De-Mail-Einführung in Ämtern und Behörden

So wird die elektronische Kommunikation zum Erfolg

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Die Funktion der Poststelle wandelt sich

Das bedeutet, dass sich mit Einführung der neuen elektronischen Kommunikationsformen die Gestaltung der bestehenden Poststelle wandeln wird.

Die rein manuelle und mechanische Bearbeitung des Posteingangs und der Weiterleitung an die entsprechenden Stellen wird abnehmen. Zunehmen wird dagegen die elektronische Eingangsbearbeitung und Weiterleitung in entsprechende elektronische Postfächer der einzelnen Sachbearbeiter oder entsprechenden Funktionspostfächer.

Eine Anpassung und Überprüfung der Aufbauorganisation könnte also erforderlich werden. Neben der Betrachtung der wirtschaftlichen Faktoren sollten daher bei der De-Mail-Einführung auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden.

Der Staat darf etwa im Rahmen seiner Fürsorgepflicht gegenüber seinen Bürgern eine Übersendung elektronischer Nachrichten wie Dokumente und Verwaltungsakte nur dann vornehmen, wenn der Empfänger hierzu seine Einwilligung erteilt hat.

Dies bedeutet, dass insbesondere Bürgern, aber auch Wirtschaft und Verwaltung, für den Empfang elektronischer Nachrichten von öffentlichen Stellen im Rahmen einer Zugangseröffnung ihre Einwilligung geben müssen. Erst durch die Eröffnung des Zugangs wird sichergestellt, dass sich beide Kommunikationsparteien über den Austausch von elektronischen Dokumenten über diesen Kanal geeinigt haben.

Den Empfängern muss bewusst sein, dass sie nunmehr neben dem herkömmlichen Briefkasten auch ein elektronisches De-Mail-Postfach regelmäßig nach Nachrichten überprüfen müssen.

Gleiches gilt für die Eröffnung des Zugangs durch die öffentliche Stelle selbst. Es muss behördenintern der Zugang für die De-Mail-Kommunikation eröffnet und damit die Empfangsbereitschaft durch die Behörde erklärt werden.

Der heutige Diskussionsstand zeigt, dass insbesondere wegen der Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen Vereinfachungen in der technischen Ausgestaltung erforderlich sein werden. Im Zuge der Berichtspflicht gemäß Artikel 5 des De-Mail-Gesetzes können entsprechende Umsetzungsvorschläge erwartet werden. Vorstellbar wäre zum Beispiel, dass die Eröffnung eines Zugangs ausdrücklich auch für mehrere Behörden erfolgen kann.

Eine weitere Herausforderung, der sich gerade bei der elektronischen Kommunikation gestellt werden muss, ist die Berücksichtigung von Formerfordernissen.

Sowohl im Privatrecht als auch im öffentlichen Recht herrscht der Grundsatz der Formfreiheit beziehungsweise Nichtförmlichkeit. Ist jedoch ein Schriftformerfordernis gesetzlich festgelegt, muss nach heutigem Stand der Rechtsprechung bei der elektronischen Kommunikation eine qualifizierte elektronische Signatur an das elektronische Dokument angebracht werden.

Auch hier zeigt die Erfahrung, dass in der herkömmlichen Papierwelt häufig die Schriftform verlangt wird, ohne dass tatsächlich eine gesetzliche Grundlage vorliegt. Dieses Phänomen führte dazu, dass bislang häufig auf die Nutzung elektronischer Medien verzichtet und lieber der kostenintensive Medienbruch in Kauf genommen wurde.

Der Weg zur elektronischen Kommunikation bietet aber nunmehr die Chance, entsprechend Klarheit zu schaffen und Festlegungen zu treffen. Hierbei wird das lang erwartete eGovernment-Gesetz einen positiven Beitrag leisten. In diesem Rahmen ist geplant, das Schriftformerfordernis durch De-Mail und/oder nPA erfüllen zu können.

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