Vitako-Positionspapier Spardose eGovernment

Redakteur: Manfred Klein

Wie lassen sich die bürokratischen Hindernisse, die immer noch der Umsetzung von eGovernment im Wege stehen, beseitigen? Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, hat nun mit einer „Negativliste“ einen neuen Anlauf unternommen.

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Noch immer behindern Schriftformerfordernis und andere Nachweispflichten eGovernment
Noch immer behindern Schriftformerfordernis und andere Nachweispflichten eGovernment
(Bild: Sergey Nivens – Fotolia.com)

Egal welche Studie man zu Rate zieht, die Zugriffsraten im eGovernment sind längst nicht so wie sie sein sollten. Mit dieser Zurückhaltung einher geht auch, dass die Einspareffekte der elektronischen Verwaltung längst nicht so hoch ausfallen, wie prognostiziert.

Schuld an der Misere sind jedoch weder die Bürger, noch die Wirtschaft, sondern die offenbar nicht zu reduzierende Bremswirkung von bürokratischen Hemmnissen. Trotz Normenscreening bremsen immer noch zahlreiche unnötige Schriftformerfordernisse und diverse analoge Informations- und Nachweispflichten eGovernment aus.

Bereits 2012 hatte Vitako mit einer Positivliste auf diese Problematik hingewiesen und 20 kommunale Prozesse auf ihre elektronische Umsetzbarkeit nach damaligem Recht untersucht. Nun versucht es der Verein umgekehrt. Von dem Projekt einer Negativliste erhofft sich der Verein mehr Breitenwirkung, dazu wurden ebenfalls wieder verschiedene Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen daraufhin analysiert, wie diese Prozesse schneller, bürgerfreundlicher und günstiger gestaltet werden können.

So funktioniert eGovernment

Für die Untersuchung wurden die folgenden zehn digitale Topleistungen für Wirtschaft und Bürger ausgewählt:

  • Fahrerkarte,
  • Reisegewerbekarte,
  • Sondernutzung Straßenraum,
  • Sondernutzung Aufgrabungen
  • Gewerbeanmeldung,
  • Wohnsitzanmeldung,
  • Unterhaltsvorschuss,
  • Wohngeldantrag,
  • Geburtsurkunde und
  • Anhörung Owl.

Sieben der zehn (Teil-) Prozesse könnten, so die Autoren, auch nach geltendem Recht bereits heute vollständig elektronisch abgewickelt werden. Allerdings, so die Autoren weiter: „Elektronische Transaktionen sind in der Praxis aber die Ausnahme, das heißt bei den untersuchten Prozessen gibt es einen deutlichen Unterschied zwischen der rechtlichen Betrachtung und der gelebten Verwaltungspraxis, die von lieb gewordenen Gewohnheiten geprägt ist.“

Um dieses Muster aufzubrechen, fordern die Autoren eine Reihe notwendiger Veränderungen, die im Rahmen der Digitalisierung der Prozesse durchzuführen seien. Im Einzelnen seien dies:

  • der Verzicht auf Unterschriften und eine Identitätsprüfung ebenso wie der Verzicht auf persönliche Vorsprache bei der Antragstellung,
  • die Verwendung elektronischer Formulare und die Möglichkeit elektronischen Bezahlens,
  • eine Upload-Möglichkeit für erforderliche Nachweise oder
  • die Beschaffung von Nachweisen durch die Behörden untereinander.

Ihr Fazit dazu: „Jede dieser Maßnahmen trägt dabei zu erheblichen Kosteneinsparungen sowohl auf Seiten der Kunden als auch der Verwaltung bei. Bei allen von uns untersuchten Prozessen lassen sich erhebliche Einsparpotenziale realisieren. Der Vergleich der erhobenen Ist-Kosten mit den errechneten Kann-Kosten zeigt Werte zwischen 30 und mehr als 70 Prozent, die pro Prozess eingespart werden können.“

Um diese Einsparungseffekte zu realisieren, fordern die Verfasser die Abkehr von alten liebgewohnen Gewohnheiten. Nur so ließen sich die elektronischen Möglichkeiten zur medienbruchfreien Gestaltung von Verwaltungsprozessen ausschöpfen.

Medienbruchfreie Prozesse gestalten

Realisieren ließen sich diese kostensparenden Prozesse, wenn die Verwaltungen auf das persönliche Erscheinen der Bürger verzichten würden, vermehrt elektronische Formulare verwenden würden und Nachweispflichten abschaffen beziehungsweise digitalisieren würden, sodass diese im Backoffice abgewickelt werden könnten.

So merken die Verfasser zum Punkt persönliches Erschienen an: „Die kommunale Praxis erfordert häufig die persönliche Vorsprache bei der Antragstellung, obwohl es nicht vorgeschrieben ist. Außer der persönlichen Vorsprache könnten auch Identitätsprüfungen entfallen. Zwar lassen sich Identitätsnachweise mithilfe der eID-Funktion des Personalausweises formal elektronisch abbilden. Da sich aber bisher weder in den Verwaltungen noch bei Bürgern der elektronische Personalausweis durch setzen konnte, sollten ersatzweise die Prozesse selbst vereinfacht werden.

Häufig lassen sich Verwaltungsleistungen, die nicht formell eine eindeutige Identifizierung erfordern, durch Plausibilisierung oder kontextbezogene Identifikation (zum Beispiel durch Angabe eines Aktenzeichens) einfacher umsetzen.“

Ebenfalls kritisch merken die Verfasser den Umgang mit elektronischen Formularen an und schlagen eine geänderte Vorgehensweise vor. So heißt es dazu: „Ein Antragsteller muss Formulare verwenden, die selbst in elektronischer Form oft eine Unterschriftszeile vorsehen, auch wenn dies rechtlich nicht erforderlich ist („gefühlte Schriftform“). Eine Klarstellung oder ein ergänzender Hinweis im jeweiligen Fachrecht könnte dabei helfen, Unsicherheiten bei der Interpretation der Rechtslage abzubauen.“

Und weiter: Die Verwendung elektronischer Formulare (und die Möglichkeit des elektronischen Bezahlens) würden den Prozess 'Anhörung bei Ordnungswidrigkeitsverfahren' beschleunigen und günstiger machen. Da weder ein Schriftformerfordernis noch eine Identifikationsnotwendigkeit besteht, würde eine kontextbezogene Identifikation mit dem Aktenzeichen des Bußgeldvorganges in einem elektronischen Formular 'Anhörung' vollkommen ausreichen. Wir haben für diese Lösung eine Kostenersparnis von knapp 27 Prozent errechnet.“

Und zum Thema Nachweispflichten merken sie an: „In der digitalen Verwaltung sind Nachweispflichten eigentlich ein Anachronismus.“ Auf dem Weg zu durchgängig medienbruchfreien Verwaltungsprozessen müsse darüber nachgedacht werden, wie diese Nachweise anders beigebracht werden könnten. die Autoren fordern in diesem Zusammenhang Nachweispflichten ähnlich wie Schriftformerfordernisse grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen und wo immer möglich abschaffen.

Sollten dennoch Nachweise erforderlich sein – sollten sich Behörden in Zukunft untereinander die Nachweise selbst beschaffen. Es sei sinnvoller, auf einen gemeinsamen Datenbestand zuzugreifen als jedes Mal bereits erhobene Daten neu zu erfassen, zumal das eGovernment-Gesetz des Bundes diese Möglichkeit ausdrücklich vorsehe.

Kritisch vermerkt die Studie auch die Tatsache, dass viele Verwaltungen den zur Verfügung stehenden Rechtsrahmen in Sachen Digitalisierung nicht ausschöpfen würden. So stünde bei den untersuchten Prozessen nur in drei Fällen aktuelles Recht einer vollständigen digitalen Umsetzung entgegen.

Handlungsbedarf

Vor diesem Hintergrund ist auch der Handlungsbedarf aus Sicht der Autoren schnell skizziert. Insbesondere fordern sie zur Umsetzung der Digitalisierung in Deutschland die Entwicklung modular aufgebaute eGovernment-Angebote, die Anpassung noch bestehender rechtlicher Hindernisse, eine Prozessoptimierungen aus Kundensicht und die Überwindung von Informationssilos, die Einmalerhebung von Daten und deren Wiederverwendung mit Zustimmung des Betroffenen, einen anderen Umgang mit Nachweispflichten, Experimentierklauseln und Erprobungsräume sowie eine moderne und leistungsfähige IT-Infra­struktur.

Erfahrungsgemäß dürfte jedoch gerade die Anpassung des Rechtsrahmens – mit dem Ziel von bundesweit einheitlichen Regelungen – auf Widerstand stoßen. Der IT-Planungsrat ist hier zwar gefordert, doch wird es einer politischen Initiative bedürfen, um eine Umsetzung zu erreichen. mk

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