Enterprise Content Management Strategische ECM-Plattform für alle Behördenbereiche

Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Verwaltungsweite allgemeine Schriftgutverwaltung und Anbindung aller Fachverfahren – beim Kreis Borken nimmt man sich des Themas Enterprise Content Management (ECM) behördenweit an. 900 Beschäftigte werden im Endausbau mit den Aktenlösungen der codia Software GmbH arbeiten.

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Kreisverwaltung Borken
Kreisverwaltung Borken

Die Kfz-Abteilung ist der Klassiker bei der ECM-Einführung in vielen Kreisverwaltungen. Dort rechnet sich der Einsatz eines solchen Systems besonders schnell. Wie im Kreis Borken, der nach Ablösung seiner Mikroverfilmung durch eine digitale Kfz-Akte vor zwölf Jahren unmittelbar 1,5 Stellen einsparen konnte.

Gesucht: ein offenes, universelles System

„Wir suchten schon damals aber nicht nur eine passgenaue Lösung für die Kfz-Zulassung, denn derer gibt es viele. Es ging uns vielmehr um ein offenes, universelles System, welches wir perspektivisch als strategische ECM-Plattform in allen Behördenbereichen einsetzen können“, sagt Norbert Nießing, Leiter IT & Organisation der Kreisverwaltung Borken. Die d.3-Lösung von d.velop entsprach diesen Vorstellungen am ehesten. Im Prinzip war dies bereits der Startschuss von „smart government“.

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Unter diesem Schlagwort entwickelt der Kreis Borken heute in enger Zusammenarbeit mit dem d.3-Hersteller d.velop und seinem Systempartner codia Software GmbH die d.3-Plattform zu praxisgerechten Lösungen für Öffentliche Verwaltungen und Behörden weiter. Mit codia als Competence Center eGovernment der d.velop AG arbeitet der Kreis Borken seit 2006 zusammen.

In der Kfz-Zulassung wurde die auf d.3 basierende digitale Kfz-Akte zunächst an das damalige hostbasierende Fachverfahren angebunden. Heute ist dort OK.Vorfahrt im Einsatz, zu welchem codia eine Schnittstelle entwickelt hat. Im Publikums- und Bedienbereich hat jeder Mitarbeiter einen Tischscanner, über den er eingehende Papierunterlagen – auch Überformate – digitalisieren kann, noch während der Bürger vor ihm sitzt.

Die d.3-Software verschlagwortet die Dokumente automatisch und übergibt sie samt Indexdaten an das ECM-System. Der Beleg wird automatisch der passenden Akte zugeordnet oder es wird eine solche angelegt. Schon Sekunden später können alle Sachbearbeiter mit entsprechender Berechtigung auf die Unterlagen zugreifen – entweder direkt über OK.Vorfahrt oder über die d.3. Oberfläche. Eine komfortable Vorgehensweise, durch die der Landkreis effizienter und bürgerfreundlicher geworden ist.

Automatisierter Rechnungseingang

„Inzwischen setzen wir die verschiedenen Aktenlösungen von codia mit der jeweiligen Fachverfahrensintegration ein“, sagt Andreas Brinkhues vom Organisationsteam der Kreisverwaltung Borken. Angeschlossen sind neben der Kfz-Zulassung das Jugendamt mit der Anwendung OK.Jug, das Vermessungs- und Katasterwesen (GEORG Auftragsbearbeitung), das Führerscheinwesen (prokommunal FSW), der Lebensmittel- und Veterinärbereich (BALVI), das Umweltamt mit dem Umwelt­informationssystem S&F KOMVOR, das Bauwesen mit Anbindung an das Baugenehmigungsverfahren ProBAUG und die Kämmerei/Kasse mit dem Finanzverfahren mpsNF.

Dort wird eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit intelligenter Erfassungstrecke (Scannen, Klassifizieren, Rechnungskopfdatenerkennung) eingeführt.

Die Belege werden in d.3 abgelegt und die Daten an das Rechnungseingangsbuch in Verbindung mit dem Finanzverfahren mpsNF übergeben.

Eigene Schnittstellen sind nicht immer notwendig

Sind die bisherigen Fachanwendungen über standardisierte Schnittstellen von codia mit dem Archiv verbunden, ist diese Vorgehensweise gleichwohl nicht immer zwingend notwendig. Denn wenn nur wenige Beschäftigte eine Anwendung nutzen, lohnt der Aufwand für die Entwicklung einer eigenen Schnittstelle mitunter gar nicht.

Wie in der Abteilung Aufenthalts- und Asylangelegenheiten, wo Andreas Brinkhues erst Mitte April 2012 eine eigene Integration der Akte in das Verfahren ADWIS freigeschaltet hat.

„Wir haben Kompetenz rund um das Thema ECM aufgebaut“, erklärt er, „und unser Team kann über Datenbank-Views direkt an die Fachverfahren herangehen und so mit relativ wenig Aufwand quasi eine Schnittstelle light schaffen.“

Bei selten genutzten Anwendungen ist oft keine ECM-Integration nötig. Dort legen die Beschäftigten ihre Dokumente im ECM-System ab und greifen von der d.3-Oberfläche darauf zu, nicht direkt über das Fachverfahren.

Neben den Fachakten gibt es in jeder Behörde noch unzählige weitere Dokumente, die abteilungsübergreifenden Charakter haben: Interne Anweisungen, Haushaltspapiere, Rundschreiben, eMails … Diese gilt es, strukturiert abzulegen und jedem Mitarbeiter den schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen, je nach seiner Berechtigung.

Einen einheitlichen und vor allen Dingen gelebten Aktenplan gab es in Borken die vergangenen Jahre im Grunde nicht mehr. Deshalb waren Vorgänge zumeist „zersplittert“ auf verschiedene digitale und analoge Ablageorte verteilt: Akten, Handakten, unstrukturierte File-Laufwerke, eMail-Postfächer, Speicherorte in Fachverfahren ...

„Auch um dieses Problem zu lösen, ist ein ECM-System natürlich ideal“, so Norbert Nießing. Die codia Software GmbH bietet für die Aktenorganisation nach einem vordefinierten Aktenplan des Kunden mit dem Aktenplanmodul eine entsprechende Erweiterung der d.3-Software. In Borken geschieht dies auf der Grundlage des KGSt-Aktenplans.

Bis zum Jahr 2015 ist daher ein Projekt angesetzt, im Verlaufe dessen der Kreis fachamtsweise die Allgemeine Schriftgutverwaltung nach KGSt-Aktenplan mit einem zentralen Posteingang in d.3 einführt.

Dies ist auch der inhaltliche Kern von „smart government“. Denn das gewählte ECM-System verfügte im Standard nicht an allen Stellen über die notwendigen Eigenschaften, um als Basis für eine solch smarte Schriftgutverwaltung zu dienen. „d.3 ist aber offen und flexibel genug, damit wir darin solche behördenspezifischen Anforderungen umsetzen können“, so Norbert Nießing.

Deshalb geht es bei der Kooperation zwischen Kreisverwaltung, d.velop und codia darum, die verschiedenen digitalen Ablagestrukturen in einem System zusammenzuführen und eine einheitliche Aktenstruktur für papiergebundene und digitale Vorgänge zu etablieren. Dafür muss das System einfach, intuitiv und ohne größeren Schulungsaufwand zu bedienen sein und allgemeines Schriftgut ebenso wie Fallakten vollständig integrieren.

Es muss eGovernment-Strukturen wie interaktive Formulare abbilden können, über ein integriertes Workflow-System verfügen und zudem mobile Arbeitsplätze einfach anbinden können.

ECM wird erweitert

In diesem Zuge wird d.3 derzeit in seinen Benutzeroberflächen angepasst sowie mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Da ist zum Beispiel die Einrichtung von Handakten: Bei digitaler Dokumentverwaltung werden die Akten leicht größer als ihre früheren Papier-Pendants.

Will ein Sachbearbeiter nun Belege zur Unterzeichnung weiterleiten, kann er nicht immer die ganze dazugehörige Akte versenden, sondern möchte nur die für die Entscheidung wichtigen Papiere weiterleiten. Hierfür lässt sich deshalb inzwischen aus der d.3-Komplettakte eine Handakte zusammenstellen.

Eine weitere Anpassung von d.3 bewirkt, dass die Nutzer direkt aus dem Aktenplan heraus nicht nur auf das allgemeine Schriftgut, sondern auch auf die Fallakten der einzelnen Abteilungen zugreifen können. So entsteht mit „smart government“ eine Lösung, die weit über ihren Einsatz in Borken hinausgeht und mit ihren Funktionen auf den Bedarf Öffentlicher Verwaltungen an eine moderne ECM-Lösung allgemein angepasst ist.

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