Einführung der elektronischen Akte

So lässt sich die Hürde problemlos nehmen

| Autor / Redakteur: Christian Wilke, Business Consultant, unter Mitwirkung von Josef Middendorf, Partner, Ammar Jamal, Senior Manager, und Arndt von Pape, Manager, alle Bearingpoint / Manfred Klein

Mit dem richtigen POrojektplanung klappt es auch mit der eAkte
Mit dem richtigen POrojektplanung klappt es auch mit der eAkte (Bild: © Cybrain - Fotolia)

Neben dem Druck zur Kosten-und Effizienzbetrachtung unterliegen öffentliche Banken auch neuen regulatorischen Anforderungen, in den Bundesländern werden nach und nach eGovernment-Gesetze verabschiedet, deren fester Bestandteil die elektronische Aktenführung ist. Wie kann die Einführung einer elektronischen Akte gelingen?

Die Finanzbranche steht vor immensen Herausforderungen: Niedrigzinsphase, zurückgehende Provisionszahlungen und anhaltender Kostendruck führen zu der Notwendigkeit einer Erschließung von neuen digitalen Vertriebswegen und der Optimierung von internen und externen Prozessketten. Dies betrifft auch die staatlichen Förderbanken, die sich zusätzlich mit einem allgemein sinkenden Fördermittelvolumen auseinandersetzen müssen.

Herausforderungen

In vielen öffentlichen Banken werden weit über 200.000 Papierakten geführt, hier bietet sich regelrecht eine Einführung der elektronischen Akte an. Die vielen Papierakten werden für die Antragsbearbeitung im Tagesgeschäft durch die Sachbearbeiter aus der Registratur zur Ansicht und Bearbeitung angefordert; folglich entstehen hohe Kosten für den Aktentransport und dessen Verwaltung. Neben Sachkosten, zum Beispiel für Lager und Büromöbel, verursacht der Transport durch das Bankgebäude erheblichen Personalaufwand, der Transport in und aus einem ausgelagertem Archiv wird darüber hinaus oft durch externe Dienstleister sichergestellt.

Die Einführung der elektronischen Aktenführung beziehungsweise einer eAkte bedeutet für öffentliche Einrichtungen einen hohen Aufwand zur Bewältigung von fachlichen, organisatorischen und technischen Fragestellungen. In der Praxis zeichnen sich derartige Vorhaben daher regelmäßig durch hohe Komplexität aus. Hier ist es zu empfehlen, sich bereits in einem vorgelagerten Projekt mit Themen, die einen hohen Abstimmungsbedarf implizieren, auseinander zu setzen, etwa im Rahmen einer Vorstudie zur Adressierung der wichtigsten Herausforderungen.

Neben vielen fachlichen Herausforderungen sollte sich bereits früh im Projektverlauf mit einer einheitlichen Aktenstruktur der künftigen eAkte auseinandergesetzt werden. Die bisher in Papierform gepflegten Akten weisen nämlich innerhalb der Banken und der darunterliegenden Organisationsbereichen oftmals – historisch bedingt – fachspezifische Merkmale in der Aktenpflege auf. Daher sollte als wichtiger Meilenstein eine bankweite Arbeitsgruppe, mit dem Auftrag der Entwicklung einer einheitlichen und organisationsweiten Aktenstruktur für alle Aktentypen im Geschäftsbereich der Bank, aufgebaut werden. Die so neu entwickelte Aktenstruktur kann dann in die spätere eAkte implementiert werden.

Obwohl die fachlichen Anforderungen über Kredit- und Förderbereiche hinweg in der Regel sehr heterogen sind, ist durch eine strukturierte Vorgehensweise die Schaffung einer abgestimmten und einheitlichen Aktenstruktur möglich. Dieses dient der Schaffung einer bankweit einheitlichen Aktenstruktur in der eAkte. Überdies wird der spätere Pflege- und Wartungsaufwand der Aktenstruktur in der eAkte dadurch erheblich reduziert; erfahrungsgemäß kann dieser Nutzen nicht hoch genug bewertet werden.

Ebenfalls sollte der Umgang mit den Bestandsakten und deren mögliche Digitalisierung in einer sehr frühen Phase des Projekts abgestimmt sein. Die Vielfalt der Förderprogramme der öffentlichen Banken zeigt sich auch in der Menge und dem Umfang ihrer Bestandsakten; einige Organisationseinheiten verfügen über zahlreiche Akten von geringem Umfang, andere Organisationseinheiten arbeiten regelmäßig mit zahlenmäßig wenigen aber dafür vergleichsweise umfangreichen Papierakten.

Auch reicht die Lebensdauer einer Akte von wenigen Monaten bis zu vielen Jahrzehnten. Aus diesem Grund wird eine Strategie der bedarfsgerechten und hybriden Digitalisierung empfohlen, hier kann jeder Bereich für sich den Digitalisierungsumfang, gemäß der fachlichen Anforderungen, festlegen. Dadurch erhalten die Fachbereiche eine Eigenständigkeit der Entscheidung, in welchem Umfang die jeweiligen Papierakten digitalisiert werden.

Ergänzendes zum Thema
 
 Methodik der Einführung 
Für die Einführung der eAkte empfiehlt sich die Erprobung in einem Pilotbereich mit anschließendem bankweiten Rollout. Der Rollout selbst sollte schrittweise durchgeführt werden, so können referatsspezifische und organisatorische Vorgaben zeitgerecht berücksichtigt werden.

Innerhalb eines Fachbereiches erfolgt, wenn möglich, ein einheitliches und nachvollziehbares Vorgehen. Die so erreichte, bewusste Reduzierung des Digitalisierungsumfangs ermöglicht es den Banken, die für den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb relevanten Dokumente aus den Bestandsakten ressourcenschonend auszuwählen, zu scannen und damit elektronisch verfügbar zu machen. Gleichzeitig führt dieses Vorgehen dazu, dass nicht unnötig Scan-Kapazitäten gebunden werden. Es gilt das Motto: „Es sollte so viel wie nötig und so wenig wie möglich gescannt werden.“

Eine dritte Herausforderung stellt die grundlegende Veränderung der Arbeitsweisen der Mitarbeiter dar. Die Einführung einer eAkte führt zu umfangreichen Änderungen von organisatorischen Abläufen. So werden Notizen und Anmerkungen auch mittels elektronischer Werkzeuge und Kommentarfunktionen an die elektronischen Dokumente angefügt, statt mit Haftnotizen zu arbeiten. Deshalb sollte bereits frühzeitig ein Change Management mit entsprechend hoher Priorisierung im Projekt implementiert werden und kontinuierlich zum Einsatz kommen.

Change Management – aber wie?

Hier können neben der Kommunikation über den Projektverlauf und dessen Termine zum Beispiel auch fachliche Themenkomplexe an zentraler Stelle im Intranet erklärt werden. Bei technischen Veränderungen können diese bereits vorab an einem Musterarbeitsplatz vor Ort gezeigt werden, zum Beispiel die Installation eines zweiten Monitors oder sogar eine frühe Konzeption der künftigen eAkte. Damit können mögliche Bedenken vermieden oder frühzeitig ausgeräumt werden.

Es empfiehlt sich, auch offen über Vorteile und Neuheiten der Arbeit mit einer elektronischen Akte zu sprechen. Das umfasst das Suchen über den gesamten Aktenbestand oder den Umgang mit der digitalen Notizfunktion, denn Haftnotizzettel stehen künftig nicht mehr zur Verfügung. Die Akzeptanz der eAkte durch die Mitarbeiter ist gleichbedeutend mit dem gesamten Projekterfolg. Nur ein aktives, kontinuierliches Change Management führt zu einer hohen Nutzungsquote. Wie die Erfahrung zeigt, sind so auch Mitarbeitern mit einer Distanz zur Technik für die eAkte zu begeistern. Wichtig ist auch weitere Vorteile darzustellen: Neben reduzierten Prozessdurchlaufzeiten sind bessere Nutzungsmöglichkeiten verfügbar, standortübergreifend beziehungsweise standortunabhängig auf Akten zugreifen zu können, etwa auch von einem Telearbeitsplatz aus.

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