Susanne Ehneß

Inhalte des Checks

Ronald de Jonge
Ronald de Jonge (Bild: Sopra Steria Consulting)

Seine Behörde gehört zu einem der Jobcenter, die in den vergangenen Monaten mit einem kostenlosen Qualitätscheck von Sopra Steria Consulting konkrete Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen identifizieren konnten. Der Check adaptiert das in europäischen Verwaltungen weithin etablierte „Comment Assessment Framework“ (CAF), ist aber im Gegensatz zu CAF betont einfach und pragmatisch gestaltet, um den Erhebungsaufwand zu minimieren.

Insbesondere kann jedes Jobcenter den Qualitätscheck selbstständig durchführen und auswerten, wobei zum methodischen Kern das Prinzip der Freiwilligkeit gehört. Das bereitgestellte Instrumentarium umfasst neben umfangreichen Begleitmaterialien ein Excel-basiertes Tool zur anonymisierten Durchführung einer Selbstbewertung inklusive automatisierter Auswertung.

Idealerweise nehmen an der stichprobenartigen Erhebung Beschäftigte aus möglichst vielen Funktionsbereichen und Hierarchieebenen teil, da der Check nur so ein repräsentatives Abbild vom Status quo im gesamten Jobcenter liefert.

„Es war systemisch klar erkennbar, dass die Befragung absolut anonym war. Daher hat auch der Personalrat keinerlei Einwände erhoben“, fährt Geschäftsführer Müller fort. Den Aufwand für die Projektleitung bezeichnet er als überschaubar. Das Ausfüllen des Fragebogens habe in Neuwied lediglich 20 bis 30 Minuten gedauert.

Zwischenzeitlich hat das dortige Jobcenter auch den ersten Teil der begleitenden Unterstützungsberatung von Sopra Steria Consulting in Anspruch genommen. Als dessen Ergebnis wurde konkreter Handlungsbedarf auf drei Themenfeldern offenkundig, insbesondere beim Wissenstransfer.

Das kommunale Jobcenter Pro Arbeit im Kreis Offenbach hat demgegenüber bereits das komplette Beratungspaket zum Einstieg in die Qualitätsarbeit von Sopra Steria Consulting absolviert.

Den vorausgegangenen Qualitätscheck beschreibt Pro-Arbeit-Vorstand Boris Berner wie folgt: „Das Werkzeug gibt ein Raster vor, mit dem Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte die eigene Organisation selbst bewerten und gemeinsam deren Stärken und Verbesserungspotenziale definieren.“ Mit relativ geringem Aufwand lasse sich auf diese Weise eine kompakte Stärken-Schwächen-Analyse des eigenen Hauses erstellen, die zudem transparent mache, was die eigene Organisation im regionalen und nationalen Vergleich bisher erreicht habe.

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