Abfallbeseitiger prüft IT-Dienstleister

Status quo der IT-Infrastruktur

| Autor / Redakteur: Julia Manderbach / Susanne Ehneß

Anforderungskatalog räumt auf

Holger Vier, Vorstand BISG
Holger Vier, Vorstand BISG (Bild: BISG)

Ein gemeinsam erstellter Anforderungskatalog sollte die möglichen Kandidaten im Vorfeld eingrenzen. So sollte der potenzielle „Neue“ unbedingt ortsnah positioniert sein, sich mit den eingesetzten Technologien (Virtualisierung, Hardware et cetera) auskennen und allgemein am Puls der Zeit sein.

Natürlich gab es auch Vorgaben finanzieller Natur zu erfüllen. Anhand dieses Anforderungskatalogs traf Holger Vier mit der organisatorischen Unterstützung durch Rodney Wiedemann eine Vorauswahl von geeigneten Dienstleistern im Raum Mannheim. In Frage kamen demnach fünf Unternehmen, die der BISG anschrieb und um ein vorläufiges Angebot bis zu einem Stichtag bat. Dass die ABG der mögliche Auftraggeber ist, erfuhren die Kandidaten zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Die pünktlich eingereichten Angebote waren allerdings unmöglich miteinander vergleichbar, da alle Anbieter andere Maßstäbe anlegten, zum Beispiel im Hinblick auf die Stundenzahl. Daher bat Rodney Wiedemann um Nachbesserung. Vier der zuvor fünf Kandidaten meldeten sich daraufhin mit überarbeiteten Angeboten zurück – immer noch unwissend, wer der Auftraggeber sein könnte. Nach eingehender Prüfung der Angebote kamen schließlich drei der vier Dienstleister in die engere Wahl.

Auswahlgespräche unter 14 Augen

Diese drei lud die ABG zum Auswahlgespräch ein. Neben je einem Vertriebler und einem Techniker der potenziellen Kandidaten saßen die Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie Holger Vier und Rodney Wiedemann vom BISG mit am Tisch. Erst bei diesem Gespräch lernten die Anbieter ihren möglichen Auftraggeber kennen. Im Anschluss an das persönliche Gespräch sollten die IT-Dienstleister ein konkretes Angebot vorlegen, das auf dem Audit und den festgehaltenen Anforderungen basiert. Parallel dazu bewertete der BISG die Kandidaten nach einem Punktesystem, das die Anforderungen des Kunden dem Angebot des Dienstleisters gegenüberstellte. In diesem Vergleich fokussierte der BISG Qualität und Preis gleichermaßen.

Nach Sichtung der konkreten Angebote und Auswertung der vergebenen Punkte kristallisierte sich ein IT-Dienstleister heraus, der die Ausschreibung für sich entschied: das CEMA IT-Systemhaus mit Hauptsitz in Mannheim. Damit vertraut die ABG auf einen „neuen alten“ Dienstleister, denn die CEMA war auch der bisherige IT-Partner. Nach einhelliger Meinung der IT-Abteilung bei der ABG hat das vorangegangene Audit allerdings die Augen geöffnet für Problempunkte, die vorher nicht gesehen wurden – auch wenn sie nicht gravierend waren. Dieser „Betriebsblindheit“ setzte der BISG mit seinem Audit einen frischen Blick von außen entgegen.

„Wir fühlen uns beim BISG gut aufgehoben“, kommentiert der verantwortliche IT-Leiter der ABG. „Das professionell durchgeführte Audit legte die Entscheidung nahe, den Verband auch für die Begleitung der Ausschreibung zu konsultieren. Dass wir letztlich erneut unseren bisherigen IT-Dienstleister gewählt haben, ist teils ein interessanter Zufall, spricht aber auch für die Qualität des Systemhauses und die gut strukturierte Vorgehensweise des BISG.“

Resümee

Einen unabhängigen Blick auf die eigene IT-Infrastruktur mittels Audit und eine engagierte Begleitung bei der anschließenden Ausschreibung erhielt die ABG Abfallbeseitigungsgesellschaft mbH aus einer Hand. Bei der Kooperation mit dem BISG überzeugten vor allem die Zuverlässigkeit, die Termintreue, die Liebe zum Detail und das mitgebrachte IT-Know-how. Dank der Ergebnisse des Audits war die ABG in der Lage, konkrete Anforderungen zu formulieren, die der neue Anbieter erfüllen sollte, um die Infrastruktur fachmännisch betreuen zu können.

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