Suchen

De-Mail statt Brief – digital ohne Papier Sichere elektronische Kommunikation

| Autor / Redakteur: eGovernment SPEZIAL / Gerald Viola

Dokumente wie Bescheide, Bewilligungen oder Verfahrensunterlagen verschicken Behörden heute mit der Post an Bürger und Unternehmen. Das geht künftig auch elektronisch per De-Mail. Die Vorteile: Der Versand ist nachweisbar, vertraulich und schnell. Gleichzeitig sinken Kosten und Aufwand für die Öffentliche Verwaltung.

Firmen zum Thema

( Archiv: Vogel Business Media )

Rund 17 Milliarden lizenzpflichtige Briefe, also Sendungen mit einem Gewicht von bis zu 1.000 Gramm, wurden nach Angaben der Bundesnetzagentur 2009 in Deutschland verschickt. 90 Prozent davon sind Geschäftspost.

Beispiel Öffentliche Verwaltung: Auch wenn schon viele Vorgänge automatisch ablaufen, verschicken viele Mitarbeiter noch immer Dokumente wie Bescheide und Bewilligungen an Bürger und Unternehmen oder Halterauskünfte an Versicherungen und Rechtsanwälte. Der manuelle Versand führt zu hohen Porto-, Papier- und Druckkosten.

Hinzu kommt der personelle Aufwand: Mitarbeiter müssen die Dokumente am PC erstellen, ausdrucken und für den Versand vorbereiten. Das kostet Zeit.

Digitales Pendant zur Briefpost

Mit De-Mail wickeln Behörden ihre Geschäftskommunikation künftig elektronisch und ohne Medienbrüche ab. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind im De-Mail-Gesetz verankert, das im Mai 2011 in Kraft getreten ist. Es sorgt zum Beispiel für eindeutig identifizierte Kommunikationspartner.

So muss sich jeder potentielle Nutzer im Vorfeld für den neuen Dienst registrieren und dabei identifizieren. Privatpersonen zum Beispiel registrieren und identifizieren sich beim Provider mit ihrem Personalausweis, bei Behörden muss zum Beispiel eine Gemeindeordnung vorgelegt und eine vertretungsberechtigte, natürliche Person identifiziert werden.

Erst wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, schaltet der Provider den Zugang zum De-Mail-Account frei und der Dienst lässt sich nutzen.

Übrigens: In der Öffentlichen Verwaltung und bei Unternehmen müssen sich nicht alle Mitarbeiter einzeln für De-Mail anmelden. Hier reicht es, wenn sich die juristische Person einmalig identifiziert. Die Mitarbeiter oder Abteilungen werden dann selbst verwaltet.

Nachweisbarkeit und Sicherheit garantiert

(ID:2053461)