Öffentlicher Sektor

So gelingt IT-Optimierung in der deutschen Verwaltung

| Autor / Redakteur: Tim Wollenschläger* / Julia Mutzbauer

Das Ziel einer Digitalisierungsstrategie im öffentlichen Sektor kann ein effizienteres Verwaltungswesen sein, das der Verwaltung die Prozesse erleichtert und dem Bürger den Umgang damit vereinfacht
Das Ziel einer Digitalisierungsstrategie im öffentlichen Sektor kann ein effizienteres Verwaltungswesen sein, das der Verwaltung die Prozesse erleichtert und dem Bürger den Umgang damit vereinfacht (© Petrovich12 - stock.adobe.com)

Die digitale Transformation kann dazu beitragen, dass Verwaltung und Behörden effizienter arbeiten, Services skalieren und Kosten einsparen. Doch eine Cloud-Strategie im öffentlichen Sektor ist mittelfristig auch die Grundvoraussetzung, um zukünftige Innovationen wie Künstliche Intelligenz (KI), IoT und Big Data angehen zu können.

Hätten Sie angefangen, den Artikel zu lesen, wenn das Wort „Cloud“ im Titel aufgetaucht wäre? Nein? „Cloud“ wird mittlerweile in den unterschiedlichsten Formen angepriesen und als Allheilmittel missbraucht. Aber Cloud ist nicht gleich Cloud – möchten Sie ihre eigene flexible, automatisierbare und ­sichere „private“ Umgebung nutzen, wie dies für die meisten Behörden die aktuell zielführende ­Variante darstellt? Oder ab und an Services auch über externe Provider beziehen? Vielleicht aber wollen Sie Ihre Infrastruktur und weiterführende Software-Services auch anderen im Rahmen einer „Community“ mit gleichen rechtlichen Voraussetzungen zur Verfügung stellen. Um einige grundlegende Aspekte kommt man in keinem dieser Fälle vorbei.

In drei von vier Unternehmen kommen mittlerweile Cloud-Services zum Einsatz, wie der Cloud-Monitor 2019 von Bitkom Research und KPMG belegt. Dabei sind Cloud-Dienste mehr als nur eine Möglichkeit, kosteneffizient und flexibel zu arbeiten und Entwicklungszyklen zu verkürzen – sie sind vielmehr auch Grundlage für eine Vielzahl von Geschäftsmodellen im Kontext von Innovationen wie Data Analytics oder Machine Learning.

Komplexes Vorhaben

Effizient und zukunftssicher aufgestellt zu sein, ist auch und besonders eine Herausforderung für die Öffentliche Verwaltung – das kann ich aus der Erfahrung meiner täglichen Arbeit mit Verwaltungseinrichtungen bestätigen. Denn die digitale Transformation mit ihren Change-Prozessen wird Behörden ebenso betreffen und eine Digitalstrategie gestaltet sich hier aufgrund regulatorischer und datenschutzrechtlicher Vorgaben nicht weniger komplex und anspruchsvoll.

Besonders sensibel muss hier bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und im Hinblick auf die IT-Sicherheit vorgegangen werden. Auch wenn der Öffentlichen Verwaltung oftmals vorgeworfen wird, sie arbeite mangels einer Wettbewerbssituation wie in der freien Wirtschaft nicht effizient genug, zeigt die Praxis ein differenzierteres Bild: Die Politik und die Aufsichtsbehörden schauen genauer hin und der Gesetzgeber hält zu Sparsamkeit und Kostentransparenz an.

Weiterhin stehen die traditionellen Werte der deutschen Verwaltung wie Stabilität, Verlässlichkeit und Sicherheit im Vordergrund. Unterm Strich ist der Anforderungskatalog, den IT-Entscheider im öffentlichen Sektor berücksichtigen müssen, also umfangreicher geworden: Einerseits gilt es, den konservativen Rahmenbedingungen der Verwaltung und der Legacy-IT gerecht zu werden, andererseits aber auch, den nötigen Weitblick für zukünftige Innovationen zu beweisen und mutige Entscheidungen zu treffen.

Neue Strukturen wagen

Die Vorgaben der Politik in Form von Gesetzen und Richtlinien orientieren sich dabei durchaus an den Zielen und Strategien in der freien Wirtschaft – und sind ohne die Cloud wohl kaum realisierbar. Der Gesetzgeber denkt hier in Services, in elektronischen Verwaltungsverfahren, die auf Basis einer Private Cloud den Bürgern oder Mitarbeitern im öffentlichen Dienst zur Verfügung gestellt werden.

Man möchte sich für die Zukunft positionieren und setzt dabei stillschweigend viel voraus – nämlich, dass Bundes- und Landesbehörden sowie die Kommunen in der Lage sind, entsprechende Services basierend auf dem aktuellen Stand der Technik aus eigener Kraft bereitzustellen. Doch solchen Aufgaben sind die einzelnen Behörden auf den verschiedenen Ebenen recht unterschiedlich gewachsen. Einige agieren als Vorreiter und nutzen bereits entsprechende Technologien, andere evaluieren dagegen erst zögerlich.

Vielen IT-Verantwortlichen ist hier ein mutiges und ­zugleich verantwortungsvolles Change Management zu wünschen, auch wenn es sicherlich wenig zielführend wäre, gleich sämtliche vorhandenen Organisationsstrukturen­ über Bord zu werfen.

Chancen der Cloud nutzen

Doch das Umdenken lohnt sich, denn im Gegenzug ermöglichen Cloud-Lösungen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit. Eine einmal getroffene Entscheidung lässt sich mit Hilfe agiler Verfahren besser an die tatsächlichen Gegebenheiten anpassen und ist nicht mehr über viele Jahre in Stein gemeißelt. Ressourcen und Infrastruktur lassen sich kurzfristig ausbauen.

Für das damit arbeitende Personal, insbesondere in den Büros, ändert sich gar nicht so viel, weil ein Großteil der Veränderungen „unter der Haube“ stattfindet und vieles im administrativen Bereich sogar einfacher wird. Zusätzlich bieten Automatisierungsfunktionen die Chance, bestimmte wenig herausfordernde Arbeiten in Zukunft der Technik zu überlassen, um mehr Ressourcen für anspruchsvollere Aufgaben bereitzustellen.

Wichtig ist dabei die kritische Auseinandersetzung mit dem Status quo und die Bereitschaft, neue Wege einzuschlagen. Gleichermaßen erforderlich ist auch der Blick über den Tellerrand der eigenen Abteilung und die Bereitschaft, das eigentliche, gemeinsame Ziel im Blick zu behalten. Denn die technische Transformation kann nur mit einer übergreifenden Zusammenarbeit sowie einer serviceorientierten Lösungsstrategie gelingen. Im Zeitalter von Cloud Computing und Multi-Clouds liefert der jeweilige Service den Mehrwert für die Behörden – und nicht die historisch etablierte und evolutionär weiterentwickelte Ausgestaltung einzelner Gewerke.

Gefragt sind aber auch Veränderungen in der Kultur, wie sie in den vergangenen Jahren in den Unternehmen – nicht überall ohne Gegenwind – Einzug gehalten haben: Ziel sollte mehr Agilität sein, ein Projekt wird dabei in mehreren kleineren Schritten entwickelt, die sich im Detail erst im Projektverlauf ergeben können.

Auch von der Fehlerkultur, wie sie in Teilen der Wirtschaft inzwischen üblich ist, kann die Verwaltung lernen: Fehler gehören zu Veränderungsprozessen dazu und sind zum Lernen geeignet. Es gilt „Ein Fehler ist erst dann ein Fehler, wenn man ihn wiederholt“, jedoch natürlich nur, solange kein tatsächlicher Schaden zu Ungunsten von Mensch und hoheitlicher Aufgabe riskiert wird.

Tim Wollenschläger
Tim Wollenschläger (© VMware)

Aufgabe des IT-Managements ist es, die kulturellen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen, Leitplanken zu setzen und klare Entscheidungen zu treffen. Denn Cloud Computing ist kein kurzlebiger Trend, der vorübergeht, sondern eine nachhaltige Weiterentwicklung der IT-Landschaft. Während dabei kurzfristig Effizienzgewinne und verkürzte Time-to-Market-Prozesse im Vordergrund stehen, geht es langfristig darum, die Türen für moderne Technologien und Innovationen wie KI und Automatisierung, IoT und Big Data aufzustoßen.

Transformation angehen

Der politische Auftrag der Digitalisierung der Verwaltung ist aus vielerlei Hinsicht absolut notwendig. Der reine politische Wille und die vorhandenen technologischen Möglichkeiten reichen aber für den Erfolg nicht aus. Es liegt an der Behörden-IT, den Auftrag ernsthaft anzunehmen und umzusetzen. Die Aufgabe ist mit disruptiven Veränderungen verbunden, aber gleichzeitig eine Investition in die Zukunft. Das Ziel einer Digitalisierungsstrategie im öffentlichen Sektor kann ein effizienteres Verwaltungswesen sein, das der Verwaltung die Prozesse erleichtert und dem Bürger den Umgang ­damit vereinfacht.

*Der Autor Tim Wollenschläger ist Senior Solution Architect bei VMware

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