Enterprise Content Management

Strategische ECM-Plattform für alle Behördenbereiche

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Dort wird eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit intelligenter Erfassungstrecke (Scannen, Klassifizieren, Rechnungskopfdatenerkennung) eingeführt.

Die Belege werden in d.3 abgelegt und die Daten an das Rechnungseingangsbuch in Verbindung mit dem Finanzverfahren mpsNF übergeben.

Eigene Schnittstellen sind nicht immer notwendig

Sind die bisherigen Fachanwendungen über standardisierte Schnittstellen von codia mit dem Archiv verbunden, ist diese Vorgehensweise gleichwohl nicht immer zwingend notwendig. Denn wenn nur wenige Beschäftigte eine Anwendung nutzen, lohnt der Aufwand für die Entwicklung einer eigenen Schnittstelle mitunter gar nicht.

Wie in der Abteilung Aufenthalts- und Asylangelegenheiten, wo Andreas Brinkhues erst Mitte April 2012 eine eigene Integration der Akte in das Verfahren ADWIS freigeschaltet hat.

„Wir haben Kompetenz rund um das Thema ECM aufgebaut“, erklärt er, „und unser Team kann über Datenbank-Views direkt an die Fachverfahren herangehen und so mit relativ wenig Aufwand quasi eine Schnittstelle light schaffen.“

Bei selten genutzten Anwendungen ist oft keine ECM-Integration nötig. Dort legen die Beschäftigten ihre Dokumente im ECM-System ab und greifen von der d.3-Oberfläche darauf zu, nicht direkt über das Fachverfahren.

Neben den Fachakten gibt es in jeder Behörde noch unzählige weitere Dokumente, die abteilungsübergreifenden Charakter haben: Interne Anweisungen, Haushaltspapiere, Rundschreiben, eMails … Diese gilt es, strukturiert abzulegen und jedem Mitarbeiter den schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen, je nach seiner Berechtigung.

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