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Stadt Ulm testet digitale Projektakte

| Autor: Ira Zahorsky

Gunter Czisch, erster Bürgermeister der Stadt Ulm
Gunter Czisch, erster Bürgermeister der Stadt Ulm (Bild: Press'n'Relations)

Wenn alle an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter jederzeit am Bildschirm Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben und keine schweren Aktenordner mehr mitgeschleppt werden müssen, dann ist das ziemlich praktisch. Die Lösung wurde gemeinsam mit der Stadt Ulm entwickelt, die nun auch Pilotanwender ist.

Die Lösung „ProMIS“, die in Zusammenarbeit mit der Stadt Ulm entwickelt wurde, kann sowohl auf einer bestehenden DMS-Lösung als auch „stand-alone“ auf Basis eines File-Servers oder einer SQL-Datenbank aufgesetzt werden. In Ulm arbeiten derzeit rund 120 User damit. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiter, die in die laufenden Großprojekten wie dem „City-Bahnhof“ oder den „Sedelhöfen“ involviert sind.

„Für uns hat dieses Werkzeug einen extremen Effizienzgewinn gebracht. Allein die Tatsache, dass nicht mehr Megabytes an eMails hin und hergeschickt werden, sondern alle Beteiligten online mit der jeweils aktuellsten Version arbeiten können, spart immens Zeit und Ressourcen ein“, erläutert der Ulmer Finanzbürgermeister Gunter Czisch einen wichtigen Vorteil der neuen Lösung.

So einfach wie möglich

Der Hersteller eXXcellent solutions bekam als Vorgabe für die Entwicklung von „ProMIS“, die Lösung so einfach wie möglich zu gestalten. So können Projekte auf Basis einer vorgegebenen Struktur gestartet werden, in der sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet. Diese Struktur deckt den Großteil aller Anforderungen an die Verwaltung kommunaler Projekte ab und kann jederzeit individuell angepasst werden.

Welche Mitarbeiter mit welchen Rechten auf die einzelnen Dokumente zugreifen dürfen, wird vom Projektverantwortlichen selbstständig gesteuert, ohne dass die IT-Abteilung unterstützen muss. Damit reduziert sich der Administrationsaufwand ebenfalls auf ein Minimum.

Die Benutzeroberfläche wurde auf eine möglichst einfache Bedienung ausgelegt, so dass die Lösung ohne große Einarbeitung von jedem Mitarbeiter eingesetzt werden kann.

Abgelegt werden in ProMIS sowohl Microsoft-Office-Dokumente als auch PDFs, Bilddateien oder eMails. Alle Mitarbeiter eines Projektes können sich per eMail informieren lassen, sobald bestimmte Dokumente geändert wurden. Zudem unterstützt das System eine Versionierung, so dass bei Bedarf jederzeit auch ältere Bearbeitungsstände nachgeschlagen werden können.

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