Rundgang DMS EXPO

Sicheres eGovernment mit Enterprise Content Management

| Autor / Redakteur: Bianka Boock / Manfred Klein

Die DMS Expo und ihre Begleitmesse bieten in diesem Jahr ein speziell auf Öffentliche Verwaltungen zugeschnittenes Programm
Die DMS Expo und ihre Begleitmesse bieten in diesem Jahr ein speziell auf Öffentliche Verwaltungen zugeschnittenes Programm (Foto: DMS Expo)

Verwaltungen und Behörden kämpfen mit Massen von Papier. Viele Einrichtungen sind an ihre räumlichen Grenzen gestoßen. Die elektronische Kommunikation allein schafft nicht immer Linderung. Sie führt oft dazu, dass unvollständige Hybridakten entstehen. Wie können Verwaltungen hier den Überblick behalten und zudem compliancekonform agieren?

Der dabei zu berücksichtigende Anforderungskatalog ist groß und reicht von den rechtlichen Rahmenbedingungen bis hin zur richtigen Software-Spezifikation. Entsprechend groß ist der Informationsbedarf in den Verwaltungen. Diesem Umstand trägt die DMS EXPO, Leitmesse für Enterprise Content Management (ECM) – die morgen in Stuttgart beginnt – verstärkt Rechnung.

So wartet die parallel zur IT & Business, der Fachmesse für IT-Solutions, stattfindende DMS EXPO erstmals mit einem Fachforum zum Thema „DMS im eGovernment“ auf. Hier geben am Mittwoch (24. Oktober) von 10 bis 14 Uhr Vertreter von öffentlichen Einrichtungen, Kommunen und Behörden, die bereits erfolgreich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) einsetzen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen weiter.

Das Fachforum findet auf der Kongressbühne statt und wird zusammen mit Fachberatern der Management- und Technologieberatung Zöller & Partner durchgeführt.

Zunächst gibt Volker Halstenbach, Partner der Zöller & Partner GmbH, einen Überblick über den aktuellen Stand und die Trends des Dokumenten­managements in Behörden und Kommunen.

Anschließend kommen zwei Anwender zu Wort: Mirko Schreiber vom Landkreis Saalfeld-Rudolstadt schildert, wie die Behörde bei der Auswahl eines DMS für den verwaltungsweiten Einsatz im Landkreis vorgegangen ist und welche Erfahrungen sie gesammelt hat.

Wilfried Bullwinkel vom Landkreis Peine referiert über „DMS als Motor für Verwaltungsprozesse – Mehr Informationen, mehr Daten, mehr Geschwindigkeit“. Er erläutert die Chance, die ein DMS bietet, sich von Althergebrachtem zu trennen und Prozesse zu beschleunigen.

Ulrich Gerke, Seniorberater bei Zöller & Partner, ergänzt die Informationen, indem er die Faktoren für erfolgreiches Dokumentenmanagement in kommunalen Verwaltungen zusammenfasst. Dabei will er ein besonderes Augenmerk auf die Abbildung jener elektronischen Prozesse legen, die die Effizienz der Verwaltungsarbeit erheblich steigern und ein ganzheitliches eGovernment ermöglichen.

„Nur wenn alle Informationen digital vorliegen, können elektronisch gesteuerte Postkorb-/Workflow-Szenarien implementiert werden“, sagt Ulrich Gerke. Viele Behörden oder Verwaltungen planen daher die Einführung einer DMS- oder Archiv­lösung als Basissystem für ein umfassenderes eGovernment.

Dabei müssten sie aber einiges beachten, so Gerke: Dokumenten­managementsysteme sollten so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, also im System abgelegt und über das System recherchiert werden können – unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenfalls sollten repetitive aber auch Ad-hoc-Verwaltungsprozesse abgebildet und langfristig umgesetzt werden können. Und eine mobile Anbindungen an das DMS würden wohl zumindest Entscheidungsträger begrüßen.

Eine Podiumsdiskussion schließt den Themenvormittag ab. Als Teilnehmer erwartet Ulrich Gerke neben Wilfried Bullwinkel und Mirko Schreiber auch Volker Staupe (Stadt Witten) und Franziska Urban (Stadt Wetzlar).

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