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Akte 2.0 für integrierte und effiziente Arbeitsprozesse

Sharepoint als Basis für die Digitale Akte

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Ad-hoc-Workflows gewünscht und unterstützt

Im Gegensatz zur Papierakte kann eine elektronische Akte die Vorgangsbearbeitung direkt unterstützen. Hierbei kommt eine weitere Stärke von Sharepoint zum Tragen: Das System bietet sowohl strukturierte Workflows als auch Ad-hoc-Workflows out-of-the-box.

Mit „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich Prozessschritte abbilden.
Mit „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich Prozessschritte abbilden.
(Bild: Modella/Fotolia.com)

Mit den Komponenten „Sharepoint Designer“ und „Infopath“ für Formular-Workflows lassen sich alle notwendigen Prozessschritte abbilden wie das Überprüfen, Genehmigen und Archivieren von Dokumenten. Ein Beispiel für einen Ad-hoc-Workflow ist etwa die Weiterleitung eines Dokuments oder Prozessschrittes in einen weiteren Postkorb zwecks Kenntnisnahme/ Mitzeichnung. Ab der Version Sharepoint 2010 unterstützt das System zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien in größerem Maße.

Sharepoint als Alternative zu dedizierten Anwendungen

Modernes Arbeiten ist heute eng mit dem Einsatz von Web 2.0, Social Media und Collaboration-Tools verknüpft. Damit immer komplexere Prozessen mit vielen Informationsfacetten und Beteiligten effizient gestaltet werden können, ist eine enge Zusammenarbeit auch bei verteilten Teams unverzichtbar.

Um dies zu ermöglichen, bedarf es eines Informationsaustauschs, der über alle Kommunikationskanäle hinweg funktioniert. Eine herkömmliche, papierbasierte Akte kann diese Ansprüche nicht mehr erfüllen.

Eine Alternative ist die Einführung diverser dedizierter Anwendungen, was jedoch eine höhere Komplexität zur Folge hat. Sharepoint als Basis für Digitale Akten hingegen erfüllt alle Anforderungen an Compliance-gerechte Kollaboration und ermöglicht die Integration unterschiedlicher Anwendungen – vom DMS über Suchapplikationen und Datenbanken bis hin zu Teamkalendern und Wikis.

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