Elektronische Akte

SharePoint vs. DMS

| Autor / Redakteur: Marc-Björn Seidel* / Susanne Ehneß

Integration mit Fachverfahren

Besonders die Vielzahl an Fachverfahren spielt bei DMS-Projekten in öffentlichen Verwaltungen eine Rolle. Es muss nicht nur geprüft und bewertet werden, für welche Fachverfahren eine Integration mit dem DMS sinnvoll oder erforderlich ist, sondern auch auf welche Art und Weise diese sinnvoll an das DMS angebunden werden können, z.B.

  • Erzeugen die Fachanwendungen Output, der in der Akte abgelegt werden muss?
  • Sind so erzeugte Dokumente auch aus dem DMS, also ohne „Umweg“ über das Fachverfahren zugreifbar?
  • Gelangen Dokumente auch direkt in die Akte (z. B. Posteingang) und sind diese dennoch über das Fachverfahren recherchierbar? (Frühes Erfassen)
  • Können Dokumente im Fachverfahren registriert und später automatisiert, z. B. per Barcode zugeordnet werden? (Spätes Erfassen)

Letztlich geht es oft nicht nur um eine reine Archivierung von Dokumenten, sondern es müssen auch Fachdaten ausgetauscht werden. Nicht selten werden aber z. B. moderne Web-Service-Schnittstellen noch nicht von den Fachverfahren unterstützt. Tiefe Integrationen gibt es nur von wenigen DMS-Anbietern, was letztlich auch damit zusammenhängt, dass es sich bei den Fachverfahren der Öffentlichen Hand typischerweise nicht um weltweit verbreitete Anwendungen, sondern oft nur um national verfügbare und relevante Produkte handelt. Die Verfügbarkeit der Schnittstellen hängt somit auch davon ab, ob der Hersteller (oder ein Partner) diesen regionalen Markt adressiert und in der Lage ist eine Release-gepflegte Schnittstelle anbieten zu können.

Wird keine tiefe Integration angestrebt, hilft oft eine generische Integration, z. B. in Form eines virtuellen DMS-Druckers, mit dem aus den Fachanwendungen direkt als PDF in das DMS gedruckt und attribuiert werden kann. Dabei beschneidet man allerdings auch die möglichen Szenarien (s. o.) auf einfache Output-Szenarien (Archivierung).

Für SharePoint fehlen sowohl tiefe Fachverfahrensintegrationen als auch generische Schnittstellen in der erforderlichen Ausprägung. Die oft noch benötigten Client-Aufrufe, die lokal zwischen DMS-Rich-Client und Fachanwendungs-Client stattfinden, lassen sich nicht oder nur über Umwege mit individueller Programmierung in Browser-Clients wie bei SharePoint integrieren.

Suchfunktionen

Eine besonders flexible Suche, die ein gezieltes und schnelles Finden von Dokumenten ermöglicht, hat sowohl für Sachbearbeiter als auch Knowledge-Worker eine große Bedeutung. Neben einer Volltextsuche, wie sie u. a. auch SharePoint mitbringt und die besonders für Knowledge-Worker relevant ist, wird auch eine flexible und leistungsstarke Attributsuche benötigt.

Moderne DMS-Lösungen bieten hier sogar für Anwender mit entsprechender Berechtigung an, eigene Suchmasken zu definieren und anzuwenden oder sogar für das eigene Team zur Verfügung zu stellen. SharePoint nutzt zwar ebenfalls Attribute („Spalten“), jedoch sind dazu nicht automatisch auch Suchmasken verfügbar. Dass Attribute überhaupt gezielt durchsucht werden können, erfordert administrativen Konfigurationsaufwand pro Attribut. Gleiches gilt für das Erstellen von Suchformularen, die in manchen modernen DMS-Lösungen sogar automatisch erzeugt werden können.

Auf der nächsten Seite geht es weiter mit dem direkten Vergleich.

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