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Sharepoint als Basis für die Digitale Akte

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Firmen zum Thema

Beispiel: Die Digitale Akte im Personalbereich

Geradezu prädestiniert ist eine Digitale Akte für das Personalwesen. Hier spielen Datenschutz, Revisionssicherheit, Compliance, rollenbasierte Zugriffe und Aussonderungspflichten nach Ablauf der Archivierungsfristen eine große Rolle. Im Personalwesen werden zudem die Themen Fortbildung, Personalentwicklung und Recruiting immer wichtiger.

Auch hier können Sharepoint-basierte elektronische Akten ihre Stärken in den Bereichen Kollaboration, Social Media und Wissens-Management ausspielen. Typische Vorgänge wie Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen lassen sich mit einer Sharepoint-basierten Lösung ebenso abdecken wie eine Informationsplattform für Mitarbeiter bzw. ein Intranet. Eine homogene Oberfläche über ein einziges Portal bietet viele Vorteile: reduzierte Schulungsaufwände, einheitlichen Look-and-Feel, intuitive Nutzung sowie eine gemeinsame Basis für eine einheitliche und gleichzeitig globale Indizierung und Suchfunktionalität.

Anforderungen aus Basel II erfüllen: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer Einsatzbereich verbirgt sich hinter der Richtlinie „2006/48/EG“, die Umsetzung der „Basel II“-Anforderungen in europäisches Recht. Eine Komponente davon sind die Mindestanforderungen an das Risiko-Management (MaRisk). Die Einhaltung der MaRisk wird im Rahmen der Jahresabschlussprüfung geprüft, ist also im höchsten Maße verbindlich.

Um den Anforderungen an ein professionelles Risiko-Management gerecht zu werden, müssen alle relevanten Informationen konsistent, aktuell und umfassend dokumentiert sein. Gerade zeitkritische Prozesse wie Zahlungsverkehr oder Kreditgewährung erfordern gemäß der Vorschriften Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Dies gilt in Bezug auf einzelne Prozessinstanzen für auskunftsberechtigte Mitarbeiter ebenso wie für externe Prüfer beziehungsweise die Revision. Digitale Akten auf Basis von Sharepoint ermöglichen hier eine Compliance-konforme Dokumentation, beispielsweise in Form eines Revisionshandbuchs.

Projekt-Management mit Sharepoint

Während das zuvor beschriebene Szenario in erster Linie die Finanzwirtschaft betrifft, ist das Thema Projekt-Management branchenübergreifend relevant. Dabei geht es im Hinblick auf die Digitale Akte nicht so sehr um die Kernaufgaben, die durch etablierte Tools wie etwa MS Project abgedeckt werden, sondern eher um die Erfassung der allgemeinen projektbegleitenden Kommunikation.

Da die Anwendung vollständig über den Web-Browser bedient wird, können auch externe Partner, Außenstellen oder mobile Devices sehr schnell und unkompliziert eingebunden werden. Denn häufig sind mangelnde Kommunikation und ineffektive Informationsverwaltung Gründe für Schwierigkeiten in Projekten.

Laut Evodion-Geschäftsführer Michael Bark spricht vieles für Sharepoint, wenn ein Unternehmen eine digitale Akte benötigt.
Laut Evodion-Geschäftsführer Michael Bark spricht vieles für Sharepoint, wenn ein Unternehmen eine digitale Akte benötigt.
(Bild: Evodion Information Technologies GmbH)
Eine digitale, Sharepoint-basierte Projektakte kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Zugriff für Beteiligte ohne Projektsoftware ermöglicht und Raum bietet etwa für Ideensammlungen, Demo-Versionen und Wikis. Dank Optionen wie dem Abonnieren neuer Inhalte oder der Einbindung von Projektkalendern in Outlook trägt eine Digitale Akte dazu bei, dass Projekt-Management sich nicht auf ein isoliertes, dediziertes Tool beschränken muss.

Der Autor:

Dr. Michael Bark ist Geschäftsführer der Evodion Information Technologies GmbH.

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