Laufende Änderungen großer Softwarehersteller effizient meistern

Sicher durch Microsofts Lizenzdschungel

| Autor / Redakteur: Christoph A. Harvey* / Susanne Ehneß

Komplexität meistern

Aufgrund der zunehmenden Komplexität in den Lizenzbedingungen führender Hersteller empfiehlt es sich, Prozesse und Tools zu etablieren, damit die IT-Abteilung ­ihrer Nachweispflicht laufend und zuverlässig nachkommen kann.

Denn die im Klinikumfeld immer noch weit verbreiteten Excel-Listen für die Bestandsverwaltung bieten keine ausreichende Sicherheit. Zum einen ist eine manuelle Pflege arbeitsaufwendig und fehlerbehaftet. Zum anderen erlaubt sie nicht die gebotene Aktualität, was im Fall eines Audits zu empfindlichen Nachzahlungen führen kann.

Besser ist es, auf ein bewährtes Tool für Software Asset Management zu bauen. Denn es entlastet nicht nur die IT-Abteilung bei der Inventarisierung. Es bietet auch die Möglichkeit, die tagesaktuell genutzte Software mit dem Bestand an Lizenzverträgen automatisch abzugleichen.

Laufender Status per Mausklick

Eine auf Knopfdruck erstellte Bilanz zeigt dann etwaigen Handlungsbedarf auf. Dies kann nicht nur bedeuten, dass weitere Software angeschafft oder ein Upgrade durchgeführt werden muss. Vielmehr identifiziert die Analyse der tatsächlich genutzten Software auch Einsparungspotenziale. Ungenutzte Software kann deinstalliert und entweder anderen Anwendern zur Verfügung gestellt oder gekündigt werden. Besonders hilfreich ist es hierbei, eine IT-Lösung zu nutzen, die neben Inventarisierung- und Lizenzmanagement auch die Verwaltung und Pflege der IT-Geräte integriert. Dies bietet den Vorteil, dass IT-­Architekten, Desktop-Support-Kräfte und Hardware-Spezialisten Informationen aus einem System beziehen und auf eine einheitliche und vor allem aktuelle Datenbasis zugreifen.

Nicht alle in einer Klinik eingesetzten Geräte unterliegen der Verwaltung durch die IT-Abteilung. Auch in der Haus- und Medizintechnik wird immer mehr mit Software gesteuert. Diese Geräte lassen sich, soweit sie ins Netzwerk eingebunden sind, ebenfalls mit einem Tool für das Software Asset Management zuverlässig inventarisieren und verwalten.

Komplexe Verträge – dünne Personaldecke

Allgemein ist der Trend zu beobachten, dass die Komplexität in den Vertragswerken steigt. Da die Personalausstattung im IT-Bereich der Krankenhäuser nicht im selben Maße ausgebaut wird, weisen IT-Mitarbeiter der mühseligen Aufgabe des Lizenzmanagements gerne eine niedrige Priorität zu.

Hieraus kann für ein Klinikum das Risiko entstehen, seine Software nicht vertragskonform zu nutzen und im Fall einer Überprüfung nicht auskunftsfähig zu sein.

Mit Hilfe eines zertifizierten, bewährten Tools kann es einem Klinikum jedoch gelingen, sein Team von unliebsamen manuellen Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig das Lizenzmanagement für ­Microsoft und andere Hersteller tagesaktuell im Griff zu behalten.

* Christoph A. Harvey ist Chief Executive Officer bei der DeskCenter Solutions AG

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