Elektronische Akte

SharePoint vs. DMS

| Autor / Redakteur: Marc-Björn Seidel* / Susanne Ehneß

Dokumentenverwaltung

Neben Versionierung, Check-out und Check-in und der Differenzierung von Entwürfen und freigegebenen Dokumenten unterliegen auch Akten im Verwaltungskontext einem definierten Lebenszyklus, der in der folgenden Abbildung visualisiert ist. Elektronische Akten müssen dauerhaft, auch außerhalb der behördlichen Systemumgebung, in der sie ursprünglich entstanden sind, archiviert werden können und verfügbar bleiben.

Lebenszyklus elektronischer Akten im Verwaltungskontext
Lebenszyklus elektronischer Akten im Verwaltungskontext (© Zöller & Partner)

Der Lebenszyklus einer elektronischen Akte gliedert sich laut des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit in folgende Phasen:

  • Phase I: Neuanlage und Bearbeitung (von Akten, Vorgängen, Dokumenten)
  • Phase II: zdA-Verfügung und Aufbewahrung
  • Phase III: Bewertung und Aussonderung oder Vernichtung

Typische Anforderungen, die sich dadurch an die DMS-Lösung stellen, sind z. B.

  • Automatische Übernahme von archivierungsrelevanten Attributen (u. a. Aufbewahrungsfristen) aus dem Aktenplan
  • Möglichkeit zur Pflege von Aussonderungsarten (bewerten, archivieren, vernichten)
  • Unterstützung von zdA-Verfügungen für Vorgänge/Akten
  • Unterstützung von Legal Holds (verlängern/anhalten der Aufbewahrungsfrist im Klagefall)
  • Formatkonvertierung für Übergabe an Archiv (z. B. nach PDF/A)
  • Bereitstellung Metadaten gemäß XDOMEA2-Spezifikation (XML-basierter Datenaustauschstandard für Meta- und Primärdaten)
  • Verschieben von Archivbeständen
  • Erneuerung von elektronischen Signaturen
  • Aussonderungsfunktionen für Dokumente und Metadaten.

Eine Standardunterstützung dieses Lebenszyklus, die von einigen DMS-Herstellen mit Produktcharakter umgesetzt wurde, fehlt bei SharePoint. Das zdA-Setzen („zu den Akten“) oder das Wiederbeleben solcher Akten muss samt erforderlicher Protokollierung in SharePoint-Projekten erst programmiert werden und ist kein Standard. Auch für den Bewertungs- und Aussonderungsprozess ist eine funktionale Unterstützung erforderlich, die im Standard von SharePoint nicht vorhanden ist.

Aktenfunktionen

Werkzeuge zur Modellierung von Akten fehlen in SharePoint bis heute, genauso wie die Möglichkeit, typische eAkten anzulegen, die über sehr einfache Mappen hinausgehen. Dabei werden gerade im öffentlichen Umfeld nicht nur „normale“ eAkten (wie z. B. Personal-, Einkaufs- , Bau- oder Vertragsakten) benötigt, wie sie auch in anderen Branchen regelmäßig zum Einsatz kommen, sondern es kommen über diese hinaus häufig (konfigurierbare, hierarchische) Aktenpläne zum Einsatz, mit deren Hilfe die Akten verwaltungsweit organisiert werden. Diesen liegt fast immer eine feste Systematik (Akte – Vorgang – Dokument) zugrunde, wobei es für jede Ebene eigene, unterschiedliche Attribut-Sets (Aktendeckel, Vorgangsdeckel, Dokumentattribute) geben kann.

Klassische DMS-Lösungen bieten hier teilweise, neben der Möglichkeit individuelle Aktenpläne zu definieren, auch den Import von Standardaktenplänen an (z.B. KGST-, Boorberg- oder Bayerischen Aktenplan etc.). Dabei handelt es sich nicht nur um einfache Ordnungsstrukturen oder Attributwerte: Auch Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen oder Registervorlagen für eine standardisierte Aktenführung sind oft mit dem Aktenplan verknüpft. Neben dem Lebenszyklus der Akten (s. o.), inkl. zdA-Setzung oder Aussonderung, müssen sich auch vollständige Akten exportieren oder ausdrucken lassen. Manche DMS-Lösungen bieten hier u. a. Werkzeuge im Standard an, mit denen sämtliche Dokumente und Informationen einer Akte in eine paginierte PDF-Datei mit einem entsprechend generierten Deckblatt und Inhaltsverzeichnis z. B. zur Weitergabe an ein Gericht exportiert werden können.

Dokumentenanzeige

Viele moderne DMS-Lösungen verfügen über Multiformat-Viewer, mit denen auch über Dokumentgrenzen und Dateiformate hinweg schnell durch eine eAkte „geblättert“ werden kann, ohne dass verschiedene Anwendungen gestartet werden müssen. Neben Archivformaten wie PDF oder (Single- / )Multipage TIFFs können diese zum Teil auch eine große Palette an nativen Formaten anzeigen, die in öffentlichen Verwaltungen zum Einsatz kommen, z. B. alte und neue Office-Formate (neben Microsoft-Produkten kommen z. B. auch OpenDocument-Formate zum Einsatz), eMails, XRechnungs-, ZUGFeRD- oder EDI-Datensätze und andere. Darüber hinaus werden oft Werkzeuge für visuelle Annotationen (Hervorhebungen, Schwärzungen etc.) benötigt.

Auf der nächsten Seite geht es weiter mit dem direkten Vergleich.

Inhalt des Artikels:

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 46639887 / System & Services)