Studie von Techconsult

Software Asset Management – nur ein Verwaltungsakt?

| Autor: Ira Zahorsky

Empfehlungen der Analysten

  • Lizenzmanagement und Software Asset Management ist Chefsache beziehungsweise sollte es sein. Das heißt natürlich nicht, dass sich der CIO oder IT-Leiter im Tagesgeschäft mit den Einzelheiten auseinandersetzen soll – oder muss. Vielmehr muss das IT-Management die Leitplanken vorgeben und die richtigen Mitarbeiter auswählen.
  • Ein Budget für Software Asset Management ist einzuplanen. Es wird dabei unter anderem empfohlen, dezidierte Budgets für die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter bereitzustellen. Auch Budgets für Beratung und Prozessoptimierung, die für die Einbindung externer Dienstleister notwendig sind, sind gegebenenfalls zu berücksichtigen. Bei Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sollte das Äquivalent von drei bis fünf Prozent der Ausgaben für Software veranschlagt werden. Bei Unternehmen mit Lizenzausgaben pro Jahr von etwa fünf Millionen Euro sollten es, je nach Organisationsform, noch 1 bis 2,5 Prozent sein.
  • Software Asset Management ist Teamarbeit. Stellen Sie für die Konzeption, Planung und Umsetzung ein interdisziplinäres Team zusammen. Hierzu gehören, neben der IT, dem Einkauf und der Geschäftsleitung, Verantwortliche der Bereiche Personal und des Betriebsrats. Beachten Sie bei der Entwicklung von Prozessen auch die Anforderungen der Anwender und binden Sie die Fachbereiche mit ein. Definieren Sie Zyklen für die Überprüfung und Anpassung von Prozessen.
  • Gehen Sie davon aus, dass Sie in den kommenden 18 Monaten von mindestens einem Softwarelieferanten eine Anfrage auf eine Plausibilitätsprüfung der eingesetzten Software oder eine Audit-Anfrage bekommen. Bereiten Sie sich hierauf vor. Gegebenenfalls, indem Sie eine solche Prüfung erproben. Führen Sie Stichproben durch. Sollten die entsprechenden Kompetenzen im Unternehmen nicht vorhanden sein, so sprechen Sie mit „Kollegen“ in anderen Unternehmen oder greifen auf die Hilfe eines externen Dienstleisters zurück.
  • Der Nutzen eines umfassend aufgesetzten Software Asset Management im Unternehmen stellt das Einhalten der Compliance in Sachen Lizenzierung sicher und entlastet damit Business- wie IT-Verantwortliche vor unangenehmen Rechtsfolgen, aber auch Imageschäden, die sich zum deutlichen Wettbewerbsnachteil entwickeln können. Pflichten zur Sicherstellung der Compliance und zur Abwendung von wirtschaftlichem Schaden vom Unternehmen ergeben sich unter anderm aus §§ 91, 93 AktG sowie § 43 GmbHG. Aber auch die Softwarehersteller definieren in ihren Verträgen Grundsätze und Maßnahmen zum verantwortungsvollen Umgang mit der Software. Hierzu lassen sie sich regelmäßig umfassende Kontrollrechte einräumen. Vorrangige Ziele von Compliance sind neben Risikominimierung insbesondere Effizienz- und Effektivitätssteigerung.
  • Insbesondere kleinere mittelständische Unternehmen verfügen nicht über ausreichende (personelle) Ressourcen, um diese Software-Asset-Management-Modelle umzusetzen. Es wird empfohlen, qualifizierte Dienstleister in die Planungen einzubeziehen. Gleichfalls wird empfohlen zu prüfen, ob der gesamte Bereich des Software Asset Managements ausgelagert werden kann.

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