Integration in bestehende IT

So bleibt ECM in Ämtern beherrschbar

| Autor / Redakteur: Manfred Klein / Susanne Ehneß

Alle relevanten Prozesse und Fälle gehören auf eine Plattform und in eine Datenbank
Alle relevanten Prozesse und Fälle gehören auf eine Plattform und in eine Datenbank (Bild: © Rawpixel.com/ Fotolia.com)

eGovernment, elektronische Akte oder die Digitalisierung ganz allgemein – ohne ein funktionierendes Content Management geht auch in der Öffentlichen Verwaltung kaum noch etwas.

Herbert Loerch, General Manager EMEA bei Hyland, erläutert im Interview die Bedeutung von Enterprise Content Management (ECM) für die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung.

Herr Loerch, Ihr Unternehmen beschäftigt sich mit der Digitalisierung von ECM-Prozessen und der digitalen Transformation insgesamt. Wie fällt Ihr ­Fazit diesbezüglich für öffentliche Einrichtungen aus?

Loerch: Sagen wir mal so: Es gibt genug zu tun. Schauen Sie beispielweise auf die Ergebnisse einer Studie der Telekom-Stiftung. Aus der Studie „Total digital? Wie Jugendliche Kompetenzen im Umgang mit neuen Technologien erwerben“ geht hervor, dass nur knapp elf Prozent der Schüler angeben, ihre Lehrer hätten ihnen beigebracht, im Internet Informationen zu finden. Das ist äußerst alarmierend und kein Hinweis auf ein leistungs- und zukunftsfähiges Schulsystem.

Worauf führen Sie das zurück?

Loerch: Kurz und gut: Es muss einfacher werden. Dem Lehrkörper ist an dieser Stelle kein Vorwurf zu machen. Fakt ist, dass Digitalisierung mit einem bestimmten Aufwand verbunden ist. Das in Abrede zu stellen, wäre töricht. Dieser Aufwand darf aber nicht dazu führen, dass der Gesamtprozess so komplex wird und zu scheitern droht.

Können Sie ein Beispiel geben?

Loerch: Gerne. Nehmen wir zum Beispiel Öffentliche Verwaltungen wie Einwohnermeldeämter – vom Bürgerkontakt über interne Prozesse bis hin zu den Workflows mit externen Partnern: Auch die öffentliche Hand muss sich mehr der Digitalisierung stellen. Was der Bürger heute von Amazon und Co. kennt, erwartet er zwar nicht eins zu eins von seiner Verwaltung. Aber langfristig muss sich da was tun. Deshalb sind wir als Hersteller gefordert, die technologische Basis für diese Prozesse leistungsstark, sicher und dennoch einfach bedienbar zu gestalten.

Im Zusammenhang mit Enterprise Content Management bedeutet diese Einfachheit, ...

Loerch: … dass auch öffentliche Einrichtungen bei ihrem ECM das Anrecht auf eine Ein-Plattform-Strategie haben. Das heißt, alle inhaltsrelevanten Prozesse und Fälle gehören auf eine Plattform und in eine Datenbank. So und nur so vereint man sämtliche geschäftskritische Abläufe und Dokumente, stellt sie einfach zur Verfügung und integriert sie nahtlos in die bestehende IT.

Es ist ein ähnliches Prinzip, wie man es von einem Browser kennt: Wenn man ins Internet geht, benötigt man auch nur ein Programm. Mit diesem kann man ­Content lesen, hören und sehen, Dinge downloaden und auch verschiedenste Dateitypen, beispielsweise ein PDF, über ein und dieselbe Lösung nutzen.

Warum ist das so wichtig?

Loerch: Heute sind es interne Prozesse, wie die digitale Rechnungsprüfung oder -freigabe, die eine Behörde integrieren muss. Morgen sind es Bürgerdienste, und übermorgen sind es externe Quellen. Wir stehen erst am Anfang der digitalen Transformation und wissen noch gar nicht, was künftig alles an Abläufen integriert sein muss. Von Gebührenbescheiden über Strafmandate bis hin zu deutlich komplexeren Prozessen. Dazu muss alles auf den Prüfstand und seitens des ECM entsprechend abgefedert werden können.

Was verstehen Sie unter „Abfedern“?

Loerch: Ich gebe Ihnen ein Beispiel. Nehmen wir mal den Einkaufsprozess in einer Behörde. ­Lieferantenauswahl, Bestellung, Lieferung, Abrechnung, Freigabe, Bezahlung bis zur Integration in die BI-Systeme. Dies alles noch rechtssicher und verbunden mit der Hierarchiestruktur im Öffentlichen Dienst, das ist ein großer Aufwand. Sicher fallen Experten noch einige mehr damit verbundene Prozesse auf.

Nichtsdestotrotz kann es nicht sein, dass Organisationen für jeden dieser Zwischenschritte im ECM eine Schnittstelle bereithalten oder einen wie auch immer gearteten ­Programmieraufwand betreiben müssen. Das sollte nahezu plug-and-play geschehen. Hier sind Templates, Workflows und Point-and-Click-Prozesse gefragt. Also Standards und Einfachheit, das muss das vorherrschende Thema sein. Andernfalls wird die Digitalisierung, zumindest im Kontext ECM, scheitern.

Warum? Manche Prozesse lassen sich ja auch nicht entzerren und bleiben komplex.

Loerch: Aber das ändert ja nichts an der Tatsache, dass man auch hier tätig werden kann. Auch öffentliche Kliniken beispielsweise beginnen ja mehr und mehr Ärzte und Pflegepersonal mit Tablets auszustatten. Kommt etwa ein Notfall-Alarm, kann der Mediziner in Sekunden Zugriff auf die gesamte Patientenakte haben. Dazu gehören zum Beispiel Blutanalysen und welche Medikamente der Patient nehmen muss. Er weiß, ob Unverträglichkeiten bestehen, und er sieht sämtliche Röntgenbilder in einem schlüssigen Kontext.

Dass das Ganze allerdings unter höchsten Sicherheitsrichtlinien steht und den speziellen Anforderungen eines Krankenhauses entsprechen muss, ist dabei selbst­verständlich. Dennoch ist die Eine-­Plattform-Strategie auch hier absolut maßgeblich. Zumal aus ­rationalen finanziellen Gründen.

Weshalb?

Loerch: Diese Einsparungen lassen sich nur dann realisieren, wenn der für die Digitalisierung notwendige Aufwand im Rahmen bleibt. Das ist auch der Grund, warum selbst in öffentlichen Einrichtungen ein ECM aus der Cloud mehr und mehr Anklang findet – technologisch flexibel, dennoch sicher und aus einer Plattform.

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