Vertraulicher Versand von eMails mit großen Anhängen

Sichere Behördenkommunikation

| Autor / Redakteur: Andreas Richter, GBS / Susanne Ehneß

Eine reibungslose, sichere Kommunikation mit Behörden ist gefordert
Eine reibungslose, sichere Kommunikation mit Behörden ist gefordert (Quelle: GBS AG)

Offenheit, Partizipation, Verantwortlichkeit, Effizienz und Kohärenz – das sind die Grundsätze „Guten Regierens“. Um diese Grundsätze zu erfüllen, sind moderne Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen für Behörden und öffentliche Einrichtungen unverzichtbar geworden.

Unternehmen, die sich ansiedeln wollen, Bürger, die mit ihrer Verwaltung kommunizieren, oder Teilnehmer an öffentlichen Beteiligungsverfahren erwarten eine reibungslose Kommunikation – und zwar per eMail. Immerhin ist das Medium heute als Kommunikationsmittel nicht nur akzeptiert, sondern etabliert.

Mit Bund Online, Elster & Co. hat die Öffentliche Hand auf diese Entwicklung reagiert. Mit der Neuausrichtung von Prozessen stellt sie die Verwaltung und den elektronischen Umgang mit den Bürgern um. Dabei muss sichergestellt werden, dass die eMail-Kommunikation datenschutzrechtlichen Anforderungen, gesetzlichen Verordnungen, Erlässen sowie internen Vorschriften genügt und gegen äußere Angriffe wirksam geschützt ist.

Vorbildfunktion

Immerhin haben Behörden nicht zuletzt eine Vorbildfunktion und müssen in der Regel denselben Ansprüchen genügen, die Bürger beispielsweise auch an Unternehmen stellen: schnelle Bearbeitungszeiten, Schutz sensibler Informationen und vieles mehr.

Die Übermittlung von Dateien via eMail prägt dabei in zunehmendem Maße auch die Kommunikation in Behörden. Besondere Anforderungen bestehen hier an die Rechtsicherheit, Unveränderbarkeit sowie Sicherheit der Anhänge. Abhängig von den Formaten und enthaltenen Elementen – wie Bildern oder multimedialem Content – werden sie von ihrer Dateigröße her außerdem immer umfassender.

Mit steigender Megabyte-Zahl kann es bei der Zustellung einer eMail jedoch unter Umständen zu Problemen kommen. Denn viele Mail-Server weisen mittlerweile Größenbeschränkungen auf. Das heißt, sie lassen nur noch jene eMails passieren, deren Dateianhänge eine bestimmte Gesamtgröße nicht überschreiten. Alle anderen eMails werden abgewiesen und erreichen ihre Empfänger nicht. Stattdessen erhält der Absender in der Regel eine automatisch erzeugte Unzustellbarkeitsbenachrichtigung, die ihn darauf aufmerksam macht, dass seine Mail aufgrund der Größe ihres Dateianhanges dem Kommunikationspartner nicht zugestellt werden konnte. Meist hilft sogar die Komprimierung der Dateien allein nicht mehr, um derartigen Größenbeschränkungen aus dem Weg zu gehen.

Unverschlüsselte Anhänge

Doch die Größenbeschränkung ist nicht das einzige Problem beim Versand von Dateianhängen: Per eMail versendete Dateianhänge sind im Normalfall nicht verschlüsselt. Sie können deshalb von Dritten abgefangen und offen eingesehen werden. Behörden sollten sich daher auch beim Versand von Dateianhängen schützen, um dem Abfluss sensibler Daten im eMail-Verkehr wirksam vorzubeugen.

Neuartige Lösungen wie „iQ.Suite Watchdog FileSafe“ von der Group Business Software AG (GBS) drängen sich in diesem Zusammengang auch für den Einsatz in Behörden auf. In bestehende eMail-Infrastrukturen integrierbar, arbeiten sie automatisiert im Hintergrund nach einem festen Regelwerk.

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Versendet der Anwender Dateianhänge per eMail, die beispielsweise größer als zehn Megabyte sind, reagiert die serverseitige Lösung automatisch und trennt die Dateien von der eMail ab. Die Datei selbst wird für den Mail-Empfänger stattdessen in einem hochsicheren Bereich in einer geschützten Cloud-Umgebung, einer sogenannten Sealed Cloud,der jeweiligen Behörde zum Download bereitgestellt. Nach Klick auf besagten Link und vorheriger Anmeldung im Cloud-Bereich kann der Empfänger den Anhang schließlich herunterladen.

Lösungen, die nach derartigem Schema arbeiten, um den Versand großer und vertraulicher Dateien per eMail abzusichern, automatisieren einen Prozess, der vom Anwender manuell kaum zu leisten wäre. Zugleich wird die Vertraulichkeit der übermittelten Anhänge erhöht und die Infrastruktur beim Versand großer Dateianhänge entlastet.

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Der Verfasser dieser Artikels scheint von allen guten Datenschutz.Geistern verlassen worden zu...  lesen
posted am 16.07.2014 um 21:32 von Unregistriert


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