IT-Management und IT-Controlling

Sparstrumpf Informationstechnologie

14.08.2008 | Autor / Redakteur: Manfred Klein / Manfred Klein

Wie andere Bundesländer auch, so sieht man in Sachsen-Anhalt in einem vereinheitlichten IT-Einsatz eine Möglichkeit, deutliche Einsparungen zu erzielen und zur Konsolidierung des Haushalts beizutragen. Dazu will man in Magdeburg im Rahmen der IT-Strategie ein umfassendes IT-Management und IT-Controlling einführen.

Schon in den ersten Absätzen der IT-Strategie verweisen die Verfasser auf die angestrengte Haushaltslage in Sachsen-Anhalt: „Unumstößliche Rahmenbedingung für jegliche Strategie des Landes ist die schwierige Haushaltssituation. Andererseits ist die Verfügbarkeit finanzieller und personeller Ressourcen wesentliche Voraussetzung für die Unterstützung und Begleitung der Modernisierung der Verwaltung durch die IT. In der Landesverwaltung müssen in den nächsten Jahren die bestehenden Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigt werden. Dies kann nur durch Optimierung der Verwaltungsabläufe und deren technische Unterstützung gelingen. Die IT ist dafür ein unverzichtbares Instrument, ihre verstärkte Nutzung alternativlos.“

Zudem verweisen die Autoren darauf, dass sowohl externe Gutachten wie auch die Erfahrungen anderer Bundesländer zeigten, dass im IT-Betrieb der Verwaltung erhebliche Rationalisierungspotenziale stecken. Daraus folgern sie: „Mit dem Aufbau des zentralen IT-Dienstleisters und der sukzessiven Aufgabenverlagerung muss es schrittweise gelingen, diese Potenziale zu erschließen, um den Aufgabenzuwachs in der IT zu bewältigen.“

Bedarfsdeckung

Daher soll sich auch die Entwicklung und Weiterentwicklung von IT-Verfahren im Land am Bedarf der Ressorts und an den Anforderungen der Anwender orientieren. Bei der Entwicklung, Pflege und Änderung von IT-Verfahren gilt das Prinzip: Beschaffung oder Einsatz von Standardsoftware oder vorhandener Lösungen beim Bund, in anderen Bundesländern oder in den Kommunen hat Vorrang vor einer Eigenentwicklung. Dabei soll das Prinzip des Einer-für-alle-Verfahrens zum Tragen kommen. Darüber hinaus soll sowohl die ressortinterne wie auch die ressortübergreifende Entwicklung, Pflege und Änderung von IT-Verfahren entsprechend den Vorgaben eines Vorgehensmodells durchgeführt werden. Das IT-Projektmanagement wird als ressortübergreifend geltender, standardisierter IT-Managementprozess festgelegt und implementiert.

Mit dieser Vorgehensweise sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Verbesserung und Gewährleistung der Qualität,
  • Eindämmung der Kosten über den Lebenszyklus,
  • Verbesserung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Zudem will die Landesregierung gerade durch die Verbesserung und Gewährleistung der Qualität Folgendes erreichen:

  • die Vollständigkeit der zu liefernden Ergebnisse,
  • definierte Zwischenergebnisse (und dadurch ermöglichte frühzeitige Qualitätssicherungsmaßnahmen),
  • Modularität,
  • eine prozessorientierte Herangehensweise sowie
  • eine einheitliche Systematik und Dokumentation (und damit ein erleichtertes Verständnis der Ergebnisinhalte sowie eine unkompliziertere Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen).

Die angestrebte Kosteneindämmung soll zudem durch ein standardisiertes Vorgehen und projektübergreifend geltende Entwicklungsstandards erreicht werden. In Magdeburg verspricht man sich davon folgende, die Kosten reduzierende Effekte:

  • Die Erstellung von projektspezifischen Entwicklungsstandards und deren Prüfung wird vereinfacht.
  • Die Kalkulation des Aufwandes wird transparenter und Kostenrisiken werden eher erkannt.
  • Bei Fremdvergabe lassen sich Reibungsverluste zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vermeiden oder reduzieren.
  • Der Einsatz von Ressourcen wird optimierbar, weil zum Beispiel übergreifend verwendbare oder wiederverwendbare Lösungsansätze erkannt werden.
  • Fehlentwicklungen werden früher erkannt.
  • Schulungskosten werden verringert.

Ein Vorgehensmodell als Entwicklungsstandard für IT-Projektmanagement, Entwicklung, Pflege und Einführung von IT-Verfahren soll zudem die spezifischen Ziele und Rahmenbedingungen der IT im Land berücksichtigen.

Mittelfristige Maßnahmen

Aus diesen Rahmenbedingungen leiten die Verfasser weitere mittelfristige Maßnahmen ab. So soll das V-Modell XT – in Abstimmung mit dem für die ressortübergreifende Organisation zuständigen Innenministerium – auf seine Verwendungsfähigkeit für die IT in der Landesverwaltung geprüft und bei Eignung eingeführt werden. Darüber hinaus ist geplant, weitere Vorgaben zur Qualitätssicherung und zum Schnittstellenmanagement bei der Entwicklung und Einführung von IT-Verfahren zu erarbeiten.

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