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Erfahrungsbericht des Landkreises Rostock So funktioniert E-Akte

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Der Landkreis Rostock überzeugte mit dem Projekt „Das digitale Kreisarchiv – E-Akte neu gedacht“ als Finalist die Fachjury des 21. eGovernment-Wettbewerbes 2022. Seit dem Projektstart 2018 geht die Kreisverwaltung konsequent ihren Weg zur Einführung der ­E-Akte. Aktuell arbeiten etwa 200 Beschäftige mit der VIS-Suite der PDV GmbH. Bis 2025 soll die digitale Akte in allen Fachämtern zum Arbeitsalltag gehören.

Digitale Zusammenarbeit in der Kreisverwaltung
Digitale Zusammenarbeit in der Kreisverwaltung
(© Dörte Suhling/Tobias Sofka, Landkreis Rostock)

Das Erfolgsgeheimnis bei der Einführung der E-Akte in der Kreisverwaltung Rostock lässt sich in sieben Punkte zusammenfassen:

1. Klare Projektstruktur festlegen

Viele Projekte in der öffentlichen Verwaltung kranken an Kleinstaaterei und starren Hierarchien. Deshalb ist eine klare Projektstruktur extrem wichtig, die im Rostocker Landkreisprojekt aus dem Projektmanagement mit einer übergeordneten Lenkungsgruppe sowie thematischen Projektgruppen auf Arbeitsebene besteht. Damit sind Verwaltungsleitung, alle Gremien und zentrale Organisationseinheiten von Anfang an direkt im Projekt eingebunden.

2. Detaillierte Anforderungsdefinition erheben

Als Basis für die Ausschreibung des E-Akte-Systems wurde mit ­externer Unterstützung ein Fach­konzept erarbeitet, das die verwaltungsweit erhobenen Anforderungen an ein zukünftiges digitales ­Arbeiten umfasst.

3. Lebenszyklus einer Verwaltungsakte ganzheitlich betrachten

Bei der Einführung der E-Akte bleiben Aussonderung und Archivierung vielfach unberücksichtigt. Um die daraus resultierenden Probleme im Vorfeld zu lösen,­ wurde der gesamte Lebenszyklus einer Akte betrachtet und das Kreisarchiv als zentrale Registratur frühzeitig im Projekt etabliert. Einzigartig ist ebenso die Abstimmung zwischen Landkreis, PDV und scope solutions ag zur Konzeptionierung einer Aussonderungsschnittstelle auf Basis des XDOMEA-Standards. Mit dieser Verbindung zwischen VIS-Suite und dem Archivsystem scopeOAIS entfallen weitere Fachverfahrensanbindungen an die Archivierungssoftware.

4. Kompetente Partner einbinden

Im Rahmen einer europaweiten Vergabe konnte mit der PDV ein am deutschen Markt führender E-Akte-Anbieter gewonnen werden. Der Landkreis wird von einem Projektmanager des Unternehmens betreut, der sowohl das Projektmanagement als auch einzelne Fachämter begleitet. Multiplikatoren in den Fachämtern unterstützen die Beschäftigten und arbeiten eng mit der VIS-Fachadministration und dem Projektmanagement zusammen.

5. Mehrwerte erleben

Dem VIS-Produktivstart gehen Workshops voraus, u. a. zu Schriftgutverwaltung und Objektstruktur in der VIS-Suite. Feinkonzepte pro Fachamt und intensive Testphasen tragen dazu bei, den Nutzungsgrad des Systems zu erhöhen und Ängste bei den Beschäftigten zu minimieren. Da das Kreisarchiv zentrale Aufgaben der Schriftgutverwaltung übernimmt, werden Fachämter von Routinearbeiten entlastet und Mehrwerte damit persönlich erlebbar.

6. Geeignete Pilotbereiche ­gewinnen

Bei der Auswahl der Pilotbereiche ist es wichtig, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. So arbeiten auch der Landrat und seine drei Dezernenten digital in der VIS-Suite. Aus jedem Dezernat­ wurde ein Fachamt als Pilot ausgewählt. Dieser Weg ist ein Signal mit Strahlkraft auf alle Beschäftigten in der Kreisverwaltung.

7. Stetig in Bewegung bleiben

Nach dem Produktivstart ist vor dem Produktivstart. Bevor ein Fachamt produktiv startet, muss bereits das nächste in den Blick genommen werden. Zugleich dürfen die bereits produktiv Arbeitenden nicht vernachlässigt werden. Die intensive Kommunikation setzt sich im Produktivbetrieb fort. Feedback-Runden, Training-on-the-Job, Nachschulungen und eine stetige Prozessautomatisierung tragen dazu bei, anfangs skeptische Beschäftigte aktiv in den ­Digitalisierungsprozess einzubinden. Laut einer Umfrage in der Kreisverwaltung sind 86 Prozent mit der VIS-Suite und dem Projektvorgehen zufrieden. Das stimmt zuversichtlich. So funktioniert E-Akte!

Die Autoren: Dörte Suhling, Landkreis Rostock, Leitung Projekt E-Akte, Stabsstelle E-Government & Tobias Sofka, Landkreis Rostock, Sachgebietsleiter Archiv

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