Beamtenchat

Sicherer Messenger für die Verwaltung

| Redakteur: Manfred Klein

Messenger erobern die Amtstuben
Messenger erobern die Amtstuben (Bild: © Deutsche Post AG)

Der Einsatz privater Apps für die interne Behördenkommunikation ist aus Datenschutzgründen mehr als bedenklich – doch es gibt sichere Alternativen.

Mal eben ein Bild oder ein Dokument verschicken, Termine an größere Gruppen senden oder aktuelle Nachrichten dem ganzen Freundeskreis übermitteln – ganz alltäglich für die 40 Millionen deutschen WhatsApp-Nutzer. Und auch im Berufsleben halten Messengerdienste zunehmend Einzug. Knapp ein Viertel der deutschen Unternehmen nutzen diese bereits. Die Vorteile sind offensichtlich:

--> keine langen eMail-Schleifen,

--> Nachrichtenübermittlung in Echtzeit,

--> schneller Austausch im Team, unabhängig vom Aufenthaltsort und

--> weniger Zeitbedarf für Besprechungen.

WhatsApp reicht nicht aus

Bei allen Vorteilen – für IT-Security-Spezialisten ist die Nutzung privater Messenger im dienstlichen Umfeld ein echtes Problem. So raten Datenschutzbeauftragte der Länder beispielsweise Lehrern davon ab, über WhatsApp mit Eltern und Schülern in Klassenchats zu kommunizieren. Unter anderem in Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg ist eine solche Kommunikation sogar inzwischen explizit verboten. Und das aus guten Gründen. Die größten Sicherheitsrisiken:

--> Die Daten auf den Plattformen sind unzureichend geschützt.

--> Dritte können über eine Backdoor selbst verschlüsselte Nachrichten lesen, dazu muss man kein Top-Hacker sein.

--> Bei dienstlicher Nutzung privater Programme können Informationen versehentlich an den falschen Adressaten gehen.

--> Schlimmstenfalls gelangen Spionage- und Schadprogramme so in die Behörden-IT.

Gerade im Fall von WhatsApp ist die Weiterleitung des kompletten Adressbuchs an den US-Mutterkonzern Facebook ein Verstoß gegen deutsche und europäische Datenschutzgesetze.

Rechtlich einwandfrei

Die Deutsche Post hat mit SIMSme Business einen Messenger entwickelt, der alle rechtlichen Anforderungen von Verwaltungen und Unternehmen erfüllt. Er bietet den gewohnten Funktionsumfang und gleichzeitig die notwendige Sicherheit für den Einsatz in öffentlichen Institutionen. Die wichtigsten Schutzmerkmale:

--> Abwicklung komplett über Server in Deutschland,

--> Zertifizierung nach ISO 27001,

--> Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,

--> Möglichkeit, Nachrichten mit einem Selbstlöschungsmechanismus zu versehen,

--> Verschlüsselte Übertragung von Telefonnummern beim Kontaktabgleich,

--> Individuelle Anpassung auf die Anforderungen der Behörde möglich.

Kommunikationslösung für Landräte

Der Bayerische Landkreistag hat SIMSme Business bereits im praktischen Einsatz. Klaus Geiger, Referent für Organisation, Verwaltungsmodernisierung und digitale Verwaltung, zur Strategie: „Wir haben schon lange nach einer Lösung für die interne mobile Kommunikation gesucht, die wirklich sicher ist. Denn auch in der Verwaltung ist ein schneller und zuverlässiger Informationsaustausch unerlässlich.“ Mit SIMSme Business ist die Beschränkung auf eine geschlossene Benutzergruppe ebenso möglich wie ein Push-Kanal für aktuelle Nachrichten. Weiterhin verfügt die App über ein verschlüsseltes Cloud-Backup, bessere Moderatorenfunktionen und einen wählbaren Versandzeitpunkt.

Damit erfüllt der Messenger der Deutschen Post wichtige Voraussetzungen, um den Informationsaustausch zwischen den 71 Landrätinnen und Landräten und ihren Mitarbeitern im Freistaat zu verbessern. Diese erhalten den Messenger exklusiv durch den Landkreistag und können darüber auch nur untereinander kommunizieren – eine klare Trennung zu anderen Diensten und ein weiteres Sicherheitsmerkmal.

Hier gibt es weitere Information zum SIMSme Business Messenger.

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