Bessere Integration von Intranet und Collaboration SharePoint 2016 – lieber frühzeitig planen

Autor / Redakteur: Jürgen Slaar* / Susanne Ehneß

Öffentliche Verwaltungen haben Vorbehalte, Intranet und Projekte über die Cloud zu organisieren. Microsoft lässt allerdings SharePoint-Verbesserungen dort zuerst einfließen, und auch SharePoint 2016 rückt näher an die Cloud. Die Anwendung wird spätestens zum Jahresende komplett einsatzfähig sein. Es gibt gute Gründe, warum IT-Abteilungen in den Ämtern die Migration vorbereiten sollten.

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Die Abteilungen bekommen Rechte, um ihre Strukturen und Berechtigungen anzupassen
Die Abteilungen bekommen Rechte, um ihre Strukturen und Berechtigungen anzupassen
(Bild: © vege/ Fotolia.com)

Microsoft will mit SharePoint 2016 den Arbeitsplatz weiter modernisieren. In den Fokus für die neue Version rückt der Hersteller moderne Zusammenarbeit, Content Management, personalisierte Einsichten sowie Security und Compliance.

Das müssen auch Behörden berücksichtigen, die eine bessere ­Zusammenarbeit anstreben. Ein integriertes Intranet und Collaboration-Tool sorgen für einen besseren Informationsfluss sowie ­Wissenstransfer und gestalten die Projektarbeit effizienter.

Cloud hat Vorrang

Um die Zusammenarbeit zu verbessern, fokussiert sich Microsoft auf die „Cloud-first“-Strategie. ­Alle Neuerungen erreichen zunächst die Cloud – also SharePoint Online – und kommen erst verzögert (über sogenannte Feature Packs) oder gar nicht bei den On-Premise-­Varianten an.

In deutschen Ämtern ist die Cloud bisher noch keine echte Option. Das könnte sich durch die „deutsche Cloud“ ändern, die Microsoft in Kooperation mit der Deutschen Telekom anbietet. Anwenderdaten werden in diesem Modell ausschließlich in Deutschland gespeichert und die Kontrolle und Entscheidungsgewalt über die Daten hat der Anwender. Die Telekom-Tochter T-Systems tritt als Datentreuhänder auf, der nach deutschem Recht den Zugriff auf Anwenderdaten überwacht.

Durch diese Konstellation ist die Datensicherheit in der Wolke gegeben, die T-Systems befähigt schon heute Bundesanwendungen zu hosten. Warum nicht also auch SharePoint?

Performante Evolution

Stabil läuft die Anwendung erfahrungsgemäß mit dem ersten Service Pack (SP), das Anfang November veröffentlicht wurde. Sich bereits heute mit der Migration von SharePoint 2016 auseinanderzusetzen, macht diese planbar und zeitlich kompakt durchführbar.

Generell läutet die neue Version keine Revolution ein, sondern es findet eine Evolution statt. Diese äußert sich beispielsweise in erweiterten Grenzwerten sowie zusätzlichen, nützlichen Features, die SharePoint 2013 noch nicht aufwies. Die aktuelle vermarktete SharePoint-2016-Version ist schon jetzt sehr stabil. Wie bereits seit dem RTM (Release to Manufactoring) läuft sie also bereits deutlich performanter und fehlerfreier als so mancher Vorgänger vor dem SP1. Daher ist anzunehmen, dass Microsoft seine Cloud-Erfahrungen mit Office365 hat ­einfließen lassen.

Vor dem Umzug ­saubermachen

Die Erfahrung zeigt, dass IT-Abteilungen bei vielen SharePoint-Installationen keine Bereinigen der Altdaten und Archivierung vor­nehmen. Dabei belegen gerade Altdaten unnötig SQL-Speicher. In der Praxis reizen Anwender häufig die sinnvolle Größe für Inhaltsdatenbanken von 200 GB oder die Anzahl von Unterberechtigungen innerhalb einer Website-Sammlung bis zum Maximum aus – oder gehen darüber hinaus.

Werden diese Datenmengen im laufenden Betrieb nicht bereinigt, verzögert das den Fortschritt eines Migrationsprojekts. Die Grenzwerte (zum Beispiel auch von SharePoint 2007 und SharePoint 2010) sowie der Health Analyzer müssen also regelmäßig geprüft werden.

In die Ist-Analyse müssen auch die Programmerweiterungen innerhalb der Farm einbezogen werden – egal ob die Solutions durch Dritt­anbieter erstellt oder selbst entwickelt wurden.

Werden Lösungen oder Code-Erweiterungen wie JavaScript ein­gesetzt, sollte zusätzlich geprüft werden, ob ihre Funktionalität ausreichend dokumentiert ist. Die eine­ oder andere Software, die noch Teil der Farm ist, oder ein komplexes Formular (InfoPath oder ASPX) vom Vorgänger oder eines Dienstleisters lassen sich dabei immer aufspüren und entfernen.

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Datenschutz und das neue App-Modell

Der Autor: Jürgen Slaar
Der Autor: Jürgen Slaar
(Bild: © Comparex)

Die Grundidee hinter dem Collaboration-Tool von Microsoft ist folgende: Die Abteilungen bekommen Rechte, um grundsätzliche Strukturen und Berechtigungen innerhalb ihres Bereichs anzulegen und anzupassen.

Sind solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, sollte ein Governance-Konzept etabliert werden. Mit diesem Konzept lassen sich konkrete Vorgaben und Entwicklungsgrundsätze für die Nutzung innerhalb der SharePoint Farm definieren.

Zugleich setzt man den notwendigen Datenschutz um, weil nur Berechtigte auf bestimmte Konfigurationen zugreifen können. Eine zentrale Neuerung in SharePoint 2016 ist die Forcierung auf das Add-In-Modell. Das bedeutet: Code wird möglichst autark zum SharePoint-System gehalten.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich zu überprüfen, ob die aktuelle Art Lösungen einzusetzen zukunftsfähig, sprich migrierbar ist. Die Wahrscheinlichkeit, eine Lösung wieder verwenden zu können, erhöht sich durch bestimmte Anpassungen im Entwicklungs­vorgehen deutlich. Daher lohnt es sich, statt auf Solutions auf die Entwicklung von Add-Ins zu setzen.

Strukturen auf dem Prüfstand

Das wohl größte Risiko während einer Migration stellt die eventuell notwendige Strukturanpassung von SharePoint dar. Gründe hierfür gibt es unterschiedliche:

  • Die Struktur von SharePoint ­bildet nicht mehr sinnvoll die Themen oder Abteilungsstruktur in der Behörde ab (es empfiehlt sich immer eine Themen-basierte Struktur).
  • Durch Nicht-Beachtung der ­Skalierungsgrößen von Microsoft (Inhaltsdatenbanken, Berechtigungen) müssen zusammengehörige Daten in unterschiedliche SiteCollections/Web-Anwendungen geteilt werden.

Teilt man die Inhalte auf, ergibt sich aus einer technischen Migration schnell ein Organisationsprojekt – dann gilt es zusätzlich die Befindlichkeiten von allen Nutzern zu berücksichtigen, deren Inhalte betroffen sind. Eine solch konkrete Lösungsfindung kostet viel Zeit und braucht eine individuelle Analyse.

Oft sind diese Bereiche allerdings durch die interne IT oder den unterstützenden Dienstleister schon vor einer Migration identifiziert worden. Es lohnt sich, diese Bereiche vor der Migration umzustrukturieren, sollte die neue SharePoint-Version beispielsweise das Grenzwertproblem nicht lösen.

Daneben gibt es noch weitere Themen, die auf der Agenda für eine Migration stehen sollten.

Weitere wichtige ­Betrachtungen

  • Klärung Lizenzsituation, Klärung des Aufbaus neuer Server
  • Notwendigkeit eines Staging der Umgebung: Test-, Qualitäts- und Produktivsystem
  • Abstimmung der Durchführung der Migration (automatisiert, teil­automatisiert, manuell z. B. komplett neue Strukturen, ohne Übernahme von Altdaten)
  • Definition, ob ein kompletter Umzug oder ein schrittweiser Umzug zielführend sind; Bewertung von bestehenden Applikationen innerhalb der SharePoint-Umgebung; die Migration stark frequentierter Bereiche erfolgt zuerst
  • Bewertung von SharePoint Online oder einem Hybridmodell als alternative Umsetzungsplattform

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Ein guter Test für alle, die eine ältere Version als SharePoint 2013 betreiben, ist die Testmigration auf SharePoint 2013. So können bereits hier Fehler aufgedeckt werden. Da ohne zusätzliche Tools ­keine direkte Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2016 möglich ist, stellt dieses Update ohnehin eine Notwendigkeit dar.

Bereit für die Migration oder den Cloud-Einstieg

Anwender, die aktuelle Probleme auf ihrer SharePoint-Farm erkennen, sollten in einem vorgelagerten Projekt grundlegende Anpassungen durchführen. Das beschleunigt die spätere Migration. Bei Unsicherheit über den Zustand einer Farm leisten IT-Dienstleister wertvolle Unterstützung. Zusätzlich sollte auch für die Nachbereitungsphase entsprechend Zeit und Budget eingeplant werden – zum Beispiel für kleinere Anpassungen am Design.

Für Behörden empfiehlt es sich zudem, in ihre Bewertung SharePoint Online als Alternative einzubeziehen. Wird die Anwendung in Microsofts Cloud in Deutschland betrieben, erwarten wir perspektivisch eine Zerstreuung der Datenschutzbedenken, da die Daten in Deutschland gespeichert werden.

Ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept für das Collaboration-Tool hebt zudem das Datenschutzniveau an. Zu beachten gilt es, rechtzeitig den Wechsel in die Cloud zu planen und dabei nicht zu vergessen, notwendige Lizenzen und Dienstleistungen in die Budgets aufzunehmen.

Neue Funktionen in SharePoint

Die konkreten Inhalte des „Feature Pack 1“ finden Sie bei Microsoft online.

* Jürgen Slaar, SharePoint Consultant bei Comparex

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