AEPEX ersetzt in SAP Projekten Smart Forms durch SmartDocuments und senkt dadurch die Kosten, spart Zeit und wertvolle Ressourcen.

19.03.2018

Einer der größten Internetdienstleister Europas setzt in verschiedenen Geschäftsbereichen SAP® ein. In der Vergangenheit erstellte AEPEX Dokumente per SAP® Smart Forms & Script. Damit war es sehr aufwendig, Vorlagen zu verwalten und Dokumente zu erstellen. Schließlich galt es,

Einer der größten Internetdienstleister Europas setzt in verschiedenen Geschäftsbereichen SAP® ein. In der Vergangenheit erstellte AEPEX Dokumente per SAP® Smart Forms & Script. Damit war es sehr aufwendig, Vorlagen zu verwalten und Dokumente zu erstellen. Schließlich galt es, in SAP® aus zahlreichen Vorlagen die passende auszuwählen und entsprechend dem jeweiligen Zweck zu adaptieren.

 

Die Erfahrung

Emiel Obdeijn, AEPEX - SmartDocuments partnerDas Ergebnis bereits nach wenigen Wochen: Ein großer Gewinn, wie Emiel Obdeijn von AEPEX heute sagt. „Die Bearbeitungszeit ist mithilfe von SmartDocuments sehr kurz und die erzeugten Dokumente werden sofort auf dem SAP® Content-Server gespeichert“, erklärt der Projektmanager bei AEPEX. Auch die leichte Integration in SAP® sei ein großer und wichtiger Vorteil. So lässt sich die bestehende SAP® Architektur durch die nahtlose Integration von SmartDocuments flexibel erweitern und ohne großen Kosten- und Zeit-Aufwand weiter nutzen. Für die Anwender bringt das eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

SmartDocuments im Arbeitsalltag

Bei dem Internetdienstleister fiel der Startschuss für das Implementierungsprojekt mit der Einführung von SmartDocuments bei einem Tochterunternehmen. „Ohne die flexiblen Möglichkeiten von SmartDocuments zur Vorlagenverwaltung und Übernahme von Daten aus SAP wäre es nicht machbar gewesen, den straffen Zeitplan einzuhalten”, erklärt Emiel Obdeijn und ergänzt: “Die Schulung aller Beteiligten lief völlig problemlos.

Heute ist SmartDocuments aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. So können ausgewählte Mitarbeiter Vorlagen einfach selbst erstellen. Per Drag & Drop wählen sie die für ihr Schreiben relevanten Textbausteine aus und variieren diese je nach Anliegen. „Nur die Änderungen der Inhalte müssen von den AEPEX Beratern in SAP® angepasst werden“, berichtet Obdeijn.

Zahlreiche Vorteile überzeugen

Das große Plus, das die Nutzung von SmartDocuments für AEPEX mit sich bringt, zeigt sich in vielerlei Hinsicht. „Die Verarbeitungszeit der Kundendokumente dauert wenige Sekunden“, sagt Emiel Obdeijn. „Und selbst die großen Rechnungsdokumente mit mehr als 4.000 Einzelpositionen können nun innerhalb von 30 Sekunden verarbeitet werden.
Mit SAP® Smart Forms und Script seien hingegen etwa 20 bis 30 Minuten nötig gewesen, die Zeit- und Aufwandsersparnis für die Beschäftigten sei also deutlich spürbar.

Die Dokumentenerstellung wird so nicht nur vereinfacht und beschleunigt, auch die Qualität steigt durch eine deutliche und belegbare Fehlerreduzierung. Darüber hinaus bringt die Softwarelösung eine für die jeweiligen Unternehmen nicht zu unterschätzende Kostenersparnis mit sich. „Bereits im ersten Jahr haben wir mehrere hundert Stunden an Aufwendungen eingespart“, erklärt Obdeijn.

Ein weiterer Vorteil: Die Fehlerquote wird im Gegensatz zur manuellen Dokumentenerstellung durch den automatisierten Prozess reduziert. Zudem wird Papier eingespart. Auch durch die Integration in bestehende IT-Architekturen werden Ressourcen geschont.

Die Einführung von SmartDocuments ist somit kostengünstiger und aufwändige Seminare für die Mitarbeitenden, um sie an komplett neue Systeme zu gewöhnen, sind nicht notwendig. Aufgrund der intuitiven Benutzerführung erstellen Mitarbeiter die benötigten Dokumente selbst. Die oft langwierige und kostspielige Einbindung der IT-Abteilung ist nur noch ein Ausnahmefällen notwendig.

Lesen Sie den kompletten Referenzbericht unter https://smartdocuments.eu/de/aepex-business-consultants/