Laufende Änderungen großer Softwarehersteller effizient meistern Sicher durch Microsofts Lizenzdschungel

Autor / Redakteur: Christoph A. Harvey* / Susanne Ehneß

Nicht nur der Gesetzgeber sorgt im Gesundheitswesen kontinuierlich für sich ändernde Rahmenbedingungen. Auch die Hersteller von Standardsoftware passen die Bezugs- und Nutzungsrechte ­ihrer Produkte ständig an.

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Software-Einkaufskonditionen sind auch in Kliniken ein Thema
Software-Einkaufskonditionen sind auch in Kliniken ein Thema
(Bild: lovegtr35_Fotolia.com)

Die Auswirkungen geänderter Bezugs- und Nutzungsrechte durch den Softwareriesen Microsoft aus dem Juni 2011 werden gerade zunehmend spürbar. Seit damals ­unterliegt die Beschaffung neuer Softwarelizenzen anderen Konditionen.

Die neuen Verträge betreffen nicht alle Einrichtungen im Gesundheitswesen gleichermaßen. Für privat geführte Einrichtungen waren schon immer die Lizenzbedingungen gewinnorientierter Unternehmen gültig. Anders sieht dies für Betriebe in der Trägerschaft von Kommunen und Wohlfahrtsverbänden aus. Sie stellen den Löwenanteil unter den rund 2.000 Krankenhausbetrieben in Deutschland.

Viele von ihnen nutzten bislang Microsoft-Software unter dem kostengünstigeren ­Lizenzmodell „Forschung und Lehre“. Da mit dem Kauf einer Software in der Regel ein unlimitiertes Nutzungsrecht verbunden ist, können vor dem 31. Mai 2011 erworbene Lizenzen noch weitergenutzt werden.

Microsoft-Versionen, die nach diesem Stichtag beschafft werden, egal ob Neuprodukt oder Upgrade, unterliegen dagegen grundsätzlich neuen Einkaufs­konditionen. Diese gehen mit höheren Kosten einher, so etwa die neu geschaffene Lizenzoption „Wohlfahrt“, die von der Bundesgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e. V. (BAGFW) für ­ihre Mitgliedsorganisationen ausgehandelt wurde, oder die Bezugsberechtigungen des Öffentlichen Dienstes.

Detaillierter Nutzungsnachweis gefordert

Die Frage, welche Beschaffungsmöglichkeiten für ein Krankenhaus nun gelten, sind nicht pauschal zu beantworten. Vielmehr bedarf es einer Einzelfallbetrachtung. Denn die Trägerschaft ist nur einer von zahlreichen Aspekten, die bestimmen, unter welches Lizenzmodell ein Krankenhausarbeitsplatz fällt.

So gibt es für Universitätskliniken beispielsweise einen Sondervertrag. Außerdem kommen jetzt in einer Klinik immer häufiger verschiedene Lizenzmodelle parallel zur Anwendung – je nach Arbeitsplatz. Daher muss ein Haus neuerdings im Detail nachweisen, dass nur berechtigte Personen Geräte und Software unter einem Vertrag zu vergünstigten Konditionen nutzen.

Die Krux: Ein PC kann im Laufe seiner Lebensdauer zuerst auf einer Station, dann in der Verwaltung und später auf einer anderen Station stehen.

Je nach Einsatzort und -art unterliegt die Nutzung unterschiedlichen Berechtigungen. Es geht also nicht nur darum, einmalig den Status für die Neubeschaffung von Microsoft-Produkten zu bestimmen. Sondern jeder Krankenhausbetrieb ist verpflichtet, dem Softwarehersteller auf Anforderung ­einen aktuellen Status seiner Lizenzen und deren vertragskonforme Nutzung nachzuweisen.

Microsoft ist hier nur ein Beispiel. Auch andere Hersteller wie Adobe oder VMware ändern ihre Lizenzbedingungen von Zeit zu Zeit.

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Komplexität meistern

Aufgrund der zunehmenden Komplexität in den Lizenzbedingungen führender Hersteller empfiehlt es sich, Prozesse und Tools zu etablieren, damit die IT-Abteilung ­ihrer Nachweispflicht laufend und zuverlässig nachkommen kann.

Denn die im Klinikumfeld immer noch weit verbreiteten Excel-Listen für die Bestandsverwaltung bieten keine ausreichende Sicherheit. Zum einen ist eine manuelle Pflege arbeitsaufwendig und fehlerbehaftet. Zum anderen erlaubt sie nicht die gebotene Aktualität, was im Fall eines Audits zu empfindlichen Nachzahlungen führen kann.

Besser ist es, auf ein bewährtes Tool für Software Asset Management zu bauen. Denn es entlastet nicht nur die IT-Abteilung bei der Inventarisierung. Es bietet auch die Möglichkeit, die tagesaktuell genutzte Software mit dem Bestand an Lizenzverträgen automatisch abzugleichen.

Laufender Status per Mausklick

Eine auf Knopfdruck erstellte Bilanz zeigt dann etwaigen Handlungsbedarf auf. Dies kann nicht nur bedeuten, dass weitere Software angeschafft oder ein Upgrade durchgeführt werden muss. Vielmehr identifiziert die Analyse der tatsächlich genutzten Software auch Einsparungspotenziale. Ungenutzte Software kann deinstalliert und entweder anderen Anwendern zur Verfügung gestellt oder gekündigt werden. Besonders hilfreich ist es hierbei, eine IT-Lösung zu nutzen, die neben Inventarisierung- und Lizenzmanagement auch die Verwaltung und Pflege der IT-Geräte integriert. Dies bietet den Vorteil, dass IT-­Architekten, Desktop-Support-Kräfte und Hardware-Spezialisten Informationen aus einem System beziehen und auf eine einheitliche und vor allem aktuelle Datenbasis zugreifen.

Nicht alle in einer Klinik eingesetzten Geräte unterliegen der Verwaltung durch die IT-Abteilung. Auch in der Haus- und Medizintechnik wird immer mehr mit Software gesteuert. Diese Geräte lassen sich, soweit sie ins Netzwerk eingebunden sind, ebenfalls mit einem Tool für das Software Asset Management zuverlässig inventarisieren und verwalten.

Komplexe Verträge – dünne Personaldecke

Allgemein ist der Trend zu beobachten, dass die Komplexität in den Vertragswerken steigt. Da die Personalausstattung im IT-Bereich der Krankenhäuser nicht im selben Maße ausgebaut wird, weisen IT-Mitarbeiter der mühseligen Aufgabe des Lizenzmanagements gerne eine niedrige Priorität zu.

Hieraus kann für ein Klinikum das Risiko entstehen, seine Software nicht vertragskonform zu nutzen und im Fall einer Überprüfung nicht auskunftsfähig zu sein.

Mit Hilfe eines zertifizierten, bewährten Tools kann es einem Klinikum jedoch gelingen, sein Team von unliebsamen manuellen Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig das Lizenzmanagement für ­Microsoft und andere Hersteller tagesaktuell im Griff zu behalten.

* Christoph A. Harvey ist Chief Executive Officer bei der DeskCenter Solutions AG

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