De-Mail-Einführung in Ämtern und Behörden

So wird die elektronische Kommunikation zum Erfolg

Seite: 3/3

Firmen zum Thema

De-Mail-Einführung – wie wird sie erfolgreich?

Die Erfahrung bei der Durchführung von De-Mail-Einführungsprojekten zeigt, dass vor der eigentlichen Umsetzung nicht nur die globale Strategie des Unternehmens beziehungsweise der Behörde definiert werden muss. In besonderem Maße gilt das auch für die Kommunikationsstrategie, denn hier muss festgelegt werden, wie die Kommunikationspartner Nachrichten und Dokumente austauschen sollen.

Im Vorfeld einer De-Mail-Einführung sollte daher eine Evaluierung der De-Mail-Integration vorgenommen und Pilotprozesse für die Analyse ausgewählt werden. Um einen schnellen Nutzen erreichen zu können, bieten sich hier Prozesse an, die über ein hohes Volumen an Postsendungen verfügen und sich durch De-Mail ersetzen lassen. Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird dann sehr schnell der monetäre Nutzen sichtbar werden.

In einem Grobkonzept sollten anschließend die bestehenden Prozesse aufgenommen werden. Diese sind gegen die allgemeinen rechtlichen und technischen Anforderungen und Rahmenbedingungen zu prüfen. Resultierend aus diesen Vergleichen kann eine generelle Darstellung der De-Mail-Prozesse erstellt werden.

Die folgende Feinkonzeption definiert aufbauend auf den bereits erzielten Ergebnissen für die analysierten Prozesse Anpassungen in Bezug auf die De-Mail-Integration. Insbesondere werden übergreifende De-Mail-Aktivitäten sowie Subprozesse identifiziert und zusammen mit den zugehörigen Schnittstellen definiert. Dabei werden die fachlichen Prozessabläufe berücksichtigt und als Anforderungen an die IT-Infrastruktur übersetzt. In Bezug auf die fachlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen der De-Mail-Einführung werden Spezifikationen erstellt und der Fahrplan für das Vergabeverfahren bestimmt.

Fazit

Sowohl De-Mail als auch der nPA werden die Kommunikationswege revolutionieren. Papierbasierende Postsendungen werden immer mehr durch das elektronische Pendant ersetzt. Durch die Digitalisierung werden Medienbrüche vermieden und die Bearbeitung innerhalb von Behörden und Unternehmen vereinfacht. Weiterhin wird der Austausch von Informationen mit den Bürgerinnen und Bürgern erleichtert werden. Durch Vermeidung von papierbasierten Dokumenten wird weiterhin der Kostendruck der Verwaltung reduziert.

Die Technik steht bereit.

(ID:31802080)