Enterprise Content Management

Strategische ECM-Plattform für alle Behördenbereiche

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Einen einheitlichen und vor allen Dingen gelebten Aktenplan gab es in Borken die vergangenen Jahre im Grunde nicht mehr. Deshalb waren Vorgänge zumeist „zersplittert“ auf verschiedene digitale und analoge Ablageorte verteilt: Akten, Handakten, unstrukturierte File-Laufwerke, eMail-Postfächer, Speicherorte in Fachverfahren ...

„Auch um dieses Problem zu lösen, ist ein ECM-System natürlich ideal“, so Norbert Nießing. Die codia Software GmbH bietet für die Aktenorganisation nach einem vordefinierten Aktenplan des Kunden mit dem Aktenplanmodul eine entsprechende Erweiterung der d.3-Software. In Borken geschieht dies auf der Grundlage des KGSt-Aktenplans.

Bis zum Jahr 2015 ist daher ein Projekt angesetzt, im Verlaufe dessen der Kreis fachamtsweise die Allgemeine Schriftgutverwaltung nach KGSt-Aktenplan mit einem zentralen Posteingang in d.3 einführt.

Dies ist auch der inhaltliche Kern von „smart government“. Denn das gewählte ECM-System verfügte im Standard nicht an allen Stellen über die notwendigen Eigenschaften, um als Basis für eine solch smarte Schriftgutverwaltung zu dienen. „d.3 ist aber offen und flexibel genug, damit wir darin solche behördenspezifischen Anforderungen umsetzen können“, so Norbert Nießing.

Deshalb geht es bei der Kooperation zwischen Kreisverwaltung, d.velop und codia darum, die verschiedenen digitalen Ablagestrukturen in einem System zusammenzuführen und eine einheitliche Aktenstruktur für papiergebundene und digitale Vorgänge zu etablieren. Dafür muss das System einfach, intuitiv und ohne größeren Schulungsaufwand zu bedienen sein und allgemeines Schriftgut ebenso wie Fallakten vollständig integrieren.

Es muss eGovernment-Strukturen wie interaktive Formulare abbilden können, über ein integriertes Workflow-System verfügen und zudem mobile Arbeitsplätze einfach anbinden können.

ECM wird erweitert

In diesem Zuge wird d.3 derzeit in seinen Benutzeroberflächen angepasst sowie mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Da ist zum Beispiel die Einrichtung von Handakten: Bei digitaler Dokumentverwaltung werden die Akten leicht größer als ihre früheren Papier-Pendants.

Will ein Sachbearbeiter nun Belege zur Unterzeichnung weiterleiten, kann er nicht immer die ganze dazugehörige Akte versenden, sondern möchte nur die für die Entscheidung wichtigen Papiere weiterleiten. Hierfür lässt sich deshalb inzwischen aus der d.3-Komplettakte eine Handakte zusammenstellen.

Eine weitere Anpassung von d.3 bewirkt, dass die Nutzer direkt aus dem Aktenplan heraus nicht nur auf das allgemeine Schriftgut, sondern auch auf die Fallakten der einzelnen Abteilungen zugreifen können. So entsteht mit „smart government“ eine Lösung, die weit über ihren Einsatz in Borken hinausgeht und mit ihren Funktionen auf den Bedarf Öffentlicher Verwaltungen an eine moderne ECM-Lösung allgemein angepasst ist.

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