Netzkostenkontrolle

Stadtwerke Gmünd bilden Kostenrechnungsbericht mit SAP und Qlik Sense ab

| Autor / Redakteur: Alexander Klaus* / Ira Zahorsky

Die Datenauswertung erfolgt in der Abteilung Grundsatzplanung der Stadtwerke Gmünd jetzt schnell und effektiv.
Die Datenauswertung erfolgt in der Abteilung Grundsatzplanung der Stadtwerke Gmünd jetzt schnell und effektiv. (Bild: Pixabay / CC0)

Die Abteilung Grundsatzplanung der Stadtwerke Gmünd, zuständig für das technische Controlling, erstellt regelmäßig einen umfangreichen Bericht der Kostenrechnung für leitende Mitarbeiter des Bereichs Netze. Die Erstellung dieses Reports war jedoch mit einigen Hürden verbunden.

Tiffany Barlow aus der Abteilung Grundsatzplanung bei der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH berichtet: „Wir nutzen als ERP-System SAP. Da ich in SAP direkt keine Auswertungsmöglichkeiten hatte, musste ich die erforderlichen Daten aus den SAP-Modulen für die Kostenrechnung in Microsoft Excel extrahieren und mit entsprechenden Hintergrunddateien verknüpfen, um die gewünschten Auswertungen erstellen zu können. Dieses Verfahren war umständlich und zeitaufwändig. Gerade zu Jahresbeginn, wenn sehr viele große Rechnungen verbucht werden, musste ich teils täglich neue Auswertungen starten, um die Zahlen aktuell zu halten – brauchte aber für den Bericht zwei Arbeitstage bis zur Fertigstellung.“

Schnell und effizient

Thomas Lange, IT-Koordinator der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH
Thomas Lange, IT-Koordinator der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH (Bild: Stadtwerke Schwäbisch Gmünd)

Getrieben durch die Fachabteilung hat sich die IT auf die Suche nach einer geeigneten Lösung gemacht, um schneller und effizienter in der Datenbereitstellung und -analyse zu werden. „Wir haben zunächst eruiert, ob wir die Standardfunktionen von SAP erweitern können“, berichtet Thomas Lange, IT-Koordinator der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH. „Es wurde aber schnell klar, dass dies nicht der richtige Weg ist.“ Stattdessen sollte eine Business-Intelligence-Lösung für Abhilfe sorgen, die automatisiert SAP-Daten einlesen und analysieren kann. Welche, war für Lange sehr schnell klar: „Ich habe bereits in der Vergangenheit mit Qlik-Lösungen gearbeitet und diese als sehr flexibles, mächtiges Werkzeug kennengelernt, was gleichzeitig sehr gut beherrschbar ist. Daher habe ich der Fachabteilung Qlik Sense vorgestellt. Und nachdem auch Frau Barlow leuchtende Augen bekommen hat, war die Sache entschieden.“ Insbesondere die hohe Flexibilität hinsichtlich anbindbarer Datenquellen und die unkomplizierten Analysierbarkeit von Daten bis auf Detailebene konnte hier überzeugen.

Als IT-Partner für die Projektrealisierung holten sich die Stadtwerke Gmünd den Qlik-Solution-Provider B.i.TEAM aus Karlsruhe an Bord. „In einem gemeinsamen dreitägigen Workshop haben sowohl das Produkt als auch der Partner überzeugt“, erzählt Lange. „Nach diesem kurzen Zeitraum stand bereits die erste Version. Hier hat sich ausgezahlt, einen Partner mit fundiertem SAP- und Qlik-Know-how zu haben.“

Die Datenanbindung erfolgt über den zertifizierten SAP SQL Connector von Qlik. Angebunden sind die für die Kostenrechnung erforderlichen Module. Eingelesen werden Daten der letzten zehn Jahre – das entspricht rund vier Millionen Buchungsbelegen. Die Daten werden täglich aktualisiert. Der nächtliche Datenlauf dauert rund 30 Minuten.

Einsatzbereich und Nutzen

Den mit Qlik Sense erstellten Netzbericht können Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter abrufen. Dargestellt werden Kostenstellen und Aufträge. Den Mitarbeitern stehen Informationen zur Verfügung, die ihnen aufzeigen, wo sie mit ihren Investitionen stehen (welcher Betrag auf der Kostenstelle noch übrig ist, welcher Betrag tatsächlich ausgegeben wurde) und wie viel sie im Vergleich zu den geplanten Ausgaben investiert haben. Bei Abweichungen vom Plan können die Anwender tiefer gehende Informationen zu den Kostentreibern abrufen. „Um auf einen Blick zu erkennen, wie der aktuelle Stand ist, werden die Einstiegszahlen über Tachos visualisiert“, erläutert Barlow. „Mit zunehmender Detailtiefe folgen im Anschluss tabellarische Zahlendarstellungen.“

Der weitere Rollout der Lösung ist bereits in Planung. „Aktuell haben wir die SAP-Module für die Kostenrechnung als Datenquellen angebunden und Berichte für den Bereich Netze umgesetzt. Geplant ist, je nach Bedarf, aus den Abteilungen weitere SAP-Module an Qlik Sense anzubinden und Applikationen für die Bereiche Vertrieb und kaufmännische Dienste umzusetzen“, betont Lange abschließend.

Über die Stadtwerke

Als Infrastruktur- und Energiedienstleister stellt die Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH die Grundversorgung in der Region Schwäbisch Gmünd sicher. Rund 32.000 Industrie-, Gewerbe- und Privatkunden nutzen Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Strom, Gas, Wasser, Wärme und Telekommunikation. Das Kommunalunternehmen hat rund 160 Beschäftigte.

*Der Autor, Alexander Klaus, ist Senior Director DACH/Southern EMEA Marketing bei Qlik.

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