Strategische Personalplanung in Zeiten von eGovernment

Dem öffentlichen Dienst gehen die Fachkräfte aus. Wer die Personalplanung strategisch angeht, vermeidet lähmende Lücken.

120 Mitarbeiter sollten in der Abteilung dem Bürger helfen, doch 43 Stellen konnten nicht besetzt werden – und spätestens nach drei Jahren sind die meisten Kollegen weitergezogen. Diese wahre Geschichte aus einer deutschen Stadtverwaltung wirft ein Schlaglicht auf die Personalsituation in vielen deutschen Verwaltungen: Eine hohe Arbeitsbelastung führt zu sinkender Motivation, die wiederum zur hohen Personalfluktuation führt – unter diesem Teufelskreis leiden sowohl die engagierten Kollegen als auch der Kunde.

Der Personalmangel in der Verwaltung greift um sich: Um alle anstehenden Aufgaben im öffentlichen Dienst angemessen erfüllen zu können, müsste der Staat in den kommenden Jahren mindestens 110.000 neue Fachkräfte einstellen – zusätzlich zu den rund 115.000 Stellen, die jedes Jahr aus Altersgründen neu besetzt werden müssen. Das hat das Düsseldorfer Institut für Makroökonomie und Konjunkturforschung (IMK) errechnet. Der demographische Wandel wird den Missstand weiter verschärfen: Im Jahr 2030 werden im öffentlichen Dienst 816.000 Stellen nicht besetzt werden können, zeigen Studien.

Kooperationen für mehr Kompetenz

Umso wichtiger ist es, früh die Weichen für eine strategische Personalplanung zu stellen. Behörden müssen dafür zunächst Transparenz über ihre Personalstrukturen schaffen. Die Analyse des Personalbestands umfasst die Altersstruktur der Belegschaft, ihre Qualifikation und die Altersabgänge. Aus einer Prognose der Aufgabenentwicklung leitet sich anschließend der zu erwartende Personalbedarf ab. BearingPoint bringt eine große Erfahrung darin mit, diese Analyse in Verwaltungen zu unterstützen.

Dank dieser Transparenz lässt sich früh erkennen, für welche Aufgaben in Zukunft kein oder weniger Personal da sein wird. Das eröffnet Handlungsspielräume für ein strategisches Vorgehen. Eine Möglichkeit, dem Personalmangel zu begegnen: Kooperationen mit anderen Ämtern. Personal kann gemeinsam rekrutiert werden, Aufgaben können gemeinsam übernommen werden.

Neue Helfer für Alltagsaufgaben

Zudem finden sich dank einer klaren Übersicht Antworten auf die Frage, welche Aufgaben sich reduzieren lassen. Neue Unterstützung naht: Intelligente Software, die menschliches Verhalten nachahmt und wiederholende und regelbasierte Aufgaben übernimmt, kann Teams unter Druck entlasten. In der Verwaltung wäre dies beispielsweise das Prüfen von Formularen und Anträgen auf Vollständigkeit.

Intern muss zudem neu über den Begriff Personalmanagement nachgedacht werden – zugunsten einer stärkeren Mitarbeiterorientierung. Die Verwaltung bietet eine Vielzahl an Aufgabengebieten. Die immer wichtigere Aufgabe wird es sein, die Mitarbeiter an für sie passende Funktionen zu setzen beziehungsweise dahin zu entwickeln. Das ist planerisch herausfordernd, zahlt sich aber mehrfach aus: Mehr Spaß an der Arbeit führt in aller Regel zu einer höheren Produktivität.

Und diese Kombination kann wiederum dabei helfen, die eigene Verwaltung stärker als Arbeitgebermarke zu positionieren. Umfragen zeigen, dass viele junge Leute Lust auf eine Karriere im öffentlichen Dienst haben. Die Aufgabe der Führungskräfte ist es, diese Begeisterung zu nutzen – und über eine langjährige Mitarbeit zu erhalten.

Mehr zum Thema strategische Personalplanung können Sie auf dem diesjährigen Ministerialkongress erfahren. Das vollständige Programm sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier.