Operativer Einkauf So gelingt eProcurement in der öffentlichen Beschaffung

Redakteur: Julia Mutzbauer

Die Technische Universität Kaiserslautern und die Universität Zürich managen ihre komplette Materialbeschaffung für Institute und Labore mithilfe einer eProcurement-Lösung.

Firmen zum Thema

Die Mitarbeiter der Universität Zürich können ihre Bedarfsmaterialien über einen internen Online-Shop bestellen
Die Mitarbeiter der Universität Zürich können ihre Bedarfsmaterialien über einen internen Online-Shop bestellen
(© Universität Zürich)

Aller Digitalisierung und eVergabe zum Trotz: Der operative Einkauf läuft in den allermeisten öffentlichen Institutionen und Behörden nach wie vor manuell: per Telefon, Mail oder sogar noch auf dem Papierweg samt Durchschlägen. Obwohl das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) eigens ein Kompetenzzentrum für innovative öffentliche Beschaffung (KIONNO) unterhält, boten laut einer Analyse der EU-TED-Datenbank 2016 weniger als ein Prozent aller deutschen Ausschreibungen der Oberschwelle einen weiterführenden digitalen Beschaffungsprozess von der Auftragserteilung, über die elektronische Rechnungsstellung bis zur elektronische Zahlung (Purchase-to-Pay, P2P).

Ähnlich sieht es bei den Universitäten und Hochschulen aus. Auch bei deren Instituten, Kliniken und Laboren werden die Bedarfe oft noch auf dem Papierweg geordert. Wer welche Produkte in welchem Umfang bei welchen Lieferanten bestellt – dafür fehlt in den zentralen Vergabestellen nicht nur der Überblick, auch der administrative Aufwand, der mit den Bestellungen verbunden ist, ist in der Verwaltung groß.

Universitäten als Vorreiter

Anders läuft es an der Universität Zürich (UZH) und an der Technischen Universität Kaiserslautern. Dort bestellen Verwaltungsangestellte, Professor*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen ihre Büro- und Verbrauchsmaterialien, Chemikalien, Reagenzien, Werkzeuge, Kleingeräte, IT (in Zürich auch den Klinikbedarf für Universitäts- und Tierkliniken) über einen zentralen, internen Online-Shop, an den alle offiziellen Universitäts-Lieferanten digital angebunden sind. Damit läuft der Bedarfsabruf nach Vergabe bzw. innerhalb des Rahmenvertrags automatisiert. Trotzdem behält die Wissenschaft ihre „Order-Freiheit“ und findet selbst exotische Sonderbedarfe in den Systemen. Und genau dieser Punkt ist für die Universitäten wichtig. Digitalisierung und Einkaufsvorteile hin oder her: Wissenschaftler lassen sich weder in der Schweiz, noch in Deutschland gerne in ihre akademische Freiheit und Materialauswahl reinreden.

Technisch basieren die Lösungen aus Zürich und Kaiserslautern auf dem eProcurement-Tool „open ordering“ von veenion. An das System können beliebig viele Lieferanten mit ihren Verträgen, Katalogen und Webshops angeschlossen werden. Bestellt wird über einen zentralen Zugang. Was welches Produkt bei welchem Lieferanten kostet, können die Besteller vergleichen. Die Bestellungen durchlaufen eine automatisierte Bestell- und Rechnungsfreigabe und münden in einen elektronischen Bezahlprozess (Purchase-to-Pay). Ist das ERP-System an das eProcurement-Tool angedockt, werden die Bestell- und Rechnungsdaten nach Freigabe direkt ins ERP übermittelt. Sind die Rechnungen elektronisch verarbeitbar (XRechnung, ZUGFeRD), geht das automatisch. PDF- oder Papierrechnungen müssen zuvor in maschinelesbare Formate umgewandelt werden. Der Scan-Prozess, den auch externe Dienstleister wie zum Beispiel die DATEV anbieten, wird dann einfach zwischengeschaltet.

Einsparungen in Millionenhöhe

„Keiner muss, alle wollen“, beschreibt René Kunz, Leiter strategischer Einkauf an der Universität Zürich, die große Akzeptanz der Lösung bei den Usern. „Bestellen ist mit dem Shop so unkompliziert, wie man es von privaten Online-Einkäufen kennt.“ Mittlerweile laufen Bestellungen für jährlich rund 30 Millionen CHF (Schweizer Franken), Tendenz steigend, über die Züricher Plattform, die der Einkauf „Purchase for you“ (P4U) getauft hat. Von den rund 9.200 Uni-Mitarbeitern haben 2.500 einen Zugang und bestellen damit standardisiert aus über 90 Katalogen und OCI-Webshops. Weitere 350 Lieferanten sind über Freitextbestellungen an das eProcurement-Tool angebunden.

Statt sich durch die Angebote der verschiedenen Lieferanten zu klicken und dort einzeln zu bestellen, bietet das System einen einheitlichen Zugang zu allen hinterlegten Verträgen, Katalogen und Online-Shops und generiert eine Gesamtbestellung. Für bestimmte Warengruppen wie Betäubungsmittel und Medikamente sind die Zugriffsrechte auf wenige Gruppen beschränkt. Ansonsten ist der Zugriff auf die Kataloge frei.

Überraschungen wie Kleinstmengen- und Transportzuschläge gibt es nicht mehr. Der Einkauf nutzte die Chance und hat sich bei den Lieferanten die besten Angebote herausgepickt und nachverhandelt. „Viele Institute haben früher gesondert verhandelt, das haben wir glattgezogen. Heute bestellen alle zu den gleichen Konditionen“, erklärt René Kunz. „Die Plattform ist das Tor, das alle durchlaufen“, beschreibt er den jetzt deutlich größeren Hebel. Seit dem Rollout hat man allein dadurch mehr als vier Millionen Schweizer Franken eingespart. „Und die niedrigeren Prozesskosten sind dabei noch nicht einmal berücksichtigt“, freut sich der Einkaufsleiter.

René Kunz, Leiter strategischer Einkauf an der Universität Zürich
René Kunz, Leiter strategischer Einkauf an der Universität Zürich
(© Universität Zürich)

Alle Bestellungen transparent

„Manche Institute wollen ihren Ist-Prozess abbilden, andere nutzen einen optimierten, standardisierten Genehmigungsworkflow“, umschreibt Kunz die akademische Freiheit in den Abläufen, die man den Forschern trotz Standardisierung zugesteht. Die Workflows werden hierfür in der Software einfach unterschiedlich konfiguriert. Wichtig für den Einkauf ist der Bestellbezug, der den Rechnungslauf beschleunigt und die Einkäufe transparent macht. Die Bestelldaten gehen aus dem Shop hierfür direkt an das ERP-System. Auch intelligente Laborkühlschränke, die für Entnahmen automatisch Rechnungen an die Universität verschicken, und das Lager sind an das System angebunden. Dank der Software sind die entnommenen Reagenzien und Rechnungsbeträge jetzt immer einem Besteller und einer korrekten Kostenstelle zugewiesen.

Endlich ohne Papier

Rechnungen ohne Bestellbezug sind ein Problem, das man auch in Kaiserslautern kennt. Seit die Technische Universität mit ihrer zentralen eProcurement-Lösung arbeitet, profitiert auch sie von einer deutlich verbesserten Struktur im Rechnungswesen, weil sich alle Rechnungen über Vorgangsnummer ihren Verursachern zuordnen lassen. Seit 2019 managt der Einkauf an der TU mit open ordering den dezentralen Bedarf für zwölf Fachbereiche, die zentralen Einrichtungen der Universität und die Verwaltung. Bislang bestellten alle auf dem Papierweg. „Das wollten wir zeitgemäß in eine digitale Lösung überführen“, erzählt Bianca Neumann, Abteilung Vergabe und Beschaffung.

Kein Maverick Buying

Über die Plattform kann der Universitätsbedarf jetzt von überall aus gemanagt werden, auch aus dem Homeoffice. Das bewährt sich besonders seit der Pandemie. Die wichtigsten Lieferanten sind über ihre Kataloge angebunden. Weitere Warengruppen wie Kfz-Technik für Prüfstände oder der Bedarf für den Hochschulsport sollen folgen. Maverick Buying, das heißt die Bestellung am Einkauf vorbei, wird damit kontinuierlich verringert. Heute betreibt die TU mit ihrer eProcurement-Lösung „das einzige Amazon des öffentlichen Dienstes in Rheinland-Pfalz“. Bei den Hochschulen liegt man sogar deutschlandweit vorne.

Optimale Verhandlungsbasis

Durch die Digitalisierung konnte der Einkauf aufräumen. „Wir setzen für den Shop auf strategische Partner mit einem großen Portfolio, die uns zu guten Preisen schnell beliefern“, betont Neumann. Für seltene Bedarfe gibt es einen eigenen Prozess. So sind alle Lieferquellen integriert und die Institute nicht eingeschränkt. Auch für die Anlieferung vor Ort – etwa für Glasflaschen oder Metallplatten – gibt es Sonderfälle, die im System ganz einfach eingestellt werden können.

Rund 500 User sind für das System freigeschaltet, bestellen darf nur, wer in einem Beschäftigungsverhältnis steht. Die Anwender sind zufrieden. Bianca Neumann auch: „Es ist so viel einfacher als im ERP-Umfeld zu bestellen, zumal wir den Shop mit Farben und Logos auf unsere eigene CI angepasst haben.“

Bianca Neumann, Abteilung Vergabe und Beschaffung an der TU Kaiserslautern
Bianca Neumann, Abteilung Vergabe und Beschaffung an der TU Kaiserslautern
(© TU Kaiserslautern)

Die Transparenz zeigt ihre Wirkung: „Wir gehen ganz anders in die Jahresgespräche. Wir wissen für alle Lieferanten wie viel Volumen mit welchen Materialien zu welchen Preisen wir universitätsweit realisieren. Diese Daten hatten wir früher so nicht“, erklärt die Einkäuferin. Auch die Konkurrenz macht sich bemerkbar: „Wir haben einen lokalen Wettbewerb geschaffen, der die Lieferanten motiviert, uns gut zu beliefern. Und wir stellen Marktpreise sicher.“

(ID:47120555)