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Auf dem Weg zur eAkte Stadtverwaltung Wuppertal optimiert ihre dokumentenbasierten Abläufe

| Autor / Redakteur: Karolin Köstler* / Ira Zahorsky

Die Stadtverwaltung Wuppertal begann bereits vor 15 Jahren mit der schrittweisen Einführung der elektronischen Akte (eAkte). Trotz der bereits digitalisierten Bestandsakten im Jobcenter Wuppertal war die Arbeit mit den Dokumenten aufgrund der umfangreichen Dateigrößen sehr zeitaufwändig.

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Digitalisierte Akten können dank des ISO-Standards PDF/A über Jahrzehnte hinweg beweiserhaltend gespeichert und reproduziert werden.
Digitalisierte Akten können dank des ISO-Standards PDF/A über Jahrzehnte hinweg beweiserhaltend gespeichert und reproduziert werden.
(Bild: Foxit Software)

Um die Arbeit von dokumentenbasierten Abläufen zu erleichtern, suchte das Wuppertaler Amt für Informationstechnik und Digitalisierung als zentraler IT-Dienstleister nach einer Möglichkeit, die Größe der PDF-Dateien zu verkleinern. Außerdem sollte sich die Lösung direkt in das Dokumenten-Management-System der codia Software GmbH integrieren lassen.

Zur Verwaltung der digitalen Akten war von Beginn an das Dokumenten-Management-System d.3ecm der codia Software GmbH im Einsatz, das speziell auf die Bedürfnisse öffentlicher Verwaltungen abgestimmt ist. Grundlegend für die eAkte und die erfolgreiche Umsetzung eines eGovernment-Vorhabens ist zunächst immer die Digitalisierung aller Bestandsakten.

Im Jahr 2016 wurde das Jobcenter Wuppertal vollumfänglich auf die eAkte umgestellt. Dazu wurden die papierbasierten Bestandsakten des Jobcenters – mit insgesamt 15 Millionen Seiten – digitalisiert und im PDF-Format im d.3ecm abgelegt. Eine eAkte entsprach dabei einer PDF-Datei. Die Dateien waren zum Teil 400 Megabyte groß. Dementsprechend gestaltete sich das Arbeiten mit den digitalen Akten mühsam und unkomfortabel für die Mitarbeiter*innen des Jobcenters Wuppertal. „Das Öffnen, Navigieren und Bearbeiten einer PDF-Datei hat immer sehr lange gedauert“, sagt Tobias Teitscheid, Sachbearbeiter im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Wuppertal. „Daher suchten wir nach einer Software, mit der sich die Größe von PDF-Dateien komprimieren lässt.“

Die Wahl fiel hierbei auf den PDF Compressor von Foxit Software. Die praxiserprobte Lösung komprimiert gescannte Dokumente auf ein Minimum bei einer gleichbleibend hohen Qualität und bietet eine vollständige Integration in das d.3ecm. So wandelt der PDF Compressor gescannte Dateien in hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF-Dateien um. Diese optimierten digitalen Akten lassen sich dann mit dem d.3ecm bequem verwalten. Ziel der Einführung war zunächst eine Komprimierung der Bestandsakten des Jobcenters, wobei weitere Anwendungsfälle folgten.

Von 400 MB auf 40 MB

„Als wir damit begonnen haben die Akten des Jobcenters mit dem PDF Compressor zu verarbeiten merkten wir schnell, dass wir dadurch viel Zeit und Nerven einsparen können“, bestätigt Teitscheid. „Die Dateigrößen wurden auf ein Zehntel von 400 MB auf 40 MB reduziert und das bei gleichbleibender Qualität. Neben der deutlichen Verringerung der Bearbeitungszeiten liegen die Vorteile auch darin, dass die Akten aufgrund des ISO-Standards PDF/A über Jahrzehnte hinweg beweiswerthaltend speicherbar und reproduzierbar sind.“

Weitere Einsatzbereiche

„Der PDF Compressor kommt bei uns auch an anderen Stellen zum Einsatz wie zum Beispiel bei der Komprimierung der digitalen Notfallprotokolle. Hier wurden ca. 700.000 Dateien komprimiert. Für ein weiteres Projekt mussten mehrere tausend PDF-Dateien angepasst werden, um diese für eine Schnittstelle lesbar zu machen. Hier fand nicht nur eine Komprimierung statt, sondern auch eine Konvertierung zu einem anderen PDF-Format mit gleichzeitiger Entfernung aller Leerseiten“, erzählt Teitscheid. Bei den häufig recht umfangreichen Notfallprotokollen handelt es sich um Dokumentationen über Einsätze und Fahrten von Krankenwagen. Die Protokolle wurden zuvor in dem dazugehörigen Fachverfahren aufbewahrt. Mit Unterstützung des PDF Compressors konnten die Dateien komprimiert und anschließend in das d.3ecm integriert werden.

Ein weiterer Einsatzort ist die Personalabteilung der Stadtverwaltung Wuppertal. Hier nutzen die Mitarbeiter*innen die in die Lösung integrierte optische Zeichenerkennung (OCR), um eingehende digitale Bewerbungen volltextfähig und nach Stichworten durchsuchbar zu machen. Außerdem werden alte Personaldokumente, die noch im TIFF-Format vorliegen, in das PDF-Format konvertiert.

Schließlich wurde das Bauamt auf die flexiblen Einsatzmöglichkeiten des PDF Compressors aufmerksam. Hier suchte man eine Lösung, um die hiesigen Akten zusammenzuführen. „Eine problemlose Zusammenführung von zwei PDF-Dateien mit jeweils über 1.000 Seiten Inhalt funktioniert ebenfalls sehr zuverlässig“, berichtet Teitscheid.

Der digitale Posteingang

Darüber hinaus finalisiert die Stadt Wuppertal derzeit ein weiteres Großprojekt unter Einsatz des Foxit PDF Compressors: die vollständige Digitalisierung des Posteingangs. Dabei handelt es sich um täglich fast 3.500 Briefe, die mithilfe der Lösung digitalisiert, im Volltext durchsuchbar gemacht und komprimiert werden sowie anschließend ebenfalls mit d.3ecm verwaltet werden. Ziel ist, die eingehende Post automatisiert an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten oder dem digitalen Aktenplan zuzuordnen. Hierfür kommen intelligente Klassifizierungsmechanismen zum Einsatz. Der PDF Compressor überwacht kontinuierlich einen Ordner, der über die digitale Poststelle befüllt wird und die dort abgelegten Dateien in Echtzeit verarbeitet. Für die Verschlagwortung der digitalen Poststücke ist die integrierte OCR-Komponente unerlässlich. Nur so können die Inhalte des Posteingangs anschließend mit einem umfassenden Regelwerk klassifiziert werden.

Karolin Köstler, Marketing Manager EMEA bei Foxit Software
Karolin Köstler, Marketing Manager EMEA bei Foxit Software
(Bild: Foxit Software)

*Die Autorin, Karolin Köstler, ist Marketing Manager EMEA bei Foxit Software.

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