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Akte 2.0 für integrierte und effiziente Arbeitsprozesse Sharepoint als Basis für die Digitale Akte

Autor / Redakteur: Michael Bark / Ulrike Ostler

Eine Digitale Akte legt sich nicht von selbst an. Zu den Anforderungen gehören: Auswahl und Implementierung einer technischen Lösung, die Gestaltung von Workflows sowie rollen- und rechtebasierte Zugriffe und Abläufe. Auch die Verwaltung des Dokumenten-Lebenszyklus muss beachtet werden. Wie wäre es mit „Sharepoint“ als Grundlage?

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Sharepoint könnte helfen ....
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(Bild: Sergiy Tryapitsyn/Fotolia.com)

Vor dem Hintergrund der verschiedenen Anforderungen an eine Digitale Akte haben sich diverse Lösungen aus dem Bereich der Dokumenten Management Systeme (DMS) etabliert, die mehr oder weniger in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert sind. Oft ist jedoch die „Office“-Integration dieser Lösungen unbefriedigend und letztendlich erhöhen sie sogar die Komplexität der Unternehmensprozesse.

Ein weiterer Schwachpunkt herkömmlicher Dokumenten Management Systeme: Während die E-Mail-basierte Kommunikation zunehmend relevanter wird, ignorieren klassische DMS diesen Kommunikationskanal – und somit einen wichtigen Dokumententyp, der genauso Bestandteil einer Digitalen Akte ist wie Word-Dokumente, Präsentationen oder Excel-Tabellen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS-Lösungen kann eine Sharepoint-basierte Digitale Akte über „Outlook“- und „Exchange“-Schnittstellen die E-Mail-Kommunikation effizient den Akten und Vorgängen zuordnen. So lassen sich etwa ausgehende Mails anhand der Vertragsnummer im Betreff automatisch in der entsprechenden Akte ablegen, wodurch die Anwender von integrierten, transparenten Prozessen und einer besseren Übersichtlichkeit profitieren.

Kalender und Vorgangsbearbeitung

Auch im Bereich der personen- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit werden die Vorteile einer Sharepoint-basierten Digitalen Akte evident, zum Beispiel wenn Outlook-Kalender eingebunden werden sollen: Terminvorlagen, Wiedervorlagen, Urlaubs- und Krankenvertretung werden heute ausschließlich über elektronische Kalender verwaltet.

Eine entsprechende Integration ist also umso wichtiger für die reibungslose Vorgangsbearbeitung. Eine weitere Schwierigkeit stellt häufig die Akzeptanz von dedizierten DMS Lösungen bei den Mitarbeitern dar. Nicht selten sind bereits bei der Einführung große Hürden zu nehmen und die Mitarbeiter werden mit hochkomplexen Anwendungen konfrontiert.

Sharepoint hingegen bietet wegen der hohen Verbreitung von MS Office einen sehr benutzerfreundlichen – weil bekannten – Look and Feel. Benutzeroberflächen und Bedienung sind den Anwendern vertraut, Single-Sign-On vereinfacht die Anmeldung und die Browser-basierten Oberflächen lassen sich auch vom Tablet aus bedienen und ortsungebunden nutzen.

Ad-hoc-Workflows gewünscht und unterstützt

Im Gegensatz zur Papierakte kann eine elektronische Akte die Vorgangsbearbeitung direkt unterstützen. Hierbei kommt eine weitere Stärke von Sharepoint zum Tragen: Das System bietet sowohl strukturierte Workflows als auch Ad-hoc-Workflows out-of-the-box.

Mit „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich Prozessschritte abbilden.
Mit „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich Prozessschritte abbilden.
(Bild: Modella/Fotolia.com)

Mit den Komponenten „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich alle notwendigen Prozessschritte abbilden wie das Überprüfen, Genehmigen und Archivieren von Dokumenten. Ein Beispiel für einen Ad-hoc-Workflow ist etwa die Weiterleitung eines Dokuments oder Prozessschrittes in einen weiteren Postkorb zwecks Kenntnisnahme/ Mitzeichnung. Ab der Version Sharepoint 2010 unterstützt das System zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien in größerem Maße.

Sharepoint als Alternative zu dedizierten Anwendungen

Modernes Arbeiten ist heute eng mit dem Einsatz von Web 2.0, Social Media und Collaboration-Tools verknüpft. Damit immer komplexere Prozessen mit vielen Informationsfacetten und Beteiligten effizient gestaltet werden können, ist eine enge Zusammenarbeit auch bei verteilten Teams unverzichtbar.

Um dies zu ermöglichen, bedarf es eines Informationsaustauschs, der über alle Kommunikationskanäle hinweg funktioniert. Eine herkömmliche, papierbasierte Akte kann diese Ansprüche nicht mehr erfüllen.

Eine Alternative ist die Einführung diverser dedizierter Anwendungen, was jedoch eine höhere Komplexität zur Folge hat. Sharepoint als Basis für Digitale Akten hingegen erfüllt alle Anforderungen an Compliance-gerechte Kollaboration und ermöglicht die Integration unterschiedlicher Anwendungen – vom DMS über Suchapplikationen und Datenbanken bis hin zu Teamkalendern und Wikis.

Beispiel: Die Digitale Akte im Personalbereich

Geradezu prädestiniert ist eine Digitale Akte für das Personalwesen. Hier spielen Datenschutz, Revisionssicherheit, Compliance, rollenbasierte Zugriffe und Aussonderungspflichten nach Ablauf der Archivierungsfristen eine große Rolle. Im Personalwesen werden zudem die Themen Fortbildung, Personalentwicklung und Recruiting immer wichtiger.

Auch hier können Sharepoint-basierte elektronische Akten ihre Stärken in den Bereichen Kollaboration, Social Media und Wissens-Management ausspielen. Typische Vorgänge wie Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen lassen sich mit einer Sharepoint-basierten Lösung ebenso abdecken wie eine Informationsplattform für Mitarbeiter bzw. ein Intranet. Eine homogene Oberfläche über ein einziges Portal bietet viele Vorteile: reduzierte Schulungsaufwände, einheitlichen Look-and-Feel, intuitive Nutzung sowie eine gemeinsame Basis für eine einheitliche und gleichzeitig globale Indizierung und Suchfunktionalität.

Anforderungen aus Basel II erfüllen: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer Einsatzbereich verbirgt sich hinter der Richtlinie „2006/48/EG“, die Umsetzung der „Basel II“-Anforderungen in europäisches Recht. Eine Komponente davon sind die Mindestanforderungen an das Risiko-Management (MaRisk). Die Einhaltung der MaRisk wird im Rahmen der Jahresabschlussprüfung geprüft, ist also im höchsten Maße verbindlich.

Um den Anforderungen an ein professionelles Risiko-Management gerecht zu werden, müssen alle relevanten Informationen konsistent, aktuell und umfassend dokumentiert sein. Gerade zeitkritische Prozesse wie Zahlungsverkehr oder Kreditgewährung erfordern gemäß der Vorschriften Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Dies gilt in Bezug auf einzelne Prozessinstanzen für auskunftsberechtigte Mitarbeiter ebenso wie für externe Prüfer beziehungsweise die Revision. Digitale Akten auf Basis von Sharepoint ermöglichen hier eine Compliance-konforme Dokumentation, beispielsweise in Form eines Revisionshandbuchs.

Projekt-Management mit Sharepoint

Während das zuvor beschriebene Szenario in erster Linie die Finanzwirtschaft betrifft, ist das Thema Projekt-Management branchenübergreifend relevant. Dabei geht es im Hinblick auf die Digitale Akte nicht so sehr um die Kernaufgaben, die durch etablierte Tools wie etwa MS Project abgedeckt werden, sondern eher um die Erfassung der allgemeinen projektbegleitenden Kommunikation.

Da die Anwendung vollständig über den Web-Browser bedient wird, können auch externe Partner, Außenstellen oder mobile Devices sehr schnell und unkompliziert eingebunden werden. Denn häufig sind mangelnde Kommunikation und ineffektive Informationsverwaltung Gründe für Schwierigkeiten in Projekten.

Laut Evodion-Geschäftsführer Michael Bark spricht vieles für Sharepoint, wenn ein Unternehmen eine digitale Akte benötigt.
Laut Evodion-Geschäftsführer Michael Bark spricht vieles für Sharepoint, wenn ein Unternehmen eine digitale Akte benötigt.
(Bild: Evodion Information Technologies GmbH)
Eine digitale, Sharepoint-basierte Projektakte kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Zugriff für Beteiligte ohne Projektsoftware ermöglicht und Raum bietet etwa für Ideensammlungen, Demo-Versionen und Wikis. Dank Optionen wie dem Abonnieren neuer Inhalte oder der Einbindung von Projektkalendern in Outlook trägt eine Digitale Akte dazu bei, dass Projekt-Management sich nicht auf ein isoliertes, dediziertes Tool beschränken muss.

Der Autor:

Dr. Michael Bark ist Geschäftsführer der Evodion Information Technologies GmbH.

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