Enterprise Content Management in Kommunen

Smarte Verwaltung – Chance für Beamte und Bürger

| Autor / Redakteur: Eva Bischoff, Geschäftsführerin der BCT Deutschland GmbH / Manfred Klein

ECM- und EIM-Systeme halten Einzug in den Öffentlichen Verwaltungen
ECM- und EIM-Systeme halten Einzug in den Öffentlichen Verwaltungen (Bild: © Maksym Yemelyanov - Fotolia)

Vom Kleinbetrieb über den produzierenden Mittelstand bis hin zum weltweiten Großkonzern erhält die Digitalisierung Einzug in den Unter­nehmensalltag. Doch wie verhält es sich mit der Verwaltung in Ländern, Städten und Gemein­den? Wie ‚smart‘ sind die deutschen Behörden? Eine Antwort auf diese Frage versucht Eva Bischoff, Geschäftsführerin der BCT Deutschland.

Dank des 2013 in Kraft getretenen eGovernment-Gesetzes erfolgt die Abwicklung behördlicher Geschäftsprozesse auch in Deutschland zunehmend elektronisch. Vor allem die Bereitstellung digitaler Informationen und Formulare wird stetig ausgebaut: Einen Anwohnerparkplatz beantragen, den Wohnsitz an- und ummelden oder seinen Personalausweis erneuern – das ist inzwischen alles online möglich. Von der modernen Verwaltung kann allerdings noch nicht die Rede sein. Vielmehr stecken die digitalen Dienstleistungen der deutschen Gemeinden, Städte und Länder noch in den Kinderschuhen.

Einen Schritt in die richtige Richtung gehen lokale, größtenteils vom Bund geförderte Projekte in einzelnen Modellkommunen. Hier werden bereits die entsprechenden Voraussetzungen für nutzerfreundliche und effizientere elektronische Verwaltungsdienste partiell umgesetzt. Dabei ist es wichtig, das digitale Angebot an den Bedarf der Bürger anzupassen. Für sie muss sich ein Mehrwert ergeben und in diesem Zusammenhang spielt der Faktor Zeit eine wesentliche Rolle: Einfach und schnell auf alle relevanten Formulare zugreifen können und transparent über den aktuellen Status des gestellten Antrags informiert werden – das sollte die moderne Verwaltung gewährleisten.

Neben einer offeneren Außenkommunikation muss auch innerhalb der Verwaltung ein Wissenstransfer geleistet werden, Mitarbeiter müssen die neuen Anwendungen und Prozesse kennenlernen, verstehen und nutzen können. Die Voraussetzung hierfür: Das grundsätzliche Befürworten der neuen Form des Arbeitens. Schließlich steigen durch die neue Verwaltungsstruktur auch die Anforderungen an die Beamten.

Den klassischen Archivmitarbeiter, der mit konventionellen Informationsträgern arbeitet, Archivstücke in Ordnern ablegt und wieder hervorholt, gibt es nicht mehr. Stattdessen können Sachbearbeiter gleichzeitig auf alle hinterlegten Informationen zugreifen sowie zeitnah und adäquat auf neue Bedürfnisse und Wünsche von Bürgern, Unternehmen und Einrichtungen reagieren.

Wie diese Informationen möglichst effizient für Gemeindemitarbeiter und Bürger verfügbar und nutzbar gemacht werden können, zeigen die folgenden Beispiele aus den Niederlanden. Hier sind die digitalen Dienstleistungen von Behörden bereits weiter fortgeschritten. Die Lösung ist eine Enterprise-Content-Management-Software (ECM) für organisatorische Abläufe innerhalb der Behörde und/oder ein Enterprise-Information-Management-System (EIM) für die Einbindung der kompletten Wertschöpfungskette. Dabei konnte sowohl das ECM- als auch das EIM-System in die bestehenden IT-Infrastrukturen eingefügt werden.

Nordbrabant: ECM für eine einheitliche ‚Wissensdatenbank‘ innerhalb der Behörde

Im Süden der Niederlande, in der Provinz Nordbrabant, kümmern sich 1.500 Beamte um die behördlichen Belange der knapp 2,5 Millionen Einwohner. Um die täglich wachsende Informationsfülle innerhalb der einzelnen Abteilungen nutzbringender koordinieren zu können, setzt die Verwaltung seit 2008 auf eine ECM-Lösung: Alle intern erstellten sowie eingehenden Papierdokumente werden von der Software digitalisiert, analysiert sowie – bei Standardvorgängen – automatisch in die bestehenden Workflows eingebunden.

Von der Registrierung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung durchlaufen alle eingegangenen Anträge nun die gleichen Arbeitsschritte. Passend zu jedem Arbeitsschritt erstellt ein zusätzliches Tool automatisch ein entsprechendes Dokument, um intern eine einheitliche Aktenorganisation zu gewährleisten.

Darüber hinaus können die Sachbearbeiter konkrete Bearbeitungszeiträume und Aufgaben festlegen. Checklisten bieten jederzeit eine Übersicht über die noch ausstehenden Arbeitsschritte. So haben die Nutzer neben allen für den Vorgang obligatorischen und optionalen Informationen die gesamte Bearbeitung im Blick – auch auf mobilen Endgeräten.

Über das Anlegen sogenannter ‚Vorgangstypen‘ in Kombination mit einer einheitlichen Dokumentenerstellung und -verwaltung baut Nordbrabant eine ‚Wissensdatenbank‘ auf: Die in Dokumenten enthaltenen Informationen – und folglich das Wissen – werden intern leichter zugänglich gemacht, sodass kundenorientiertere Entscheidungen getroffen werden können.

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