Dokumentenmanagement, SAP-/Office-Integration Smarter Workflow an der Uni

Autor / Redakteur: Susanne Ehneß / Regina Willmeroth

Mithilfe eines SAP-Add-ons konnte die Universität Gent ihre ­Geschäftsprozesse beschleunigen.

Firmen zum Thema

Bibliothek in der Uni Gent
Bibliothek in der Uni Gent
(Bild: UGent, Hilde Christiaens)

Mit rund 41.000 Studenten in 117 Studienfächern ist die Universität im belgischen Gent ein Zentrum für Wissenschaft und Forschung. Für diesen Erfolg spielen Drittmittel eine große Rolle. Der Aufwand, diese zu akquirieren, zu verwalten und ihre Verwendung zu überwachen, ist enorm. Ganz wesentlich geht es dabei um die digitale Dokumentation der Prozesse.

Strenge Vorgaben

Üblicherweise stellt ein Forschungs- oder Lehrbereich zunächst den finanziellen Bedarf für ein Projekt fest. Anträge über die Höhe und Verwendung werden geschrieben, Verhandlungen mit potenziellen Geldgebern aufgenommen. Alle dazu notwendigen Unterlagen sind im SAP-System zu erfassen. Sind die beantragten Mittel schließlich bewilligt, muss mit den geschlossenen Verträgen, den Geldflüssen und schließlich den Dokumenten zur Mittelverwendung ebenso verfahren werden.

Die dafür zuständigen 600 Mitarbeiter der Einkaufsabteilung haben ebenfalls strenge Richtlinien zu befolgen: Sämtliche Vorgänge müssen digital dokumentiert werden. Bei Ausgaben von über 8.500 Euro kommt die Dokumentation von Ausschreibungen, Befugnissen und Freigaben hinzu.

„Ein effizientes Handling der Dokumente ist Voraussetzung dafür, dass alle Prozesse reibungslos und fristgerecht ablaufen. Leider war das in unserer IT-Konstellation lange nicht umzusetzen“, erinnert sich Geert Van de Gucht, Leiter der Finanzabteilung.

An der Uni Gent in Belgien wird digital nachgerüstet.
An der Uni Gent in Belgien wird digital nachgerüstet.
(Bild: © UGent, Hilde Christiaens)

In der Vergangenheit kamen die Standardakten des SAP Folders Managements zum Einsatz. Unter den Mitarbeitern galt die Lösung allerdings als unflexibel, zeitaufwendig und kompliziert. Zwar ließen sich beispielsweise in SAP erstellte Belege problemlos organisieren, aber den Schriftverkehr mit externen Partnern einzubinden habe sich schwierig gestaltet: Zu Outlook fehlte eine direkte Anbindung.

Daher wurden eMails und ihre Anhänge kopiert und per Hand in die Standardakte des jeweiligen Vorgangs eingepflegt. Auch war einfaches Drag & Drop zwischen Windows Explorer und SAP ERP nicht möglich. Alle Dokumente wurden über das Folders Management importiert und in Formularen mit Metadaten versehen.

Bitte lesen Sie auf der nächsten Seite weiter.

Die nahtlose Verbindung zwischen Office- und SAP-Welt trägt an der Universität Gent zu einer enormen Kostenersparnis bei.
Die nahtlose Verbindung zwischen Office- und SAP-Welt trägt an der Universität Gent zu einer enormen Kostenersparnis bei.
(Bild: UGent, Hilde Christiaens)

Mangelhafte Suchsoftware war Standard

Neben der fehlenden Integration war die Suche nach Dokumenten mangelhaft: Denn die Akten im Fördermittelmanagement der Universität enthalten 60 oder mehr Ordner mit diversen Dateien. Wurde beispielsweise ein Vertragsentwurf gesucht, ließ sich die entsprechende Akte über die Software finden – um aber an das Dokument zu gelangen, mussten die Ordner einzeln durchgesehen werden.

Eine systemweite Suche war nicht möglich. Die Folge: Jeder Mitarbeiter entwickelte seinen eigenen Arbeitsablauf mit handgestrickten Workarounds.

SAP extra

In Gent kommt noch eine technische Besonderheit hinzu: Die verwendeten Server sind in zwei Welten geteilt. Die eine Hälfte hostet das SAP-System, über die andere Hälfte laufen alle weiteren Anwendungen – wie Office-Programme.

Diese Aufgabenteilung sorgte dafür, dass die Kommunikation beispielsweise zwischen Outlook und SAP nicht möglich schien. „Irgendwann sah ich in einem Youtube-Video, wie jemand per Drag & Drop Dateien zwischen Windows und SAP verschob. Es ging also doch“, so Geert Van de Gucht.

Van de Gucht recherchierte von da an gezielt nach ECM-Anbietern, die sich auf komplizierte SAP-Integrationen verstanden. Drei Kandidaten kamen in die engere Auswahl, und man entschied sich für die Firma top flow. Van de Gucht: „In einer Live-Demo ihres Add-ons top xRM zeigte top flow, wie sich in vergleichbaren Fällen Windows-Integration und systemweite Dokumentensuche unter einer intuitiven und funktionalen Oberfläche verwirklichen lassen.“

Auch weitere Anforderungen der Uni Gent wurden zugesichert: Die nahtlose Integration der Lösung und eine Implementierung, ohne die Ressourcen der internen IT nennenswert zu beanspruchen.

Projektablauf

Das Projekt startete im Juli 2015 mit einem Workshop. Zwei Tage lang waren Mitarbeiter von top flow vor Ort in Gent. „Alles Weitere lief remote ab. Aber ich war über jede Aktion informiert und konnte die Fortschritte durchgehend live testen“, beschreibt Van de Gucht. Um die Lösung für das Drittmittelmanagement zu installieren, spielte die IT das Add-on ins SAP-System ein. Berechtigungen und Rollen wurden in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten vergeben.

„Wir haben durch die effizienteren Workflows, die nahtlose Verbindung zwischen Office- und SAP-Welt und die systemweite Dateisuche enorme ­Kostenersparnisse. Unsere Investition war so schon nach drei Monaten amortisiert.“

(ID:44635963)