Elektronische Akte

SharePoint vs. DMS

| Autor / Redakteur: Marc-Björn Seidel* / Susanne Ehneß

Defizite

Nach mehreren Produktgenerationen (die erste Version kam 1999, damals noch unter dem Namen Tahoe, auf den Markt) weist SharePoint auch heute noch signifikante Defizite im Vergleich zum Standard-Funktionsumfang moderner DMS-Lösungen auf. Die Einschränkungen zeigen sich dabei in fast allen Bereichen, die für Dokumenten-Management-Systeme relevant sind. Beispielhaft sollen hier einige dieser Bereiche mit exemplarischen Einschränkungen genannt werden:

Erfassung von Dokumenten aus beliebigen Quellen

Dokumente gelangen heute auf vielfältigen Wegen in ein DMS: über zentrale und lokale Scanner, über Multifunktionsgeräte, per Smartphone oder Tablet, aus Fachanwendungen, Portalen, Office-Anwendungen, eMail-Umgebungen (neben Outlook oder Notes sind hier auch De-Mail und das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP zu berücksichtigen) oder Netzlaufwerken.

Bereits bei der Übernahme von mehreren Dokumenten in einem Zug (z. B. „Multi-File-Upload“ bei der Übernahme von Bestandsdokumenten durch Anwender per Drag&Drop oder Dialogfunktion aus dem Windows Explorer) bietet SharePoint keinen mit den DMS-Lösungen vergleichbaren Funktionsumfang an, um in einem Arbeitsgang mehrere Dokumente in einem Zug zu übernehmen und diese gleichzeitig mit System- und Fachattributen versehen zu können. Zwar können Bibliotheken per WebDAV in den Explorer eingebunden werden, allerdings werden über diesen Weg beim Kopieren von Dokumenten keine Attribute abgefragt. Die Dokumente werden so praktisch „unter dem Türschlitz“ ins System geschoben, sind aber für andere nicht sichtbar, bis alle Pflichtattribute in separaten Arbeitsschritten ergänzt wurden.

Eine integrierte Scan-Lösung für mittlere bis große Volumina findet man bei SharePoint nicht. Entsprechende Komponenten erlauben in anderen DMS-Lösungen oft sehr arbeitsteilige Erfassungsprozesse und sind direkt in Datenbank und Anwendungsschicht integriert.

Keine echte Dokumenten-ID

Moderne DMS-Lösungen verwalten Dokumente anhand von eindeutigen IDs. Nur wenige Systeme, zu denen auch SharePoint gehört, basieren immer noch auf der Verwaltung anhand von Dateinamen und Ablageorten. Microsoft hat zwar vor einiger Zeit nachgebessert, so dass man mittlerweile eine Dokumenten-ID nachkonfigurieren kann, jedoch kann man diese nicht als „echte“ Dok-ID betrachten, da im Hintergrund immer noch die Dateinamen verwendet werden, die Dokumenten ID sogar zurücksetzt werden kann und auch nur innerhalb einer Website Collection (und nicht systemweit) eindeutig ist.

In SharePoint 2019 (Modern Interface) ist die Spalte sogar durch die Anwender editierbar. In der Praxis ergeben sich durch die fehlende Dok-ID als eindeutiges Dokumentenmerkmal mehrere Einschränkungen, z. B. darf ein Datei- oder Ordnername nur einmal pro Ordner vorkommen. Zudem greift bei verschachtelten Ordnerstrukturen eine URL-Längenbeschränkungen von 260 Zeichen (bei SharePoint Online wurde sie zumindest auf 400 Zeichen erweitert).

Auch das Verknüpfen von Dokumenten oder Akten wird zu einer Herausforderung: statt einer einfachen Drag & Drop-Operation, wie sie in vielen DMS-Lösungen möglich ist, kann eine Verknüpfung in SharePoint z. B. durch das Kopieren des Zugriffs-Links (URL) in die Zwischenablage erfolgen, der dann am Zielort in ein neues Link-Objekt eingefügt werden muss, sofern sich das Dokument nicht in den zuletzt verwendeten Objekten befindet. Wird das Dokument am ursprünglichen Ort entfernt oder ändern sich Bestandteile des Links (z. B. Domainname oder Pfade der Site-Struktur), so verwaist der Link und führt zu einer Fehlermeldung.

Dies geschieht in der Praxis sehr schnell, wenn die SharePoint-Ordnerstruktur gleichzeitig der fachlichen Ablagestruktur entspricht. In anderen DMS-Lösungen können Fachstrukturen auch unabhängig von einer hierarchischen Ordnerablage abgebildet werden. Diese ermöglichen dann auch komplexere Ablageszenarien wie z.B. Mehrfachverknüpfungen: Das Löschen an einem Ablageort A führt dann nur zum Löschen der Referenz A auf das referenzierte und per Dok-ID eindeutig identifizierbare Dokument, so dass der Zugriff über die Verknüpfung von Ablageort B weiterhin möglich ist.

Bedienbarkeit der Clients

Neben den bereits zuvor genannten Einschränkungen durch das Fehlen einer echten Dokumenten-ID stoßen SharePoint-Anwender auch bei anderen, alltäglichen Dateioperationen im SharePoint-Client auf Schwierigkeiten, die selbst im Filesystem noch ohne Probleme möglich waren: So ist z. B. das Verschieben von Ordnern oder Dokumenten nicht so intuitiv wie in modernen DMS-Lösungen, bei denen die Aktenstruktur visuell (hierarchisch) dargestellt wird oder zwischen zwei geöffneten Akten per Drag&Drop verschoben werden kann. Solche Drag&Drop-Operationen sind z. B. nur innerhalb eines Browser-Fensters möglich.

Mitunter können Dokumente ohne weiteres gar nicht in andere Bibliotheken verschoben werden, wenn dort abweichende Attribuierungs- oder Versionierungseinstellungen vorgenommen wurden. Letztgenannter Punkt ist jedoch auch bei DMS-Lösungen relevant. Solche Praxis-Probleme lassen sich nur durch eine sorgfältige Feinkonzeption und Implementierung vermeiden, bei der auch die Limitierungen der gewählten Lösung (z. B. SharePoint) berücksichtigt werden.

Aber auch bei der Integration birgt der SharePoint-Client Fallstricke: Obwohl Browser-Clients immer moderner und funktionaler werden und insbesondere von der IT (u. a. auf Grund geringerer Installations- / Verteilungsaufwände) favorisiert werden, bringen sie immer noch eine Reihe an Einschränkungen mit sich, z. B.:

  • Häufig fehlen Funktionen (z. B. Scanintegrationen) gegenüber den funktionaleren Rich-Clients.
  • Die (bidirektionale) Integration ist nicht oder nur auf Umwegen möglich, wenn z. B. eine DLL- oder EXE-Datei eines Fachverfahrens aufgerufen werden muss.
  • Die reine Tastaturbedienung ist häufig nicht möglich oder zumindest nicht praxistauglich.
  • Für den Dauereinsatz auf Tablets und Smartphones ist der Browser-Client nicht geeignet. Die SharePoint-App schafft hier bedingt Abhilfe, allerdings wird man in der Praxis nicht mit dieser einen App auskommen, sondern weitere Apps benötigen, z. B. die Power Automate App, Power Apps für Formulare, OneDrive for Business App für Offline-Funktionalitäten oder diverse Microsoft Office Apps für den Zugriff auf Dokumente. Setzt man 3rd-Party-Add-Ons (z.B. zur Ergänzung einer Aktenfunktionalität) ein, so können die Erweiterungen i.d.R. nicht vollständig durch die Apps genutzt werden.

Auf der nächsten Seite geht es weiter mit dem direkten Vergleich.

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