V-Modell XT Standardvorgehensmodell für ­IT-Projekte im eGovernment

Autor / Redakteur: Benedikt Stukenkemper, Valon Gashi und Carsten Lenz / Manfred Klein

IT trägt maßgeblich zur Modernisierung der Verwaltung bei. Die Umsetzung innovativer IT-Projekte stellt IT-Verantwortliche vor größte Herausforderungen. Ein professionelles Projektmanagement und der Einsatz von Projektmanagementmethoden und -vorgehensmodellen sind daher entscheidende Erfolgsfaktoren.

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Einsatz des XT-Modells im eGovernment
Einsatz des XT-Modells im eGovernment
(Foto: © xiaoliangge - Fotolia)

Das „V-Modell XT“ ist das Standard-Vorgehensmodell der Öffentlichen Verwaltung für die Entwicklung von IT-Systemen und die Durchführung von IT-Projekten. Obwohl die Nutzung des Modells für die Bundesverwaltung obligatorisch ist, stellt sich die Anwendung in der Praxis für viele Nutzer als schwierig heraus. Die Anwender des V-Modell XT sehen sich einer Fülle von Informationen gegenüber und erwarten zu Recht, eine an den modernen IT-Methoden und Möglichkeiten orientierte Unterstützung.

Die derzeit verfügbaren Dokumentationen und Projektassistenten entsprechen im Hinblick auf die Begleitung durch das Projekt und die grundlegende Projektmanagementstruktur häufig jedoch nicht den Wünschen der Anwender und setzen Experten-Wissen voraus. Nur wenige IT-Projekte werden daher tatsächlich sowohl konsistent als auch ­konsequent nach V-Modell XT durchgeführt und dokumentiert.

Wie kann das Vorgehensmodell einfacher und effizienter angewendet werden? Wie kann ein innovatives Werkzeug für die Unterstützung von V-Modell-Projekten Werkzeug eingeführt werden?

Gründe für ein eigenes ­V-Modell XT-Werkzeug

Ein Projekt nach V-Modell XT durchzuführen, bedeutet für viele Nutzer die Anwendung der Dokumentationen und des Projektdurchführungsassistenten, die jedoch eine Basis-Vertrautheit mit dem V-Modell XT erfordert.

Insbesondere durch die organisations- und projektspezifischen Besonderheiten verschiedener Behörden und Einrichtungen können allgemeine Unterstützungswerkzeuge irritieren, da sie nicht zur Projektlandschaft der eigenen Einrichtungen passen oder die Anwendung ungewohnt ist.

Die frei verfügbare Dokumentation sowie der ­Projektdurchführungsassistent und der Editor zum V-Modell XT sind bereits Hilfestellungen und sollen den Nutzer bei der Anwendung der V-Modell-Methodik unterstützen.

Ein innovatives V-Modell-XT-Werkzeug greift ergänzend die folgenden Anforderungen der Nutzer auf:

  • Es sind nur die wirklich notwendigen Informationen zu verarbeiten: Um ein V-Modell-Projekt erfolgreich durchzuführen, muss zunächst das vorgesehene „Tayloring“ durchgeführt werden. Das heißt, die Fülle an Informationen muss auf das Wesentliche reduziert ­werden, und Projektmanagementwerkzeuge für notwendige Aufgaben (etwa Planung und Earned-­Value-Analyse) müssen etabliert werden. Ein eigenes V-Modell-XT-Werkzeug kann so konzipiert werden, dass ein organisationsspezifisches Tayloring für relevante Projekttypen bereits erfolgt ist und den Nutzern nur die Informationen, Artefakte und Werkzeuge bereitgestellt werden, die relevant sind.
  • Unterstützung bei der Projektdurchführung: Ein individualisiertes V-Modell-XT-Werkzeug kann deutlich stärker auf den Ablauf eines Projektes eingehen, als es die Dokumentation des V-Modell XT tut. Der Nutzer wird so schrittweise durch das Projekt begleitet und erhält in den Phasen Hilfestellungen zu notwendigen Aufgaben und relevanten Artefakten.
  • Scharfe Abgrenzung zwischen den Projektphasen: Phasen sind im V-Modell XT an Entscheidungspunkte geknüpft, welche von dem Anwender festgelegt werden müssen. Durch nachträgliche Anpassungen oder ungenaue Bearbeitung der Produkte des Projektes können Phasenübergänge ineinander verschwimmen, was Redundanzen hervorruft und der vollständigen und eindeutigen Bearbeitung einer Phase abträglich ist. In einem V-Modell-XT-Werkzeug kann ein Phasenübergang explizit an die Bearbeitung bestimmter Dokumente geknüpft werden. Damit werden sowohl die Nutzer unterstützt als auch eine Standardisierung innerhalb einer Organisation erreicht.
  • Integration von V-Modell XT und Projektmanagement-Werkzeug: Das V-Modell XT gibt an verschiedenen Stellen der Projektdurchführung Empfehlungen, wie Projektsteuerungsaufgaben adressiert werden sollen, stellt jedoch nicht die notwendigen Werkzeuge bereit. Beispiele sind die Nutzung von Projektkennzahlen, Meilenstein-Trendanalysen oder ein strukturiertes Anforderungsmanagement. Ein innovatives Werkzeug schafft die Verbindung von klassischer Projektsteuerung und den je Projekttyp relevanten V-Modell-XT-Artefakten.
  • Vereinfachte Projektdokumenta­tion: Ein individualisiertes V-Modell-XT-Werkzeug bietet die Möglichkeit, das Projekt direkt durch strukturierte und automatisierte Ablage der bearbeiteten Dokumente zu dokumentieren und diese mit Metadaten zu versehen. Zusätzlich können entsprechende Dokumente anhand vorgegebener Vorlagen generiert werden, sodass Informationen wie Briefköpfe oder Logos bereits integriert sind.

Praxisbeispiel BSH

Im Rahmen eines Projektes am Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) hat BearingPoint zusammen mit dem Kooperationspartner Solvin ein V-Modell XT-Werkzeug konzipiert. Das Werkzeug soll auf Basis des Microsoft Project Servers implementiert werden und ist explizit auf das V-Modell XT Bund ausgerichtet.

Ziel des Projektes war es, eine ­Lösung zu entwickeln, welche die Anwendung des V-Modell XT Bund insbesondere im Hinblick auf Durchführung und Dokumentation im Kontext des BSH erleichtert.

Im Zuge der fachlichen Konzeption wurden unter anderem die folgenden fachlichen und methodischen Eckpunkte für das Werkzeug definiert:

  • Die Definition von Projekttypen sowie die Zuordnung und der Umfang der V-Modell-XT-Artefakte soll organisationsspezifisch erfolgen können. Damit kann ein „Vor-Tayloring“ auf in der Organisation typische Projekttypen erfolgen.
  • Den Anwendern soll ein phasenorientiertes und übersichtliches Frontend mit allen wesentlichen Informationen zum Projektstatus, dem Phasenstatus, dem zeitlichen Verlauf des Projektes, der zu bearbeitenden Dokumente inklusive ihres Status geboten werden.
  • Die Dokumente sollen im Front­end – dies kann z. B. die sogenannte Projektstartseite sein – verlinkt sein und zur Verfügung stehen. Der Anwender soll anhand fest definierter Entscheidungspunkte von Phase zu Phase geleitet werden und zu jeder Phase exakt die Dokumente erhalten, die bearbeitet werden müssen.
  • Die Projektfortschrittsentscheidung soll per Freigabe-Button im Frontend zur nächsten Phase führen (evtl. nur durch Projektleiter). Der Freigabe-Button (Projekt geht in die nächste Phase) soll an den Status der für die jeweilige Phase einschlägigen Dokumente gekoppelt sein, das heißt, der Button ist erst aktiv, wenn Dokumente XY bearbeitet wurden.
  • Umsetzung von im V-Modell geforderten Controlling-Methoden und Automatisierung dieser durch etablierte Projektmanagementwerkzeuge wie die Meilenstein-Trendanalyse und die Earned-Value-Analyse.
  • Zur einfachen Anwendung der Vorlagen / V-Modell XT-Artefakte, soll je Vorlage eine Hilfestellung hinterlegt werden.
  • Eine automatisierte Gesamtdokumentation für die Veraktung soll auf Knopfdruck jederzeit verfügbar sein.

Dieses Werkzeug wird die Anwendung des V-Modell XT am BSH vereinfachen, da insbesondere die Begleitung der Anwender durch das gesamte Projekt und die Dokumentation automatisiert erfolgt.

Prozess zur Einführung

Die Entwicklung und Einführung eines eigenen V-Modell-XT-Werkzeugs erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Die Erhebung der fachlichen und technischen Anforderungen an das zu entwickelnde Werkzeug stellt hierbei die größte Herausforderung dar und ist essentiell für den Einführungserfolg und die Akzeptanz der Anwender. In welchen Schritten ein auf die eigenen Bedürfnisse angepasstes Werkzeug eingeführt werden kann, ist in der nebenstehenden Grafik dargestellt.

Vorphase

Die Veränderung von Prozessen und Vorgaben für das Projektmanagement in einer bestehenden Organisation muss Bestehendes berücksichtigen und Besonderheiten der Organisation abbilden:

Wie werden Projekte organisiert? Welche Projektmanagementprozesse sind bereits etabliert? Welche ­Organisationen sind üblicherweise in Projekten beteiligt? Gibt es Besonderheiten, die bei der Konzeptionierung eines Projektmanagementwerkzeuges beachtet werden müssen? Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben? Welche technische Grundlage bietet die Einrichtung grundsätzlich?

Konzeptionsphase

In der Konzeptionsphase liegt der Fokus auf der Erhebung der fachlichen und technischen Anforderungen der jeweiligen Organisation sowie der Definition von relevanten Projekttypen und der Auswahl der jeweils relevanten Artefakte des V-Modell XT. Hierbei werden unter ­anderem folgende Fragestellungen beantwortet:

  • Welche Artefakte des V-Modell XT sollen abgebildet werden? Das V-Modell XT besteht aus einer Vielzahl verschiedener Artefakte, die zusammenhängen und die Basis der Projektdurchführungsstrategie und der technischen Konzeption des V-Modell-XT-Werkzeugs bilden. Im Rahmen der Konzeptionierung wird definiert, welche Produkte und Elemente der V-Modell-XT-Artefakte Projekttyp, Projekttypvariante, Projektmerkmal, Vorgehensbaustein, Entscheidungspunkt und Projektdurchführungsstrategie tatsächlich in dem V-Modell-XT-Werkzeug abgebildet werden. Dadurch kann das Werkzeug individuell und einrichtungsspezifisch angepasst werden.
  • Welche funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen soll das Werkzeug erfüllen?
  • Wer sind die Nutzer und Zielgruppen und welche Rollen- und Berechtigungen sind zu berücksichtigen?

Umsetzungsplanung und Einführung

In der Umsetzungsplanung werden die finanziellen und personellen Ressourcen für die Konzeptionierung eines eigenen V-Modell-XT-Werkzeuges festgelegt sowie eine zeitliche und methodische Planung für die Einführung erstellt. Im Rahmen der Einführung wird das System sukzessive implementiert, und die Anwender werden geschult.

Technologische Umsetzungsplattform

BearingPoint und Solvin haben sich entschieden, das V-Modell-XT-Werkzeug auf Basis Microsoft Project Server 2013 zu implementieren. Ausschlaggebend hierfür sind die Erweiterbarkeit, der Funktionsumfang der Software und der hohe Integrationsgrad. Der Microsoft Project Server bietet als etabliertes Projektmanagementwerkzeug auch durch die direkte Integration von MS SharePoint die Möglichkeit, darauf ein eigenes V-Modell-XT-Werkzeug mit sämtlichen Artefakten und Dokumentenmanagement aufzusetzen. Aus Projektmanagementsicht wird so ein durchgängiges System entwickelt, welches sich in seinen Funktionalitäten ergänzt und durch verhältnismäßig geringen Anpassungsaufwand organisationsspezifisch ausgeprägt und implementiert werden kann. Workflows lassen sich organisationsspezifisch abbilden und die Bearbeitung der Produkte und Dokumente des V-Modell-XT-Werkzeugs kann direkt aus dem Werkzeug heraus mit den bekannten MS-Office-Anwendungen geschehen.

Eine detaillierte Beschreibung der technischen Umsetzung, einer möglichen Systemarchitektur/-konfiguration und deren Funktionalitäten erfolgt im Rahmen des Folgeartikels in der nächsten Ausgabe.

Fazit

Das V-Modell XT ist ein „taylor-bares“ Vorgehensmodell, welches sich insbesondere für System- und Softwareentwicklungen eignet. Die Größe und Vielseitigkeit macht die Methodik enorm umfangreich, was nur durch bedingt gut unterstützende Werkzeuge ausgeglichen werden kann.

Ein direkt auf die Bedürfnisse einer Behörde angepasstes Werkzeug kann die Anwendung der V-Modell-Methodik jedoch stark vereinfachen und bietet insbesondere erhebliche Vorteile im Bereich der Projektdokumentation und in der Anwender­unterstützung.

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