Elektronische Akte

SharePoint vs. DMS

| Autor / Redakteur: Marc-Björn Seidel* / Susanne Ehneß

Workflow und Postkorb

In der Historie von SharePoint waren verschiedene Ansätze bzw. Generationen der Standard-Workflows in der Praxis nicht einsetzbar, wenn es entweder darum ging, komplexe Prozesse zu modellieren oder anders herum auch sehr einfache Routingmöglichkeiten beim Einsatz elektronischer Individual- oder Gruppenpostkörbe (nicht eMail-Postfächer) zu verwenden. In der Vergangenheit kamen daher in den meisten SharePoint-Projekten die Workflow-Engines von Drittanbietern zum Einsatz.

Auch im Bereich Post- / Arbeitskörbe bietet SharePoint im Standard bei Weitem nicht das, was in vielen DMS-Lösungen Standard ist: z. B. Gruppenpostkörbe mit der Möglichkeit, Arbeit zuzuweisen, zu holen oder zu delegieren, zu priorisieren oder den Arbeitsvorrat des Teams nach unterschiedlichen Kriterien (z. T. auch hierarchisch nach mehreren) zu filtern. Einfache Funktionen wie z. B. das Exportieren von Trefferlisten – egal ob im Workflow- oder Aktenkontext – in die Zwischenablage oder in ein Tabellenformat (z. B. CVS, Excel) fehlen. Konkrete Anwendungsszenarien, wie die Postverteilung oder Mitzeichnungs-/Verfügungsprozesse, die im kommunalen Umfeld Bestandteil fast aller DMS-Projekte sind und die in manchen DMS-Lösungen bereits integriert sind, müssen dann erst projektindividuell konfiguriert oder programmiert werden.

Fazit

SharePoint, OneDrive Business oder auch andere Collaboration-Lösungen bieten zwar auch einfache Dokumenten-Management-Funktionen an, können jedoch im Standardumfang (genau wie manche DMS-Lösungen auch) nicht die Anforderungen erfüllen, die in öffentlichen Verwaltungen hinsichtlich der elektronischen Aktenführung oder anderer zuvor dargestellter Funktionsbereiche existieren. Dafür haben solche Tools ihre Stärken im Collaboration-Bereich, in dem DMS-Lösungen nur vereinzelt Basisfunktionen bereitstellen.

In der letzten DMS-Marktübersicht (2018) von Zöller und Partner werden über 60 solcher Lösungen dargestellt. Jedoch eignet sich nicht jede Lösung gleichermaßen auch für den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen.

Die Auswahl einer weniger geeigneten DMS-Lösung führt zwangsläufig zu unerwarteten und höheren Kosten, längeren Implementierungszeiträumen und leider nicht selten auch zu einer mangelnden Anwenderakzeptanz. Aufgrund der Einschränkungen, die u. a. durch das Vergaberecht definiert werden, ist von Beginn des Auswahlprojektes an, über die Feinkonzeption bis hin zur Implementierung, eine strukturierte und sorgfältige Vorgehensweise unerlässlich.

Neben der sorgfältigen Anforderungsanalyse und einem strukturierten Vorgehen im Auswahl- bzw. Vergabeverfahren spielen in den Einführungsprojekten erfahrungsgemäß sogar überwiegend organisatorische Themen neben der technischen Implementierung und den strategischen Fragen (z. B. Abgrenzung von Fachverfahren, DMS- und Collaboration-Lösungen) eine wichtige Rolle.

Der Standard-Funktionsumfang von DMS-Lösungen, die Verwaltungen adressieren, ist bei SharePoint nicht im Standard vorhanden und würde Programmierung oder den Einsatz (zum Teil mehrerer) Drittanbieter-Komponenten erfordern, von denen man u.a. beim Support, aber auch bei Releasewechseln abhängig ist. Häufig führt dies bereits im Zuge der Einführung, aber auch im laufenden Betrieb zu unerwarteten Mehraufwänden. Mit der Auswahl einer geeigneten Lösung wird daher der Grundstein für ein erfolgreiches DMS-Projekt gelegt.

Marc-Björn Seidel
Marc-Björn Seidel (© Zöller & Partner)

*Der Autor:

Marc-Björn Seidel

Zöller & Partner GmbH

Höchster Str. 70

65835 Liederbach

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