eRechnung

So gelingt Kommunen die Umstellung auf eInvoicing

| Autor / Redakteur: Marcus Laube* / Susanne Ehneß

Archivierung – Rechnungen zehn Jahre digital archivieren

Der Autor: Marcus Laube
Der Autor: Marcus Laube (Bild: © crossinx)

Auch bei elektronischen Rechnungen ist die Archivierung Pflicht. Dabei ist es nicht ausreichend, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind.

Laut §14b UStG muss bei der Archivierung der Rechnungen sichergestellt werden, dass diese mindestens zehn Jahre, beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, gespeichert werden und jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und geprüft werden können.

Außerdem müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Das Speichermedium darf hierbei nicht frei gewählt werden: Der Datenträger darf keine Änderungen zulassen. Es eignen sich also Speichermedien, die nur einmal beschreibbar sind.

Umsetzung – Die Wahl des richtigen Providers

Mit einem externen Dienstleister gelingt die Umstellung in der Regel schneller und weitaus kostengünstiger. Der richtige Provider übernimmt oft erst die Situations- und Bedarfsanalyse beim Rechnungsempfänger und anschließend die Steuerung des speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmten Umstellungsprozesses. Zudem kann der Provider sowohl die Übertragung, als auch die Anbindung an die lokalen ERP-Systeme auf Seiten des Rechnungsversenders und -empfängers, mögliche Wartungsarbeiten oder die Archivierung übernehmen.

Darüber hinaus werden oft diverse Zusatzleistungen wie Datenkonvertierung angeboten, die gegebenenfalls die kostenfreie Konvertierung der strukturierten Daten in den dann vorgeschriebenen europäischen Standard vorsieht, wie beispielsweise die Europa-Garantie von crossinx.

Das Kernkriterium bei der Auswahl eines geeigneten Providers ist die Erfüllung nationaler und internationaler steuerrechtlicher Anforderungen inklusive entsprechender Zertifizierungen. Der Umgang mit den hochsensiblen Rechnungsdaten muss allen Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen genügen.

Natürlich lässt sich auch inhouse auf eInvoicing umstellen. Doch die dafür benötigten IT-Kenntnisse und das Wissen um Compliance-Richtlinien sind oft nicht ausreichend vorhanden und verlangen entsprechende Expertise. Ein Provider bündelt alle Kompetenzen.

* Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer crossinx GmbH

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