Mit SmartDocuments hat Woonbedrijf Eindhoven bereits zu Projektbeginn 250.000 € bei der Erstellung von 120 SAP Dokumenttypen eingespart.

19.03.2018

Durch den Einsatz von SmartDocuments haben wir bereits ganz zu Anfang um die 250.000 € bei der Erstellung von 120 SAP Dokumenttypen eingespart.

Woonbedrijf hat mehrere IT-Systeme durch eine integrierte Lösung von SAP® ersetzt. Die Entscheidung, SmartDocuments zur Dokumentenerstellung zu nutzen, stand für Woonbedrijf von Anfang an fest. „An sich war das keine Frage“, sagt Monique Wacht über den Einsatz von SmartDocuments zur Dokumentenerstellung. „Wir sind bereits seit 2008 mit der einfachen Verwaltung und Effizienz von SmartDocuments vertraut. Dank der einfachen Integration mit SAP® können wir nun auch selbst die SAP-Dokumente auf effiziente und einfache Weise erstellen und mit SmartDocuments verwalten.

 

Was hat es gebracht?

Unsere Anwender sind mit SmartDocuments vertraut. Als Anwendungs-Administratoren sind wir seit Jahren von den Vorteilen überzeugt, wie bspw. den cleveren Ansatz mit Kopf- und Fußzeilentexten sowie Bausteinen, wodurch Corporate Design und wiederverwendbare Daten an einer einzigen Stelle verwaltet werden. Wir wissen, dass SmartDocuments sehr gut für die Verarbeitung von XML gerüstet ist. Auch unser SAP® Lieferant Aepex begrüßt die vereinfachte Verwaltung und die Flexibilität von SmartDocuments. Es gibt zwar auch in SAP® eine Lösung für Standard-Dokumente, diese ist allerdings unflexibel und kompliziert. Für Änderungen an Standardvorlagen ist man immer von einem Programmierer abhängig.

Mit SmartDocuments verwalten wir die Dokumentvorlagen selbst. SAP® liefert die (XML)-Daten, und SmartDocuments sorgt dafür, dass diese an der richtigen Stelle im Dokument eingefügt werden. Durch den Einsatz von SmartDocuments haben wir bereits ganz zu Anfang um die 250.000 € bei der Erstellung von 120 SAP® Dokumenttypen eingespart.

Die Anwendererfahrung

Anwender können in SAP® „SmartDocuments“ im Menü auswählen. Danach erscheint eine Übersicht der relevanten Dokumente auf dem Bildschirm. Wählen Sie beispielsweise einen Mietvertrag oder eine Vertragskündigung, wird das entsprechende Dokument aufgerufen. Im Hintergrund versorgt SAP® SmartDocuments mit Daten, mit denen die Variablen im Dokument automatisch gefüllt werden. Der Anwender erhält schnell ein inhaltlich korrektes Dokument im richtigen Corporate Design. Das Schöne ist, dass – bei Bedarf – die Interaktion mit dem Anwender bewusst einfach gehalten ist. Wir haben Standardbriefe, bei denen 95% der Daten direkt aus SAP® kommen und SmartDocuments lediglich die noch fehlenden Informationen abfragt.

 

Lesen Sie den kompletten Referenzbericht unter https://smartdocuments.eu/de/woonbedrijf-eindhoven/