Abfallbeseitiger prüft IT-Dienstleister Status quo der IT-Infrastruktur

Autor / Redakteur: Julia Manderbach / Susanne Ehneß

„Kampf der Betriebsblindheit!“, sagte sich die IT-Abteilung der ABG Abfallbeseitigungsgesellschaft mbH Mannheim Mitte 2015. Seit mehr als zehn Jahren vertraute das kommunale Unternehmen auf denselben IT-Anbieter; es war an der Zeit für eine Bestandsaufnahme.

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Auch in der digitalen Welt wollte die AGB aufräumen
Auch in der digitalen Welt wollte die AGB aufräumen
( © eyetronic - Fotolia)

Die ABG Abfallbeseitigungsgesellschaft mbH wurde 1981 als kommunale GmbH gegründet. Gesellschafter sind die Städte Mannheim und Ludwigshafen. 41 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleisten einen effektiven Dienstleistungsbetrieb für die Mannheimer Bürger und Gewerbebetriebe.

Die ABG Abfallbeseitigungsgesellschaft mbH betreibt im Auftrag der Stadt Mannheim die Inertstoffdeponie, den größten Recyclinghof auf Mannheimer Gemarkung sowie das Problemstoffzwischenlager. Zudem kompostiert sie Grünabfälle auf einer eigenen Anlage und nimmt für die MVV Umwelt Ressourcen GmbH Anlieferungen an deren Müllverbrennungsanlage an. Auf dem Betriebsgelände sind des Weiteren eine Anlage zur Aufbereitung von Hausmüllverbrennungsaschen und eine Recyclinganlage für Baustoffe eingerichtet.

Alles besenrein?

Nicht nur in der realen Welt rückt die ABG dem Müll zu Leibe, auch in der digitalen Welt sollte 2015 aufgeräumt werden. Denn eine funktionierende IT-Infrastruktur mit reibungslos laufenden Prozessen ist für die Geschäftstüchtigkeit unerlässlich. Jegliche „Verunreinigung“ – zum Beispiel durch unzureichende Datensicherungen, unzuverlässige Programme – beeinträchtigt die Abläufe.

Bis Mitte 2015 vertraute die ABG seit rund zehn Jahren auf denselben IT-Dienstleister, mit deren Leistungen das Unternehmen bislang auch zufrieden war. Doch bei der Geschäftsführung tauchte die Frage auf: „Wie ist eigentlich unser Stand, sind wir auf der Höhe der Zeit?“ Um dies festzustellen, entschloss man sich zu einem IT-Infrastruktur-Audit durch einen unabhängigen Anbieter.

Öffentliche Einrichtungen wie die ABG unterliegen dabei der Vorgabe, mindestens drei Anbieter miteinander zu vergleichen und letztlich dem günstigsten den Zuschlag zu geben.

Nicht nur aus finanziellen Gründen fiel die finale Entscheidung auf den Bundesfachverband der IT-Sachverständigen und -Gutachter e. V., kurz BISG, der sich auch durch die schnellste und ausführlichste Rückmeldung auf die Anfrage der ABG hervorhob.

Audit öffnete Augen

Die Gespräche mit dem IT-Team der ABG führten seitens des BISG Rodney Wiedemann, Verantwortlicher für das Partnermanagement und unter anderem zuständig für die Kundenkommunikation, sowie Holger Vier, BISG-Sachverständiger und Fachbereichsleiter für IT-Netzwerkstruktur, Virtualisierung und Verfügbarkeit. Nach Festlegung der Anforderungen wurde bei der ABG vor Ort ein maßgeschneidertes Audit durchgeführt. Das durchweg positive Ergebnis offenbarte nur kleinere Schwachstellen, die umgehend behoben werden konnten, wie zum Beispiel anders als vorgesehen gesicherte Dateiordner.

Trotzdem entschloss sich die ABG dazu, eine Ausschreibung für einen neuen IT-Dienstleister zu starten. Da die Ausschreibung auf dem durchgeführten Audit basieren sollte und der BISG sich bereits bewährt hatte, fragte die IT-Abteilung eine erneute Kooperation an. Letztlich wurde der BISG für die Ausschreibungsbegleitung und die Unterstützung bei der Auswahl ­eines neuen Anbieters engagiert.

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Anforderungskatalog räumt auf

Holger Vier, Vorstand BISG
Holger Vier, Vorstand BISG
(Bild: BISG)

Ein gemeinsam erstellter Anforderungskatalog sollte die möglichen Kandidaten im Vorfeld eingrenzen. So sollte der potenzielle „Neue“ unbedingt ortsnah positioniert sein, sich mit den eingesetzten Technologien (Virtualisierung, Hardware et cetera) auskennen und allgemein am Puls der Zeit sein.

Natürlich gab es auch Vorgaben finanzieller Natur zu erfüllen. Anhand dieses Anforderungskatalogs traf Holger Vier mit der organisatorischen Unterstützung durch Rodney Wiedemann eine Vorauswahl von geeigneten Dienstleistern im Raum Mannheim. In Frage kamen demnach fünf Unternehmen, die der BISG anschrieb und um ein vorläufiges Angebot bis zu einem Stichtag bat. Dass die ABG der mögliche Auftraggeber ist, erfuhren die Kandidaten zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Die pünktlich eingereichten Angebote waren allerdings unmöglich miteinander vergleichbar, da alle Anbieter andere Maßstäbe anlegten, zum Beispiel im Hinblick auf die Stundenzahl. Daher bat Rodney Wiedemann um Nachbesserung. Vier der zuvor fünf Kandidaten meldeten sich daraufhin mit überarbeiteten Angeboten zurück – immer noch unwissend, wer der Auftraggeber sein könnte. Nach eingehender Prüfung der Angebote kamen schließlich drei der vier Dienstleister in die engere Wahl.

Auswahlgespräche unter 14 Augen

Diese drei lud die ABG zum Auswahlgespräch ein. Neben je einem Vertriebler und einem Techniker der potenziellen Kandidaten saßen die Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie Holger Vier und Rodney Wiedemann vom BISG mit am Tisch. Erst bei diesem Gespräch lernten die Anbieter ihren möglichen Auftraggeber kennen. Im Anschluss an das persönliche Gespräch sollten die IT-Dienstleister ein konkretes Angebot vorlegen, das auf dem Audit und den festgehaltenen Anforderungen basiert. Parallel dazu bewertete der BISG die Kandidaten nach einem Punktesystem, das die Anforderungen des Kunden dem Angebot des Dienstleisters gegenüberstellte. In diesem Vergleich fokussierte der BISG Qualität und Preis gleichermaßen.

Nach Sichtung der konkreten Angebote und Auswertung der vergebenen Punkte kristallisierte sich ein IT-Dienstleister heraus, der die Ausschreibung für sich entschied: das CEMA IT-Systemhaus mit Hauptsitz in Mannheim. Damit vertraut die ABG auf einen „neuen alten“ Dienstleister, denn die CEMA war auch der bisherige IT-Partner. Nach einhelliger Meinung der IT-Abteilung bei der ABG hat das vorangegangene Audit allerdings die Augen geöffnet für Problempunkte, die vorher nicht gesehen wurden – auch wenn sie nicht gravierend waren. Dieser „Betriebsblindheit“ setzte der BISG mit seinem Audit einen frischen Blick von außen entgegen.

„Wir fühlen uns beim BISG gut aufgehoben“, kommentiert der verantwortliche IT-Leiter der ABG. „Das professionell durchgeführte Audit legte die Entscheidung nahe, den Verband auch für die Begleitung der Ausschreibung zu konsultieren. Dass wir letztlich erneut unseren bisherigen IT-Dienstleister gewählt haben, ist teils ein interessanter Zufall, spricht aber auch für die Qualität des Systemhauses und die gut strukturierte Vorgehensweise des BISG.“

Resümee

Einen unabhängigen Blick auf die eigene IT-Infrastruktur mittels Audit und eine engagierte Begleitung bei der anschließenden Ausschreibung erhielt die ABG Abfallbeseitigungsgesellschaft mbH aus einer Hand. Bei der Kooperation mit dem BISG überzeugten vor allem die Zuverlässigkeit, die Termintreue, die Liebe zum Detail und das mitgebrachte IT-Know-how. Dank der Ergebnisse des Audits war die ABG in der Lage, konkrete Anforderungen zu formulieren, die der neue Anbieter erfüllen sollte, um die Infrastruktur fachmännisch betreuen zu können.

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