SmartDocuments/Datenabfrage-Modul: Automatisierte Dokumentenerstellung durch Integration vorhandener Daten in die Kundenkommunikation

19.03.2018

In der Praxis bedeutet dies, dass bis zu 98% der benötigten Informationen automatisiert in das zu bearbeitende Dokument eingefügt werden. Eine dramatische Vereinfachung und Beschleunigung der Dokumentenerstellung bei gleichzeitig steigender Qualität.

Unternehmen erstellen geschäftliche Korrespondenz mit ihren Kunden und Partnern immer als Teil eines Geschäftsprozesses. Wer es schafft, die im Unternehmen vorhandenen Informationen automatisiert in den Dokumentenerstellungsprozess zu integrieren, vereinfacht und beschleunigt die Korrespondenzerstellung deutlich und senkt die damit verbunden Kosten in erheblichem Umfang.

In der Praxis bedeutet dies, dass bis zu 98% der benötigten Informationen automatisiert in das zu bearbeitende Dokument eingefügt werden. Eine dramatische Vereinfachung und Beschleunigung der Dokumentenerstellung bei gleichzeitig steigender Qualität.

Integration verteilter Informationen

Die Herausforderung dabei ist, dass benötigte Informationen verteilt und in verschiedenen Fachapplikationen, Archiven, Datenbanken etc. vorliegen. Mit dem SmartDocuments /Datenabfrage-Modul werden bestehende Content Repositories integriert, die automatische Übernahme vorhandener Daten definiert sowie den richtigen Variablen zugeordnet, und diese Informationen dem Anwender zur Verfügung gestellt.

Aus der Fachapplikation ins Dokument

Die Integration von Informationen aus Datenbanken erfolgt auf Basis von ADO-Verbindungen. Leistungsfähige Wizards führen Schritt für Schritt durch den einmaligen Prozess der Anbindungskonfiguration. Danach stehen alle Daten aus den Content Repositories per Drag & Drop als Variablen in Dokumentvorlagen zur Verfügung. Für den Zugriff auf diese Informationen spielt es keine Rolle, in welchen Systemen oder Archiven sie liegen.

Mehrere Datenabfragen in einem Dokument

Einzigartig ist die Möglichkeit, Werte aus mehreren Datenabfragen in einem Dokument zu integrieren. So können in einem Brief Daten aus einem Kundensystem neben Daten aus einem Buchhaltungssystem eingefügt werden. Das SmartDocuments Datenabfrage-Modul bietet die Möglichkeit, zwei (oder mehr) verschiedene Datenbanken aneinander zu koppeln.

Vollständig in SmartDocuments integriert

Nach der Installation ist das Datenabfrage-Modul in SmartControl als Plug-In verfügbar, mit dem die Verbindungen und Daten-Typen eingerichtet werden können. Für Template-Administratoren erscheint in SmartEditor ein neuer Abfragetyp: die Datenabfrage. Für die Anwender ist das Ergebnis der Datenabfrage im SmartDocuments Wizard zu sehen.

Weitere Informationen finden Sie unter https://smartdocuments.eu/de/produkte/datenabfrage-modul/