Energie- und Wasserversorgung Altenburg nutzt Integrationsplattform X4 Störungsabwicklung auf Knopfdruck

Autor / Redakteur: Doris Jessen / Gerald Viola

Um Störungen schnell zu lokalisieren, nutzt die Ewa, Energie- und Wasserversorgung Altenburg GmbH das Geo-Informationssystem SICAD-UT/KANDIS. Zur weiteren Geschäftsprozesssteuerung ist SAP im Einsatz. Um beide Systeme medienbruchfrei zu verbinden und somit Daten von SICAD direkt an SAP zu übergeben, wurde das Baden-Badener Softwarehaus SoftProject beauftragt, seinen Enterprise Service Bus X4 einzusetzen. Vorteile sind die schnellere und vor allem fehlerfreie Störungsbearbeitung, weil manuelle Eingaben kaum mehr nötig werden.

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Mit über 100 Mitarbeitern und 13 Auszubildenden arbeitet Ewa als Verbund-Anbieter für eine sichere, zuverlässige, umweltschonende und marktgerechte Versorgung der Stadt Altenburg und Umgebung mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser.

Obwohl natürlich die einwandfreie Versorgung das höchste Ziel ist, lässt sich nie ausschließen, dass irgendwo eine Stromleitung durch Erdarbeiten unterbrochen wird oder eine Wasserleitung platzt. Daher ist für die Kunden – vom Einzelhaushalt bis hin zum Industrieunternehmen – ein Störungsdienst von großer Bedeutung, der vor allem rund um die Uhr zu erreichen ist.

SICAD und SAP – zentrale Systeme

Um Störungen möglichst schnell lokalisieren und letztlich beheben zu können, ist eine computergestützte Bearbeitung das Maß aller Dinge. Die Ewa nutzt dafür zwei führende Lösungen: Das Geo-Informationssystem SICAD, in dem sämtliche Koordinaten zu Leitungen und Wasserrohren, Kabeln und Anschlüssen hinterlegt sind. Alle betriebswirtschaftlichen Prozesse wie Auftragswesen, Beschaffung und Abrechnung werden mit SAP, genauer gesagt den Modulen PM (Produktionsmanagement) und IS-U (Vertriebs- und Informationssystem für Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen) abgewickelt.

Der Datenaustausch war bisher nicht automatisiert. So lagen die Daten über den Ort und die Art der Störung in SICAD vor, Informationen wie zum Beispiel Adresse und Kundenname aber nur in SAP. Also musste der Sachbearbeiter, um einen Entstörungsauftrag zu generieren, alle SICAD-Informationen manuell in die SAP-Anwendung übertragen. Das kostete zum einen Zeit und war zum anderen fehleranfällig.

Das Ziel war ein medienbruchfreier Workflow

Um den Workflow zur Störungsabwicklung zu optimieren, war es also erforderlich, die beiden Systeme zu verbinden, um die SICAD-Daten medienbruchfrei in das SAP-System übernehmen zu können und die Störungsbehebung darauf hin weitestgehend automatisiert ablaufen zu lassen. Zwar hat SAP, um die technische Integration und den betriebswirtschaftlichen Datenaustausch zwischen SAP und fremden Komponenten zu ermöglichen, ein Business Framework und Business Application Programming Interfaces (BAPIs) entwickelt – insgesamt 18.000, um nahezu jeden Fall abzudecken. Die direkte Integration von SICAD in SAP wäre aber trotz dieser Vielfalt leider nur mit hohem zeitlichem und finanziellem Entwicklungsaufwand möglich gewesen. Es musste also ein anderer Weg gefunden werden.

In vielen Fragen der Informationstechnik arbeitet die Ewa mit der SAG GmbH zusammen, die auf das Asset Management und die Optimierung der Instandhaltungsprozesse in der Energiewirtschaft und Industrie spezialisiert ist und dafür ihre Kunden auch mit effizienten IT-Lösungen unterstützt. Aufgrund bereits bestehender Kontakte wandte sich die SAG GmbH an die SoftProject GmbH. Der mittelständische Software-Anbieter aus Baden-Baden entwickelt seit zehn Jahren innovative Integrationslösungen für Geschäftsprozesse. Kernprodukt ist der Enterprise Service Bus X4. „Überzeugt haben uns vor allem die verschiedenen Referenzen aus der Branche wie zum Beispiel die Stadtwerke in Konstanz oder Schwäbisch Hall, sodass wir von Anfang an Vertrauen in SoftProject hatten. Dazu kam, dass X4 über einen Adapter zu SAP verfügt, mit dem genau unsere Aufgabe gelöst werden konnte. Also haben wir das Softwarehaus damit beauftragt, SICAD und SAP auf dem Wege der Enterprise Application Integration miteinander zu verbinden“, erläutert Ralf Irmscher, Projektleiter bei SAG.

Workflow detailliert analysieren

Die Aufgabe der SAG, die auch die Projektleitung innehatte, war es, den gesamten Workflow von der Eingabe der Störungsmeldung in SICAD und die Auftragsabwicklung in SAP bis hin zur Rechnungsstellung zu analysieren und zu dokumentieren.

Nach Bestätigung der Workflows seitens Ewa begann die zweite Projektphase. Sie bestand aus zwei Arbeitsschritten: So wurden zunächst in SICAD einige Module leicht angepasst, um den Workflow über X4 starten zu können.

„Parallel zeichneten wir mit dem grafischen X4-Prozess-Designer in einer Art Flussdiagramm alle Schritte der Störungsbearbeitung, die das Tool später automatisch abarbeiten sollte“, erläutert Stephan Rodig, der bei SoftProject im Vertrieb auf die Versorger-Branche spezialisiert ist.

Einzelne Schritte sind zum Beispiel der Start des Programms, die Übergabe der korrekten SICAD-Informationen zu Störungsorten und -arten an SAP PM sowie Datenbankabfragen. Hardwareseitig nutzt das Integrations-Tool einen Windows-2003-Rechner, auf dem der X4-Server installiert wurde. Weitere Hard- oder Software war nicht erforderlich.

X4-SAP-Adapter für korrekten Maskenaufruf

Nachdem alle Prozesse im SICAD und auf dem X4-Server programmiert und designt waren, musste noch die technische Verbindung zum automatischen Aufruf der richtigen SAP-Dialogmaske für die Auftragsanlage geschaffen werden. Hier kommt der X4-SAP-Adapter zum Einsatz, der jedes der genannten BAPIs quasi mit Namen aufrufen kann.

Um die Auftragsmaske korrekt anzulegen, waren SAP-Insiderkenntnisse erforderlich: So war im speziellen Fall zum Beispiel darauf zu achten, Datumsangaben immer in der Reihenfolge Jahr/Monat/Tag anzugeben und alle Pflichtfelder korrekt zu füllen.

Ein undurchdringliches Hindernis im wahrsten Sinne des Wortes waren anfangs die Einstellungen der Firewalls, die jeweils zwischen SICAD, X4 und SAP standen. „Hier mussten wir erst die richtigen Ports öffnen, um den reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen“, sagt Stephan Rodig von SoftProject.

Störungsabwicklung mit wenigen Mausklicks

Seit der erfolgreichen Integration von SICAD in SAP ist die Abwicklung von Störungen deutlich schneller geworden. Auch können jetzt keine Übertragungsfehler mehr durch manuelle Eingaben entstehen.

Der Workflow ist heute denkbar einfach: Sobald eine Störung gemeldet wird, startet der Sachbearbeiter die SICAD-Anwendung, markiert mit einem „Blitz“ die Störungsstelle und definiert den Störungstyp. Anschließend liefert der SAP-Adapter von X4 die passende Auftragsmaske auf den Bildschirm. Danach werden automatisch alle störungsrelevanten Daten aus dem Geo-Informationssystem an SAP übergeben und damit ein Auftrag zur Entstörung angelegt. Die noch leeren Felder in der Auftragsmaske– zum Beispiel der Kundenname – können aus der Oracle-Datenbank übertragen oder müssen neu eingetragen werden.

Weiterentwicklung jederzeit möglich

Die automatisierte Störungsbearbeitung ist bei der Ewa nun seit zwei Jahren implementiert und hat sich sehr bewährt. Regelmäßige Anpassungen – zum Beispiel das Eintragen neuer IP-Adressen oder veränderter technischer IDs – können die Sachbearbeiter vor Ort selbst über den X4-Prozessdesigner durchführen, da sie das System bereits bei der Einführung auf dem Wege des „learning by doing“ kennen gelernt haben.

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