Case Study: Gebührenfinanzierter Dienstleister hat Kosten gesenkt

So behalten Kommunen die Personalkosten im Griff

| Autor / Redakteur: Ulli Pesch / Susanne Ehneß

Christian Stadler begleitete als Projektleiter die Einführung der Personalsoftware
Christian Stadler begleitete als Projektleiter die Einführung der Personalsoftware (Bild: GPA)

Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Nordrhein-Westfalen führt überörtliche Prüfungen bei Gemeinden und Kreisen durch. Für die interne Personalkostenplanung und das Personalmanagement wurde die Anstalt des öffentlichen Rechts bei Spezialanbieter GfOP fündig.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA NRW) führt die überörtliche Prüfung – als Teil der allgemeinen Aufsicht des Landes – insbesondere bei den Gemeinden und Kreisen durch und ist auch zuständig für die Jahresabschlussprüfung nach § 106 GO NRW. Außerdem soll die GPA NRW Körperschaften, Anstalten, Stiftungen, Verbände und Einrichtungen des öffentlichen Rechts auf Antrag in Fragen der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung und in bautechnischen Fragen, die mit der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von baulichen Maßnahmen zusammenhängen, beraten.

Kommunen beraten

Seit dem Jahr 2012 berät die GPA NRW ferner im Rahmen des Stärkungspakts Stadtfinanzen teilnehmende Kommunen bei der Erarbeitung und Umsetzung von Haushaltssanierungsplänen. „Im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen“, erklärt Christian Stadler, Projektleiter bei der Einführung des Personalmanagementsystems bei der GPA NRW, „die Haushalte der Kommunen. Im Rahmen der überörtlichen Prüfung verfolgen wir dabei folgende Ziele:

  • die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit,
  • die Erhöhung der Steuerungsfähigkeit,
  • die Sicherung der Rechtmäßigkeit des kommunalen Handelns
  • sowie die Förderung der Fortentwicklung kommunaler Selbstverwaltung“.

Die methodische Grundlage der Arbeit der GPA NRW, deren Mitarbeiterzahl mittlerweile auf 135 angewachsen ist, ist die vergleichende Betrachtung kommunaler Leistungen, um dadurch Möglichkeiten für Verbesserungen aufzeigen zu können, die andernorts bereits umgesetzt werden.

Weil die GPA NRW ein gebührenfinanzierter Dienstleister ist, sind die internen Personalkosten der wesentliche Kostentreiber. Aus diesem Grund ist es laut Personalexperte Stadler sowohl für die Haushaltsplanung als auch für die Gebührenkalkulation von großer Bedeutung, die Personalkosten möglichst sorgfältig und präzise zu kennen und zu planen. Hinzu komme, so Stadler, dass die GPA NRW im Vergleich zu anderen öffentlichen Arbeitgebern eine vergleichsweise hohe Personalfluktuation managen müsse. Außerdem sei die bisher von der GPA NRW genutzte Lösung zur Personalkostenplanung mit einer selbstentwickelten Access-Datenbank und Excel-Listen nicht zukunftsfähig, weil die Dauer für Aktualisierung und Pflege zu hoch sei.

Hohe Anforderungen

Um unter diesen Voraussetzungen möglichst optimiert planen zu können, sah man sich nach einem Softwarewerkzeug um, mit dem sich Personalmanagement und Personalkostenplanung professionell umsetzen lassen und das den Anforderungen der GPA NRW entsprechen musste. Das bedeutet: Neben der Berücksichtigung der speziellen Anforderungen im Öffentlichen Sektor musste die neue Lösung als Standardsoftware unter anderem modular aufgebaut und flexibel skalierbar sein.

Darüber hinaus sollte sie über ein intuitives Berechtigungs- und Sicherheitskonzept verfügen und den aktuellen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz, Systemergonomie und allen geltenden Verordnungen und Gesetzen genügen. Und sie musste sich in das im Haus genutzte Datenbanksystem integrieren lassen sowie in einer Citrix-Terminalserver-Umgebung lauffähig sein. Und funktional musste die Lösung in der Lage sein, sowohl Personen- als auch Organisations- und Haushaltsdaten miteinander zu verknüpfen, über eine Personalaufwandsplanung verfügen und zusätzlich alle relevanten Auswertungen liefern können.

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