SmartMail: Dokumentenerstellung und Versand im Geschäftsprozess: integriert, ressourcenschonend & in Echtzeit

19.03.2018

Dokumentenversand leicht gemacht Als neuestes Modul der bewährten SmartDocuments-Suite können mit SmartMail die erstellten Dokumente direkt per E-Mail versandt werden – eine deutliche Beschleunigung der seither aufwändigen und langwierigen Prozesse.

Dokumentenversand leicht gemacht

Als neuestes Modul der bewährten SmartDocuments-Suite können mit SmartMail die erstellten Dokumente direkt per E-Mail versandt werden – eine deutliche Beschleunigung der seither aufwändigen und langwierigen Prozesse.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Kunde ruft bei einem Unternehmen an und möchte die Änderung eines bestehenden Vertrags. Der Sachbearbeiter im Call-Center ruft anhand der Kundennummer die Kundenakte im Bestandssystem auf und führt die gewünschten Änderungen durch. Direkt im Geschäftsprozess und aus der Fachapplikation heraus erstellt er das neue, geänderte Vertragsdokument, überprüft dieses im WYSIWYG-Modus und versendet das Dokument als PDF-Anhang zu einer E-Mail.

Besonders interessant dabei ist, dass die Texte im sowie im der E-Mail automatisch erzeugt werden und die Empfänger E-Mail Adresse aus dem führenden System übernommen wird. Alternativ können E-Mail Adressen aus einem Outlook- bzw. Exchange-Server-Adressbuch genutzt werden.

Eine klassische Win-Win-Situation: Sachbearbeiter werden von zeitraubenden und manuellen  Dokumentenerstellungs und –versand Prozessen entlastet und der Kunde braucht nicht tagelang auf den geänderten Vertrag zu warten. Die Erstellung von Verträgen, Protokollen etc. wird mit SmartDocuments zum Kinderspiel. Die Verarbeitungszeiten sinken – die Kundenzufriedenheit steigt.

Seither langwierige und wenig kundenfreundliche Prozesse werden deutlich beschleunigt – aus Tagen werden Minuten – die Kundenzufriedenheit steigt und die Kosten werden gesenkt.

Mehr noch: SmartDocuments ist so konzipiert, dass die Lösung ohne spezielles IT-Know-how sofort eingesetzt werden kann. Kurz: Wer gängige Programme wie MS Word beherrscht, kann auch mit SmartDocuments umgehen.

 

SmartDocuments – innovative Produkte vom technologischen Marktführer

Durch innovative Technologie, offene Standards sowie einer einfachen Bedienung zur effizienten  Erzeugung von Dokumenten für alle Kommunikationskanäle lassen sich die heutigen Anforderungen an schriftliche Kundenkommunikation optimal abbilden. Im Gegensatz zu diversen proprietären Anbietern setzt SmartDocuments ausschließlich auf marktführende Standards. So werden alle Dokumentenvorlagen im Office Open XML (OOXML) Format gespeichert – eine leichte Nutzung in Dritt-Applikationen ist somit sichergestellt.

Weitere Informationen finden Sie unter https://smartdocuments.eu/de/produkte/smartmail/