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Digitalisierungshürden überwinden mit der OfficeMaster Suite 7DX Sicherer, digitaler Dokumentenaustausch in Büro und Homeoffice

Wer die Verwaltung modernisieren und Mitarbeitende entlasten will, muss analoge Prozesse digitalisieren und sich die Frage stellen, wie sensible Dokumente auf digitalem Wege rechtssicher ausgetauscht werden können, ohne dass diese auf dem Weg manipuliert werden. Die OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic erfüllt diese Anforderungen mit Next Generation Document Exchange (NGDX), dem neuen Standard für den Dokumentenaustausch. NGDX ist interoperabel, als rechtssicher anerkannt und überträgt hybride Dokumente wie PDF/A und ZUGFeRD 2.1 verschlüsselt. Diese können dann in BPM-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden.

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(© Ferrari)

Eine Technologie, die längst in der IP-Welt angekommen ist, sind moderne, in die Groupware integrierte Faxserver. Sie digitalisieren Dokumente, bieten einen manipulations- und rechtssicheren Dokumentenaustausch und können an Behörden-Systeme und Portale gekoppelt werden. Zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen lassen sich so automatisieren.

(Bild: Vogel IT-Medien GmbH)

Mit der OfficeMaster Suite 7DX wird dieser Transformationsprozess in Behörden effektiv umgesetzt. Sie setzt bei der vorhandenen IT-Infrastruktur, dem Faxserver, an, der in den meisten Behörden im Einsatz ist und migriert die Fax-Technologie in die digitale Welt. Das Ergebnis ist eine innovative Unified-Communications-Lösung, die das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Fax, SMS, Voicemail sowie NGDX – für den digitalen Dokumentenaustausch – verbindet.

Dokumente farbig, formatiert und verlustfrei übertragen

NGDX hebt Faxprozesse auf eine ganz neue Stufe und ebnet in Behörden den Weg zum digitalen Dokumentenaustausch. Dokumente werden im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF versendet, empfangen und archiviert. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben dabei erhalten. Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden, auch ohne NGDX-Gegenstelle.

Dokumente manipulations-, rechtssicher und DSGVO-konform austauschen

Wie wichtig ein sicherer Dokumentenaustausch in Ämtern und Behörden ist, macht die steigende Anzahl an Hackerangriffen deutlich. Bislang geriet die digitale Kommunikation hier an ihre Grenzen, denn Dokumente können auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger manipuliert werden. Diese Lücke schließt die OfficeMaster Suite 7DX dank NGDX:

  • Schließt potenziell schädliche Schadsoftware als auch aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, von der Übertragung aus.
  • Verschlüsselt werden sowohl das Dokument als auch der Transportweg, das bietet optimale Sicherheit. Damit wird verhindert, dass Dokumente mitgelesen oder abgefangen werden.
  • Zugestellt werden e-Rechnungen im ZUGFeRD 2.1 Format anhand der Leitweg-ID.

Die Kombination all dieser Möglichkeiten erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards, DSGVO inklusive, und legt die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der vor Gericht Bestand hat.

Standortunabhängig arbeiten: im Büro, im Homeoffice oder mobil

Viele kommunale Mitarbeiter arbeiten inzwischen im Homeoffice. Ein effizientes und sicheres Arbeiten ist nur möglich, wenn sie auch dort sicher, uneingeschränkt und verlustfrei auf Dokumente zugreifen können. Auch hier unterstützt die OfficeMaster Suite 7DX. Sie lässt sich standortunabhängig und über jedes Endgerät einsetzen und erfüllt auch im Homeoffice höchste Sicherheitsstandards.

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